Економічна реформа, що відбувається в країні, передбачає перехід від адміністративно-командної системи до нових методів господарювання, які грунтуються на самостійних діях автотранспортних підприємств (АТП). При цьому очевидною стала проблема повнішого використання виробничого потенціалу як автопідприємства в цілому, так і його підрозділів.
На сьогодні більшість автотранспортних підприємств збиткові, тому скорочення збитковості є основним завданням АТП. Велика насиченість ринку автотранспортних послуг не дає змоги вирішити цю проблему за рахунок лише доходів. Тому в умовах ринкової економіки саме витрати є важливим показником діяльності АТП. Значну питому вагу, майже 30-40 %, на автотранспортних підприємствах становлять витрати на технічне обслуговування (ТО) і ремонт рухомого складу. Зі збільшенням зносу рухомого складу сподівання на зниження цих витрат марні, навпаки, очевидна тенденція до їх зростання. Можливість отримання достовірної та докладної інформації про витрати зумовлює важливість вирішення питання відносно удосконалення системи управління витратами ремонтно-обслуговуючого виробництва, яка сприяє прийняттю дійових управлінських рішень щодо виходу автотранспортних підприємств з кризи.
Знаходження і обґрунтування економічно ефективніших шляхів розвитку ремонтно-обслуговуючого виробництва, виявлення додаткових джерел і резервів використання живої праці, матеріальних і грошових ресурсів визначають основні завдання, що стоять перед управлінцями технічної служби АТП.
Автотранспортне підприємство певною мірою націлено на збільшення прибутку, зростання обсягів виробництва, мінімізацію витрат, покращення якості послуг, що надаються, та на досягнення лідируючого становища на ринку транспортних послуг. Результативність господарювання автотранспортного підприємства в багатьох випадках залежить від уміння керівництва ретельно готувати і обґрунтовувати рішення, які ним приймаються. А із зростанням обсягів перевезень, старінням парку рухомого складу і вдосконаленням ремонтно-обслуговуючого виробництва значення управління витратами на ТО і ремонт посилюється.
Головне завдання персоналу автопідприємства - зробити можливим досягнення поставленої мети. Цьому сприяє надходження з різних джерел необхідної інформації, яка може бути отримана завдяки організації на АТП системи управлінського обліку, який, з одного боку, є складовою частиною інформаційної системи автопідприємства, а з другого - діяльністю, метою якої є забезпечення інформацією керівництва для прийняття рішень і планування (складання кошторисів), допомога в оперативному управлінні та контролі, стимулювання робітників на виконання виробничої програми, оцінка діяльності підрозділів, апарата управління та окремих працівників всередині АТП.
В управлінському обліку виробничої діяльності автотранспортного підприємства згрупована інформація про витрати. Особлива увага приділяється обліку матеріальних, трудових і накладних витрат, способам відображення нормативних і фактичних витрат.
Ефективність і якість роботи технічної служби АТП залежать від чинників, зумовлених зовнішніми причинами (вік рухомого складу, забезпеченість запасними частинами і матеріалами тощо), і чинників, що залежать від робітників автопідприємства (стан виробничої бази, рівень кваліфікації виконуваних робіт, удосконалення технологічних процесів, управління виробництвом тощо). Витрати, що залежать від дії внутрішніх чинників, є керованими з боку автотранспортного підприємства і являють собою систему, якою управляють.
Залежно від особливостей технології, техніки, організації виробництва з ТО і ремонту, враховуючи складність і номенклатуру виконуваних робіт в ремонтно-обслуговуючому виробництві автотранспортного підприємства автором розроблена модель організації управління витратами з визначенням складу та величини витрат на певних етапах облікового процесу (рисунок), що досягається завдяки застосуванню елементів методів обліку витрат за системами «стандарт-кост», «директ-костінг», обліку фактичних витрат, обліку за центрами відповідальності, обліку витрат за замовленнями та за процесом.
Рисунок. Алгоритм управління витратами ремонтно-обслуговуючого виробництва АТП
Виділення двох груп об´єктів віднесення витрат: одиниця продукції, а саме замовлення на ремонт або обслуговування автомобіля, та центр відповідальності передбачає групування витрат залежно від способів їх віднесення на продукцію, тобто прямі й непрямі. Замовлення на ремонт (обслуговування) рухомого складу являє собою основний об´єкт витрат. Другорядним, але не менш важливим об´єктом витрат є центр відповідальності. Відповідно до цього вирізняються такі витрати: прямі виробничі, прямі загальновиробничі і непрямі загальновиробничі (ЗВВ). Центри відповідальності, в свою чергу, поділяються на основні центри витрат: зони ТО-1, ТО-2, ЩО (щоденне обслуговування), ПР (поточний ремонт), додаткові центри витрат: ремонтні дільниці (РД), допоміжні центри витрат, які включають комплекс підготовки виробництва (ПВ).
Прямі виробничі витрати, що передбачають оплату праці та матеріальні витрати, об´єктом витрат яких є автомобіль, зосереджені в основних центрах витрат.
Прямі загальновиробничі витрати, а саме матеріальні та оплата праці, обліковуються в додаткових і допоміжних центрах витрат. Для об´єкта витрат автомобіля вони є загальновиробничими, а для центру витрат, в якому вони зосереджені, - прямими. Непрямі загальновиробничі витрати - це витрати на опалення, освітлення, водопостачання та інше утримання виробничих приміщень, амортизація, витрати на управління виробництвом тощо.
Така класифікація витрат не суперечить чинним правовим документам.
Прямі виробничі витрати, що зосереджені в основних центрах витрат крім зони ПР, обліковуються за системою «стандарт-кост». За даною системою реєстрація фактичних витрат доповнюється оцінкою витрат на обслуговування автомобілів за нормативами, а відхилення, яке визначається як різниця між фактичними і нормативними витратами, є важливою інформацією для управління. Облік витрат за системою «стандарт-кост» ґрунтується на оцінці витрат, що повинні бути зроблені згідно з нормами. Нормативні витрати - це їх запланований рівень, заздалегідь визначені параметри норм (стандарту або кошторису), які орієнтовані на ефективне використання автотранспортним підприємством своїх ресурсів. Порівняння фактичних витрат з нормативними визначає ефективність ремонтно-обслуговуючого виробництва, а одержану завдяки зворотному зв´язку інформацію про відхилення використовують менеджери для коригування виробничих процесів, норм, кошторисів тощо. Система оцінки витрат за нормативами відображує ступінь використання ресурсів технічної служби і полегшує прийняття правильних управлінських рішень.
Облік прямих виробничих витрат основного центру витрат зони ПР, прямих загальновиробничих витрат додаткових та допоміжних центрів витрат здійснюється за системою обліку фактичних витрат, що зумовлено характером виробництва на даних дільницях.
Непрямі загальновиробничі витрати групуються окремо і розглядаються як витрати періоду. Розмежовування звичайних виробничих витрат і непрямих накладних витрат дає змогу окремо розглядати постійні витрати, які ототожнюються з непрямими, і змінні витрати, які прирівнюються до прямих, що доречно з метою контролю. Даний метод визначення витрат притаманний системі «директ-костінг».
Отже, витрати, які неможливо віднести безпосередньо на основний об´єкт витрат - автомобіль, сумуються за центрами відповідальності, а потім розподіляються на об´єкти витрат за допомогою попередньо встановлених коефіцієнтів. Спочатку витрати, що накопичилися в допоміжних центрах витрат, розподіляються на основні та додаткові центри витрат. Підставою такого розподілу даних прямих загальновиробничих витрат є те, що комплекс ПВ обслуговує всі інші зони та дільниці ремонтно-обслуговуючого виробництва. На наступному етапі розподіляються прямі загальновиробничі витрати додаткових центрів витрат на основний центр витрат зони ПР, оскільки згідно з Положенням про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту приблизний перелік операцій ТО передбачає контрольно-діагностичні, кріпильні, регулювальні, мастильні та очищувальні роботи, а будь-який ремонт агрегатів належить до поточного ремонту дорожнього транспортного засобу. Отже, відбувається накопичення інформації за двома основними напрямами: автомобілями і зонами (дільницями).
Отримана інформація про витрати на ТО і ремонт автомобілів дає можливість керівнику відстежувати процеси, що відбуваються в ремонтно-обслуговуючому виробництві, у режимі реального часу; складати оперативні звіти про результати роботи за короткі проміжки часу; порівнювати фактично досягнуті результати із запланованими. На підставі отриманих даних та зроблених висновків про сильні та слабкі сторони технічної служби, про позитивні та негативні тенденції розвитку зовнішніх умов, які впливають на діяльність АТП, імовірність прийняття керівником правильних управлінських рішень збільшується.
Така модель управління витратами ремонтно-обслуговуючого виробництва АТП надає можливість на підставі аналізу та оцінки витрат забезпечувати інформацією керівників усіх рівнів управління, яка потрібна для поточного і перспективного планування та координації розвитку як ремонтно-обслуговуючого виробництва, так і АТП в цілому; формувати інформацію, що являє собою засіб внутрішнього зв´язку між структурними підрозділами; здійснювати оперативний контроль і оцінку результатів діяльності підрозділів і ремонтного виробництва в цілому.
Удосконалення управління витратами на технічне обслуговування і ремонт автомобілів за допомогою методів управлінського обліку сприяє визначенню реального стану об´єкта управління, проведенню оперативного аналізу витрат, вивченню дії чинників, що на них впливають, виявленню взаємозв´язків з іншими об´єктами, прогнозуванню.
