Юридична служба та внутрішній аудит, як засоби організації безпеки бізнесу

Вступ

У процесі ведення господарської діяльності кожне підприємство потребує виконання певного обсягу правової роботи, яку забезпечує спеціалізований підрозділ — юридична служба. Попри відмінності у сферах діяльності, правові функції на різних підприємствах значною мірою збігаються. У цій публікації розглядаються особливості функціонування юридичних служб на малих підприємствах, що представляють малий та середній бізнес. На таких підприємствах, з огляду на невелику чисельність персоналу та порівняно незначні обсяги діяльності, правова робота зазвичай покладається на одного фахівця — юрисконсульта. За умов стабільної роботи підприємства одного такого спеціаліста, як правило, достатньо для вирішення правових питань. Термін «юрисконсульт» має латинське походження («jurisconsultus» — правознавець) і означає постійного консультанта підприємства з практичних правових питань, захисника його інтересів у судових та інших органах. Те, що вся правова робота на малому підприємстві зосереджена в руках однієї людини, суттєво впливає на характер її діяльності.

Важливим аспектом правового статусу юридичної служби (далі — ЮС) суб'єктів господарювання є визначення її обов'язків. Чинне законодавство не лише закріплює функції ЮС, але й встановлює відповідні обов'язки для її працівників. Варто зауважити, що функції фахівців ЮС фактично є тими ж обов'язками, але визначеними у специфічній формі.

Загальне положення про ЮС міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, а також відомчі акти визначають не лише коло дій правових працівників, а й засоби, способи та форми їхньої діяльності.

1. Побудова та функції внутрішнього аудиту

Однією з важливих умов забезпечення ефективної роботи підприємства є створення служби внутрішнього аудиту (СВА). Дієва функція внутрішнього аудиту може слугувати ключовим управлінським інструментом для підтримки ефективності системи внутрішнього контролю. Внутрішній аудит — це діяльність, що передбачає надання незалежних та об'єктивних гарантій і консультацій, спрямованих на вдосконалення роботи організації. Він допомагає організації досягати поставлених цілей через систематизований та послідовний підхід до оцінки й підвищення ефективності процесів управління ризиками, контролю та корпоративного управління. У процесі побудови функції внутрішнього аудиту можуть вирішуватися такі завдання:

• розробка принципів та критеріїв оцінки діяльності ВА керівництвом;
• формування нормативної бази ВА (положення, методологія, формати робочих документів);
• визначення кваліфікаційних вимог до працівників ВА та рівнів їхньої відповідальності;
• створення системи оцінки діяльності та мотивації працівників ВА;
• проведення навчальних тренінгів та атестацій для працівників ВА;
• порівняльний аналіз поширених ІТ-рішень та інструментів для забезпечення роботи ВА;
• проведення інформаційних заходів для роз'яснення ролі та місця ВА в організації;
• оцінка ризиків та підготовка Аудиторського Плану з урахуванням необхідних ресурсів.

Конкретні функції внутрішнього аудиту визначаються керівництвом або власником підприємства залежно від специфіки діяльності, масштабів, системи управління. Проте можна виокремити типові функції, притаманні внутрішньому аудиту та відмінні від зовнішнього, незалежно від особливостей підприємства:

- зниження ризиків при проведенні операцій, пов'язаних з ефективним використанням ресурсів;

- аналіз стану бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю, їх моніторинг та підготовка рекомендацій щодо вдосконалення;

- дослідження бухгалтерської та оперативної інформації, включаючи перевірку методів, що використовуються для визначення, оцінки, класифікації такої інформації, а також складання звітності та вивчення окремих її статей;

- контроль за дотриманням законів, нормативних актів, вимог облікової політики, інструкцій та рішень керівництва;

- оцінка ефективності механізму внутрішнього контролю, вивчення та оцінка контрольних процедур у підрозділах;

- перевірка наявності, стану та збереження майна;

- виконання спеціальних проектів та контроль за окремими елементами внутрішнього контролю;

- оцінка використовуваного програмного забезпечення;

- проведення службових розслідувань за завданням керівника;

- координація діяльності із зовнішніми аудиторами під час проведення зовнішнього аудиту;

- підготовка та надання висновків і звітів за результатами перевірок;

- розробка пропозицій щодо усунення виявлених недоліків та підвищення ефективності управління [8, c. 119-120].

Конкретний зміст функцій внутрішнього аудиту залежить від особливостей діяльності підприємства та визначається органом управління, якому підпорядкована СВА.

Завдання конкретної служби можуть варіюватися залежно від специфіки роботи підприємства, його організаційної структури та поточних цілей адміністрації.

Основними принципами внутрішнього аудиту є цілісність, об'єктивність, конфіденційність, професійна майстерність та компетентність. Робота аудиторів планується та документується.

Усі ці завдання можуть виконуватися зовнішніми аудиторами, але на підставі окремого договору та за окрему плату. Враховуючи вартість аудиторських послуг, оплата повного комплексу таких робіт значно підвищить собівартість продукції чи послуг підприємства та знизить його прибуток.

Крім того, об'єктом зовнішньої аудиторської перевірки є бухгалтерський облік та звітність за певний період. Наприклад, якщо звітність за 2001 рік перевіряється у травні 2002 року, аудитори не перевірятимуть документи з січня по травень 2002 року (до наступної перевірки). Це означає, що помилки, допущені в цей період, можуть залишитися невиправленими.

Служба внутрішнього аудиту допомагає вирішити ці проблеми, оскільки може постійно контролювати правильність ведення бухгалтерського обліку, податкових та інших розрахунків.

Аудитори можуть виконувати й інші функції (наприклад, контроль за правильністю оцінки майна, мінімізацію виробничих витрат, аналіз фінансово-господарської діяльності, оптимізацію оподаткування, автоматизацію обліку та складання звітності) [3, c. 152-153].

Отже, ключова особливість внутрішнього аудиту полягає в тому, що він проводиться під час здійснення та документального оформлення господарських операцій, що дозволяє своєчасно виявляти недоліки та вживати заходів для їх запобігання.

Крім того, наявність СВА підвищує довіру зовнішніх аудиторів до звітності клієнта, оскільки вони можуть розраховувати на наявність ефективної системи обліку та контролю, яка запобігає порушенням.

На основі міжнародних нормативів аудиту Інститут внутрішніх аудиторів як міжнародна асоціація розробив для своїх членів стандарти професійної практики внутрішнього аудиту. Ці стандарти адаптують загальноприйняті вимоги до аудиторської діяльності з урахуванням специфіки внутрішнього аудиту. Стандарти мають рекомендаційний характер, оскільки внутрішній аудит є внутрішньою справою підприємства, а втручання в діяльність економічних суб'єктів у ринковій економіці обмежене. Весь комплекс стандартів поділено на п'ять розділів, у яких визначено основні концепції внутрішнього аудиту. Вимоги стандартів періодично оновлюються у Положеннях про стандарти внутрішнього аудиту. Кожен із п'яти розділів містить один загальний стандарт, який конкретизується у спеціальних стандартах [7, c. 41].

2. Основні завдання юридичної служби

Постановою Кабінету Міністрів №690 від 27 серпня 1995 року було затверджено «Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» (далі — Положення). Хоча цей документ є обов'язковим лише для державних підприємств, його можна і варто використовувати в роботі юридичної служби будь-якого підприємства. Положення визначає, що основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства та інших нормативних документів підприємством, його керівниками та працівниками. Юридична служба підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства. З огляду на це, юрисконсульт малого підприємства має забезпечувати дотримання законодавства під час господарської діяльності. Тому йому необхідно добре знати законодавчу базу, що регулює відповідний вид діяльності.

Юрисконсульту доцільно мати підшивку текстів усіх важливих нормативно-правових актів, що стосуються діяльності підприємства (наприклад, папку «Законодавча база оптової торгівлі лікарськими засобами»). Цю папку слід підтримувати в контрольному стані, тобто відстежувати зміни, фіксувати дати набрання чинності або втрати чинності документами. На початку папки варто мати перелік (зміст) документів для оперативного пошуку. Акти, що втратили чинність, рекомендується не вилучати, а зберігати окремо, оскільки вони можуть знадобитися під час перевірок контролюючими органами, адже підприємство певний час керувалося ними. Така робота відповідає Положенню, у п. 9 якого зазначено, що юридична служба забезпечує облік і зберігання текстів законодавчих та інших нормативних актів та підтримує їх у контрольному стані.

Оскільки будь-яка господарська діяльність є економічною діяльністю, а юрисконсульт є спеціалістом у сфері господарського права, знання з економіки для нього є необхідними. Деякі основи економічних знань він отримує під час вивчення правових дисциплін у навчальному закладі. На цьому наголошується і в постанові Кабміну №690, у пункті третьому якої Міністерству освіти доручено переглянути навчальні програми з метою поглиблення знань студентів із господарсько-правових та економічних дисциплін [10, c. 128-129].

Проте практика свідчить, що інколи цих знань недостатньо. Тому багато юристів-господарників, особливо ті, хто самостійно веде правову роботу на невеликих підприємствах, отримують додаткову економічну освіту (від курсів бухгалтерії до другої вищої економічної освіти). Це зумовлено універсальністю та широтою знань, якими має володіти юрисконсульт малого підприємства. Економічні знання необхідні й для участі в розробці стратегії діяльності підприємства разом із керівником та головним бухгалтером, оскільки будь-яка значуща господарська операція має три сторони: управлінську, правову та економічну (зокрема, податкову). Тому прийняття рішення не повинно нагадувати діяльність лебедя, рака та щуки.

Керівник, головний бухгалтер і юрисконсульт — одна команда. Якщо головного бухгалтера називають правою рукою керівника, то юрисконсульт — ліва. Це особливо відчутно на невеликому підприємстві, де відсутні складні структурні схеми управління. Для порозуміння з головним бухгалтером юрисконсульту необхідний пласт економічних (бухгалтерських, податкових) знань. Тоді запропонована керівником операція буде не лише економічно обґрунтованою, а й бездоганно оформленою юридично.

Знання бухобліку та податкового права знадобляться юрисконсульту малого підприємства також під час перевірок податковими органами. Під час перевірки виникає багато запитань, відповіді на які дають і головний бухгалтер, і юрисконсульт. Акт перевірки вони «вичитують» разом, але під різними кутами зору. Без спеціальних знань таке «вичитування» не буде особливо ефективним [9, c. 136-137].

3. Напрями роботи юридичної служби підприємства

У своїй діяльності юридична служба керується всією законодавчою базою, що стосується сфери діяльності підприємства. Щодо організації правової роботи та методики її ведення, провідну роль відіграють рекомендації та роз'яснення Міністерства юстиції України. Наприклад, існують рекомендації Мін'юсту №2 від 15 січня 1996 року «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації», де детально викладено цінну інформацію (особливо для початківців) щодо ведення претензійно-позовної роботи. Цими рекомендаціями запропоновано також 4 форми реєстрів, пов'язаних із виставленням претензій та поданням позовів. Враховуючи, що претензійно-позовна робота є чи не основною для юрисконсульта на багатьох підприємствах, зокрема малих, переоцінити такі рекомендації важко.

Не стоять осторонь і підпорядковані Мін'юсту обласні управління юстиції. Їх відділи правової роботи надають юрисконсультам методичну та іншу допомогу в організації правової роботи. Щомісячно проводяться безкоштовні семінарські заняття за участю суддів господарського та апеляційного судів та інших спеціалістів з актуальних питань права. Щоправда, обласне управління юстиції більше уваги приділяє великим промисловим підприємствам та державним установам. Проте ніхто не забороняє юрисконсультам малих комерційних підприємств брати участь у таких семінарах. Відвідування є добровільним, але дуже корисним.

Спеціалісти обласного управління юстиції здійснюють також перевірки стану правового забезпечення діяльності підприємств (насамперед, державних та великих промислових). Метою таких перевірок є не накладення штрафів, а надання методичної допомоги юрисконсультам. Орієнтовний план таких перевірок:

Організація правового забезпечення діяльності (наявність юридичної служби, правовий акт, що регламентує її діяльність, планування роботи).

Стан обліку та систематизація чинного законодавства, кодифікація законодавства.

Локальні нормативні акти підприємства, що стосуються забезпечення дотримання законності в господарських відносинах.

Стан претензійно-позовної роботи.

Організація договірної роботи (облік, оформлення, візування, контроль виконання договорів).

Стан дотримання законодавства про працю. Ознайомлення з наказами щодо основної діяльності та особового складу.

Участь юридичної служби у правовому забезпеченні збереження власності, розробці заходів із боротьби з розкраданням і нестачами.

Стан дотримання законодавства про мови та про звернення громадян.

Правове виховання та юридичний всеобуч [3, c. 189-191].

Серед питань, що перевіряються працівниками управління юстиції, можна виділити ті, що стосуються видання локальних актів — наказів підприємства як з основної діяльності, так і з особового складу. Зазначене Положення передбачає роботу юридичної служби з перевірки відповідності законодавству проектів наказів, їх візування та участь у їх підготовці. Прийняття актів правового характеру без попередньої перевірки юридичною службою не допускається. Щодо роботи юрисконсульта малого підприємства, то майже всі тексти наказів він не лише перевіряє на відповідність законодавству, а й сам складає їх. Тут знадобляться не тільки правові знання, а й знання українського діловодства та правил оформлення документів. Це стосується як наказів з основної діяльності, так і з особового складу. Інколи кадрові накази може складати секретар, але він виконує суто роботу з кадрового діловодства. Юрисконсульт, у зв'язку з відсутністю відділу кадрів, займається кадровими питаннями з правового погляду.

Загалом знання трудового права в юрисконсульта малого підприємства мають бути ґрунтовними, оскільки кадрова служба зазвичай відсутня, і весь тягар дотримання законодавства про працю лягає саме на нього — від правильно оформленої трудової книжки до участі в судовому процесі щодо порушених трудових прав.

Зазначене Положення одним із напрямів діяльності юридичної служби визначає роботу з підвищення рівня правових знань працівників підприємства, інформування про законодавство, роз'яснення практики його застосування. Особливу увагу слід приділяти інформуванню керівництва. Це стосується як інформування про законодавчу базу, що регулює галузь економіки, до якої відноситься підприємство, так і про новини законодавства за певний період. Найоптимальніше — за тиждень. Інформувати доцільніше у письмовому вигляді: наприклад, щоп'ятниці подавати керівництву звіт на 1-3 сторінки про прийняті за тиждень нормативно-правові акти з короткою анотацією. Таку інформацію можна брати з періодики, яку виписує підприємство, а також із сервера Верховної Ради України (розділ «Законодавство»). Інформація з сервера вигідна тим, що вона щоденно оновлюється, і документи оперативно подаються у кодифікованому вигляді [5, c. 179-181].

Окремо слід сказати про роботу юрисконсульта на малих підприємствах, створених у формі акціонерних товариств, як правило, закритих. Усі акціонерні товариства, незалежно від кількості працівників, мають додатковий контролюючий орган — Державну комісію з цінних паперів і фондового ринку — та додаткові нормативні акти, яких слід дотримуватись (закони України «Про господарські товариства» та «Про цінні папери і фондову біржу»). Усі акціонерні товариства проводять щорічні загальні збори акціонерів за регламентованою процедурою та подають до комісії щорічні звіти. Крім того, в акціонерних товариствах можуть виникати спори між акціонерами і товариством, які іноді доходять до суду. Всіма цими питаннями хтось має опікуватися. Якщо на великих підприємствах для цього створюється відділ корпоративного управління чи вводиться посада корпоративного секретаря, то на малих підприємствах ці структури, як правило, відсутні. Там питаннями корпоративного права займаються юрисконсульти. Оскільки перевірки дотримання корпоративного законодавства комісією є регулярними, а штрафні санкції значними, знання корпоративного права має не менше значення, ніж знання податкового права. Це є ще однією особливістю роботи юрисконсультів частини малих підприємств, створених у формі акціонерних товариств [1, c. 123-125].

4. Обов'язки працівників юридичної служби

Конкретні обов'язки для ЮС усіх рангів виконавчої влади та суб'єктів господарювання визначені чинним законодавством України.

Якщо працівник ЮС виявив, що його зауваження при підготовці проекту наказу або іншого документа правового характеру не враховані, він повинен не візувати такі проекти і подати керівництву висновки з пропозиціями про законний порядок вирішення питання.

Загальним положенням про ЮС передбачено, що пропозиції ЮС щодо приведення відповідно до вимог законодавства проектів наказів, рішень та інших локальних актів, що суперечать законодавству, є обов'язковими для розгляду керівником міністерства, підприємства, установи, організації та їх структурних підрозділів.

Цим положенням також встановлено, що видання таких локальних актів всупереч вимогам законодавства без попереднього узгодження з юридичною службою не допускається.

Для забезпечення виконання працівниками юридичної служби своїх функціональних обов'язків законодавством надані певні права (п. 10 Загального положення про ЮС):

перевіряти додержання законності в міністерствах, відомствах, на підприємствах та в їх структурних підрозділах;

одержувати в установленому порядку від відповідних посадових осіб документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для забезпечення виконання покладених на них обов'язків;

залучати за згодою керівника іншого структурного підрозділу відповідних спеціалістів для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розроблення і здійснення заходів, які проводяться ЮС відповідно до покладених на неї обов'язків;

інформувати керівника у разі покладення на працівників юридичної служби виконання роботи, що не належить до її функцій чи виходить за її межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань;

брати участь у засіданнях колегії, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться в міністерстві, на підприємстві, в установі чи організації при розгляді на них питань щодо практики застосування законодавства [6, c. 76-77].

Висновки

Підсумовуючи, зазначимо, що обсяг роботи юридичної служби будь-якого підприємства є значним і різноплановим. Малі підприємства є категорією, де значення юридичної служби (юрисконсульта) набуває особливого характеру. Це пов'язано, по-перше, з тим, що всією правовою роботою відає одна людина, а по-друге, з певною універсальністю її роботи та відсутністю спеціалізації за окремими ділянками. Це слід ураховувати як правнику, котрий починає працювати юрисконсультом малого підприємства, так і роботодавцю, який приймає на роботу цього правника.

Надання правової допомоги підприємству здійснюється на підставі договору, укладеного з юридичною чи фізичною особою — суб'єктом підприємницької діяльності, який має спеціальний дозвіл (ліцензію) на здійснення юридичної практики, або з адвокатом, адвокатським бюро, фірмою, конторою чи іншим адвокатським об'єднанням.

Основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів міністерством, підприємством, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Список використаної літератури

1. Берлач А. Безпека бізнесу: навч. посіб. для вищ. навч. закл. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2007. — 280с.
2. Варналій З. Основи підприємництва: Навчальний посібник/ Захарій Варналій,. - 3-тє вид., виправл. і доп.. - К.: Знання-Прес, 2006. - 350 с.
3. Виноградська А. Основи підприємництва: Навч. посіб./ Алла Виноградська,. - 2-е вид., перероб. і доп.. - К.: Кондор, 2005. - 540 с.
4. Гетьман О. Економіка підприємства: Навчальний посібник/ Оксана Гетьман, Валентина Шаповал,; Мін-во освіти і науки України, Дніпропетровський ун-т економіки і права. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 487 с.
5. Донець Л. Основи підприємництва: Навч. посіб./ Любов Донець, Надія Романенко,; М-во освіти і науки України, ДонДУЕТ ім. М. Туган-Барановського. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 315 с.
6. Економічна безпека: проблеми і стратегія забезпечення в Україні / Харківський ін-т бізнесу і менеджменту. — Х., 1998. — 143с.
7. Заплатинський В. Основи кримінологічної безпеки сучасного бізнесу: Навч. посіб. для студ. екон. спец. / Київський держ. торговельно-економічний ун-т. — К., 2000. — 142с.
8. Основи підприємницької діяльності: Навчальний посібник/ Борис Дратвер, Наталія Пасічник, Дмитро Закатнов та ін.; М-во освіти і науки України, АПН України, Ін-т проблем виховання. - Кіровоград, 2004. - 223 с.
9. Цигилик І. І. Основи підприємництва: Навч. посіб./ І. І. Цигилик, Т. М. Паневник, З. М. Криховецька; Мін-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 239 с.
10. Шваб Л. Основи підприємництва: Навч. посібник/ Людмила Іллівна Шваб,. - К.: Каравела, 2006. - 343 с.