Управлінський облік: перше знайомство

Організація управлінського обліку стає дедалі популярнішою серед топ-менеджменту сучасних компаній. Проте, коли керівників просять пояснити, що саме вони вкладають у це поняття, відповіді суттєво різняться: для одних це облік витрат і розрахунок собівартості, для інших — бюджетування, для третіх — контроль, а дехто вважає це просто поєднанням офіційної бухгалтерії з додатковими «управлінськими» даними.

Варто зазначити, що багато керівників досі не усвідомлюють повною мірою потенціал, який приховує в собі управлінський облік. Його часто плутають із фінансовим обліком, що орієнтований на задоволення потреб податкових органів, інвесторів чи акціонерів. Натомість, грамотно налагоджена система управлінського обліку здатна дати компанії значні конкурентні переваги перед тими, хто недооцінює її важливість.

Суть управлінського обліку та його призначення

Якщо ваш бізнес поступається конкурентам у темпах розвитку, і ви шукаєте причини та винних, почніть із відповідей на наступні запитання:

• Який напрям діяльності генерує для вашої компанії найбільший прибуток?
• Який товар або категорія товарів є найрентабельнішими та найзатребуванішими на ринку?
• Чи існує у вашій компанії чітка та продумана система ціноутворення?
• Хто з ваших клієнтів та постачальників займає найбільшу частку в продажах і закупівлях, і з яких причин?
• Наскільки ефективно функціонує у вас система оперативного та фінансового планування?
• Чи фіксуєте ви відхилення від запланованих показників та аналізуєте їх причини?

Якщо ви можете ствердно відповісти на ці запитання та вчасно отримати необхідні дані, то, найімовірніше, система управлінського обліку на вашому підприємстві вже створена та діє.

У випадку ж негативних відповідей, питання постановки управлінського обліку потребує негайного вирішення.

Належним чином організований управлінський облік забезпечить вас даними для визначення пріоритетів та планування майбутньої діяльності, створить основу для оцінки потенціалу нових можливостей та надасть інструменти для контролю за реалізацією прийнятих рішень.

Головна мета управлінського обліку — надати керівництву компанії інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованих рішень та ефективного керування. Для її досягнення він вирішує наступні завдання:

• інформує керівництво та власників про консолідовані результати бізнесу, який може складатися з багатьох юридичних осіб та підрозділів;
• демонструє дохідність окремих сегментів бізнесу (таких як види діяльності, товарні групи тощо), незалежно від їхнього розподілу між юридичними особами;
• забезпечує контроль витрат через їх облік за видами та центрами відповідальності;
• допомагає сформувати беззбитковий асортимент продукції та послуг;
• відстежує доходи та витрати в різних аналітичних розрізах, виявляючи загальні тенденції;
• планує та контролює виконання бюджетів як на рівні окремих центрів відповідальності, так і компанії загалом;
• залежно від способу збору даних, дозволяє оцінювати діяльність не лише за фінансовими, але й за якісними показниками, включаючи привабливість для клієнтів та ефективність менеджменту.

З огляду на ці завдання, можна сформулювати визначення.

Управлінський облік — це система збору, вимірювання, обробки та передачі інформації для цілей обліку, планування, контролю, аналізу та оцінки діяльності як всього підприємства, так і його окремих частин, що слугує основою для прийняття оперативних (тактичних) та довгострокових (стратегічних) управлінських рішень.

У фінансовій структурі компанії управлінський облік посідає особливе місце. На великих підприємствах зазвичай функціонують три види обліку: фінансовий, податковий та управлінський. Вони тісно взаємопов'язані, але мають суттєві відмінності. Фінансовий та податковий облік базуються на загальноприйнятих нормах і тому є досить уніфікованими, тоді як управлінський облік завжди індивідуальний.

Кожне підприємство має власні цілі, стратегію, пріоритети, корпоративну культуру та традиції, які відрізняють його від інших. Унікальними є також організаційна структура, бізнес-процеси, підходи до менеджменту та система розподілу відповідальності. Саме тому створити єдиний стандарт, який би влаштовував усі компанії в питаннях управління, практично неможливо.

Форми та методи організації управлінського обліку

Важливо пам'ятати, що управлінський облік не є обов'язковим для підприємства, і його методика не регламентується законодавством. Це відкриває широкі можливості для вибору форм і методів, зокрема:

• використання елементів фінансового обліку (рахунки, подвійний запис, документація, інвентаризація, звітність);
• застосування прийомів статистики та економічного аналізу (індексний метод, факторний аналіз тощо);
• використання математичних методів (кореляційний аналіз, лінійне програмування, метод найменших квадратів та інші).

Структурно управлінський облік можна представити у вигляді піраміди, як показано на схемі.

Система управлінського обліку

Для успішного функціонування управлінського обліку необхідна надійна інформаційна база, яка включає:

1. зовнішні стандарти (загальнодержавні закони, податкові та бухгалтерські нормативи);
2. внутрішні корпоративні стандарти (облікова політика та інші внутрішні документи компанії);
3. стандарти, що описують функціональність бізнес-процесів (технологічні регламенти).

Управлінський облік складається з трьох тісно пов'язаних підсистем:

• система обліку витрат, яка є фундаментом і спирається на всі інформаційні джерела;
• система показників діяльності, що розробляється індивідуально для кожного підприємства і використовується для планування та оцінки результатів;
• система управлінської звітності, яка відображає практику управління компанією, базується на двох інших підсистемах та всіх джерелах інформації. Форми таких звітів розробляються окремо для кожного підприємства та навіть для різних рівнів управління всередині нього, з урахуванням ступеня деталізації, важливості та оперативності показників.

Що необхідно для успішної організації управлінського обліку?

Ефективне впровадження управлінського обліку потребує трьох ключових компонентів:

• Кваліфіковані кадри.
• Активна участь керівництва.
• Необхідні ресурси.

Кадрове питання вирішується залученням фахівців, які володіють досвідом та знаннями у сферах фінансового аналізу, бухгалтерського обліку, оподаткування, міжнародних стандартів фінансової звітності та інформаційних технологій. Таких експертів можна найняти як зовнішніх консультантів або скористатися послугами аутсорсингу, однак найбільш надійним та економічно вигідним варіантом є створення власного штату. На перших етапах функції управлінської бухгалтерії можуть виконувати співробітники економічних, планових чи фінансових відділів, залежно від поставлених завдань.

Керівництво підприємства має бути глибоко залученим у процес створення та ведення управлінського обліку. Це передбачає забезпечення взаємодії між різними службами для передачі даних у центр управлінського обліку, а також надання фахівцям повного доступу до інформації, включаючи конфіденційну, оскільки без цього система втрачає свою цінність.

Під ресурсами маються на увазі насамперед фінанси та час. Постановка управлінського обліку вимагає розробки унікальної методики, облікової політики, форматів звітності, процедур збору даних та впровадження спеціалізованого програмного забезпечення.

Як відбувається постановка управлінського обліку?

Процес впровадження управлінського обліку зазвичай складається з кількох послідовних етапів:

1. Визначення цілей. На цьому етапі формулюються фінансові та стратегічні цілі компанії, на основі яких визначаються завдання для системи управлінського обліку.
2. Аналіз поточного стану. Проводиться діагностика організаційної структури, системи внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку, документообігу, методів калькулювання, ціноутворення та планування.
3. Розробка системи. На основі визначених інформаційних джерел створюються компоненти управлінського обліку: система обліку витрат, ключові показники діяльності та форми звітності.
4. Впровадження. Це практичний етап, під час якого використовуються різні управлінські та комп'ютерні технології.

Насамкінець варто підкреслити, що впровадження ефективної системи управлінського обліку — це тривалий процес, який може зайняти кілька місяців. Його ведення має бути безперервним, а методика та параметри — постійно адаптуватися до змін у структурі та характері бізнесу компанії.