Зберігання документів. Складання номенклатури

1. Організація зберігання документації в підрозділах установи.
2. Розроблення номенклатури справ для канцелярії (служби документації).

Перелік джерел, використаних у роботі.

1. Організація зберігання документації в підрозділах установи

Завершальним етапом діловодного процесу є підготовка оформлених документів до подальшого зберігання та практичного застосування.

Головна мета впорядкування та зберігання готових документів — забезпечити можливість їх використання для довідкової роботи установи та поповнення Національного архівного фонду.

Процес підготовки виконаних документів до зберігання та використання включає наступні кроки:

1. Проведення експертизи наукової та практичної цінності документів.
2. Оформлення справ відповідно до встановлених вимог.
3. Складання описів на документи постійного та тривалого зберігання.
4. Забезпечення фізичного збереження документів.
5. Передача справ до архіву установи (відомчого архіву).

Експертиза цінності передбачає оцінку значущості документів, визначення термінів їх зберігання та відбір для передачі на державне зберігання.

Для проведення експертизи в установі та її підрозділах створюється постійна експертна комісія (ЕК), а у відповідному державному архіві — експертно-перевірна комісія (ЕПК). Їх діяльність регулюється "Порядком утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів" (Постанова КМУ від 16.11.2002 р. № 1739), "Типовим положенням про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації" (Постанова КМУ від 29.01.2003 р. № 16) та "Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання" (Постанова КМУ від 16.11.2002 р. № 1739).

Експертиза проводиться на основі номенклатури справ та переліків (типових або відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи складаються описи справ постійного та тривалого зберігання, а також акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення та складання відповідного акта здійснюється після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за той самий період. Акти про знищення розглядаються на засіданні ЕК разом з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів для знищення лише після того, як ЕПК відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання.

Після затвердження акта про знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу передають ці документи господарській службі установи або підприємствам, що займаються заготівлею вторинної сировини.

Групування документів у справи відбувається після завершення діловодного року. Справи постійного та тривалого зберігання оформлюються наступним чином:

- підшиваються в обкладинку з твердого картону;
- нумеруються аркуші;
- складається підсумковий напис;
- за потреби складається внутрішній опис документів;
- оформляється обкладинка справи.

Справи тимчасового зберігання не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, а елементи обкладинки не уточнюються.

Деякі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають їх зміст (наприклад, справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями), повинні містити внутрішній опис. Він розміщується на початку справи та включає індекси документів, їх короткий зміст, дати та номери аркушів.

Обкладинки справ постійного і тривалого зберігання оформлюються за встановленою формою.

Після завершення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту підшитих документів. За потреби до заголовка додаються відомості (номери наказів, протоколів, види звітності тощо).

Дата на обкладинці справи має відповідати року початку та закінчення справи. Якщо у справі є документи за більш ранні роки, під датою робиться напис: "Є документи за ... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, зазначаються дати першого та останнього документів кожного тому. При точному зазначенні дати вказуються число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи вказується номер справи за описом, а за погодженням з архівним підрозділом — номер опису та фонду.

У разі зміни назви установи або структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або при передаванні справи до іншої установи, на обкладинці зазначається нова назва.

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання виконуються чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності складаються описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

Описи складаються як для установи загалом (при централізованому формуванні справ), так і для кожного структурного підрозділу окремо (при складній структурі) за встановленою формою.

Опис справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за діловодство в цьому підрозділі. Методичну допомогу надає архівний підрозділ установи.

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються таких правил:

1. Номер опису складається з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ, початкової літери категорії справ та двох останніх цифр року заведення справ. Наприклад, описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу підрозділу № 4, заведених у 2004 році, матимуть номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюються згідно з відомостями на обкладинці справи. Для справ тривалого зберігання додається графа "Термін зберігання, стаття за переліком".

3. Графа "Примітка" використовується для позначок про фізичний стан справ, передавання справ іншим підрозділам, наявність копій тощо.

4. Систематизація справ в описі має відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, кожен том записується під окремим номером.

6. Якщо до опису вноситься кілька справ з однаковими заголовками, повністю зазначається лише заголовок першої справи. Для інших справ заголовок не повторюється, але інші відомості записуються повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок повторюється повністю.

7. Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою або хронологією.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ (цифрами і літерами), першого та останнього номерів справ, а також особливостей нумерації (літерні та пропущені номери).

До річного розділу опису також вносяться справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів наступних років робиться напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік, №".

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням посади, погоджується з керівником канцелярії та затверджується керівником структурного підрозділу. Якщо в підрозділі є ЕК, опис попередньо розглядається та ухвалюється нею.

Опис складається у двох примірниках: один передається разом із справами до архівного підрозділу, другий залишається в структурному підрозділі як контрольний. За наявності ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один додається до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються до державних архівів.

Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Він обов'язково затверджується ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

До державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів для затвердження. Один примірник після затвердження залишається в архіві, решта повертаються до установи. Згідно із затвердженими описами установа зобов'язана передати справи до державного архіву у встановлені терміни.

Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так само, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання державний архів не затверджує.

Відомчий архів перебуває в безпосередньому підпорядкуванні організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Він здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання здаються до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть передаватися до архіву за погодженням з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами та контрольно-обліковими картками передаються до архівного підрозділу через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передаються у 2004 році). Справи тимчасового зберігання передаються на розсуд керівників установи.

Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи потрібні для поточної роботи, архівний підрозділ оформлює їх видачу у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу та працівником діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються за описами. На всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ із зазначенням кількості переданих справ (цифрами і літерами) та дати. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, інші залишаються в архівному підрозділі.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу за номенклатурою справ.

Справи передаються до архівного підрозділу належним чином зв'язаними.

Збереження документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

2. Складання номенклатури справ канцелярії (служби документації)

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу та Примірної інструкції з діловодства. Положення про роботу діловодної служби затверджує керівник установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляє керівник діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців, а затверджує керівник установи.

Основними завданнями діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування та роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки та автоматизованих технологій.

Реалізуючи основне завдання, діловодна служба виконує такі функції:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
- організовує підготовку проектів документів за дорученням керівників установи та структурних підрозділів, забезпечує оформлення і випуск документів;
- організовує та забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи керівників установи;
- організовує друкарське виготовлення, копіювання та тиражування документів;
- уніфікує системи документів з урахуванням можливості їх машинного опрацювання, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює та аналізує відомості про хід і результати цієї роботи;
- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування про документи та надає документи;
- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передавання на державне зберігання;
- удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з використанням організаційної техніки та ПК;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
- організовує підвищення кваліфікації працівників у роботі з документами;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

Основою побудови діловодної служби є прийнята в установі форма її організації. Застосовуються централізована, децентралізована та змішана форми організації діловодства.

При централізованій формі всі операції з опрацювання документів зосереджуються в єдиному центрі — загальному відділі, канцелярії або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розподіл діловодних операцій між структурними підрозділами установи, в яких виконується відносно однорідний набір операцій. При змішаній формі частина операцій виконується централізовано (приймання, реєстрація, контроль, розмноження документів), а частина — децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ). У більшості установ використовується саме змішана форма.

Діловодне обслуговування апарату управління можуть здійснювати різні структурні підрозділи.

У центральному апараті вищих органів державної влади функціонують єдині структурні підрозділи — управління справами. До їх складу можуть входити канцелярія, секретаріат, інспекція з контролю та інші підрозділи.

В інших апаратах управління основним діловодним підрозділом є загальний відділ або канцелярія, структура яких визначається відповідно до типової структури апарату управління. Структура діловодної служби залежить від категорії установи (категорія визначається залежно від річного обсягу документообігу).

До основних функцій канцелярії належать:

- приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;
- оформлення та надсилання вихідних документів;
- стенографування та друк документів;
- контроль за термінами їх виконання;
- формування справ і передавання їх в архів;
- зберігання та забезпечення використання документів у діловодстві та архіві установи;
- підвищення кваліфікації діловодного персоналу;
- контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях.

У невеликих установах, де немає канцелярій, діловодне обслуговування здійснює секретар або спеціально призначений працівник. Для регламентації діловодних процесів, прийомів і способів створення та опрацювання документів в установах розробляються інструкції з діловодства.

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник / К. Д. Гордієнко. — К.: КНТ, 2006. — 277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна. — К.: ЕксОб, 2003. — 269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

4. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник : У 2 ч. / Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003. — Ч. 1: Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

5. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби / Євген Пашутинський; Ред. О. А. Кривенко. — К.: КНТ, 2004. — 268 с.