Управління організацєю

1. Зростання ролі кадрових служб в управлінні організаціями

Кадрова служба є спеціалізованим функціональним підрозділом, через який здійснюється робота з персоналом підприємства.

У сучасній практиці та літературі для позначення цього підрозділу використовують різні назви: відділ кадрів, служба персоналу, відділ по роботі з кадрами тощо. Незалежно від назви, всі ці структури виконують спільне завдання — організацію роботи з персоналом підприємства.

Значення кадрової служби в структурі управління постійно зростає. В умовах становлення ринкової економіки в Україні виникає потреба у виваженому підборі кадрів, організації навчання, підвищенні кваліфікації, об'єктивній оцінці та вихованні працівників. Особливо важливою є роль кадрових служб у залученні випускників технікумів, інститутів та університетів, які мають сучасні знання з маркетингу, менеджменту, ринкової стратегії, ціноутворення. Крім того, необхідне систематичне підвищення кваліфікації як управлінського апарату, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

Служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Очолює її, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого перебувають відділи, сектори або групи працівників, сформовані за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання та розвитку персоналу, група стимулювання й оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки).

Напрямки діяльності кадрової служби визначаються тими ж чинниками, що й діяльність усього підприємства, і саме вони формують функції служби управління персоналом.

До основних функцій кадрової служби підприємства належать:

• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення та руху кадрів;
• організація підбору, розміщення і виховання персоналу;
• дослідження та аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників;
• організація діловодства з роботи з персоналом;
• оцінка та атестація персоналу, організація навчання і підвищення кваліфікації;
• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів, управління службовим просуванням;
• поліпшення умов праці, вирішення соціальних питань, розвиток мотивації та кар'єри працівників.

Організація роботи з персоналом має бути спрямована на виконання завдань кадрової політики та являти собою систему різних видів кадрової роботи.

Начальник відділу кадрів «ЛУКОЙЛ — Київ» зазначав: «Наша компанія нараховує понад 1000 працівників, це наш найбільший капітал. Крім адміністративних функцій, на відділ кадрів покладені обов'язки управління персоналом. У навчально-курсовому підрозділі мають можливість навчатися і здобувати спеціальність не тільки наші співробітники, але й усі бажаючі. Для цього є педагогічні кадри, матеріальна база, ліцензія Міністерства освіти і науки України» [10, с. 64-67].

Усі види роботи з персоналом пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працівників кадрової служби до їх виконання. Робота кадрових служб має свою специфіку, зумовлену особливостями керованого об'єкта та профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова тощо).

Структура кадрової служби може відрізнятися залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Для малого приватного підприємства характерним є виконання функцій кадрової служби одним працівником або поєднання посади кадровика з іншою (наприклад, функції кадрового діловодства часто виконує секретар, бухгалтер, юрист). Функції менеджера з персоналу при цьому бере на себе сам директор: він підбирає працівників, призначає зарплату, вирішує питання підвищення кваліфікації.

Світовий досвід свідчить, що «критичною масою», при якій виникає реальна потреба у створенні самостійного структурованого управління кадрами за допомогою професіонала в області людських ресурсів, можна вважати наявність у підприємстві 50-70 працівників. Саме в цьому випадку відкриття посади менеджера з персоналу є економічно виправданим.

Середнє за чисельністю підприємство потребує створення групи фахівців з кадрів (2-4 фахівця) або відділу кадрів.

У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямками діяльності в області людських ресурсів, яку очолює директор по персоналу або заступник генерального директора (рис. 1) [8, c. 44-47].

Директор по персоналу особисто вирішує такі питання: філософія і політика підприємства щодо роботи з персоналом; організаційна і функціональна структури підприємства; статистична звітність; трудове законодавство; зв'язки з професійними об'єднаннями, клубами; зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу, яке включає наступні розділи:

1. Загальні положення: зазначається, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства.

2. Задачі відділу: вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни.

Задачі відповідного підрозділу (відділу кадрів, служби персоналу тощо), як правило, полягають у такому:

• розробка і реалізація кадрової політики підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій управління персоналом;
• створення і підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийняття рішень з питань управління персоналом;
• організація безпечних умов роботи працівників підприємства, матеріального і морального стимулювання їхньої діяльності.

3. Функції відділу: визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач. Типовими основними функціями підрозділу є:

• участь у розробці і реалізації цілей і політики підприємства в області управління людськими ресурсами; розробка і реалізація комплексу планів і програм розвитку персоналу підприємства;
• прогнозування і планування потреби в персоналі, участь у рішенні задач, пов'язаних із задоволенням кожного працівника умовами, змістом і характером роботи; поліпшення якісного складу персоналу підприємства; створення умов, що стимулюють постійне зростання професійної компетенції;
• формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар'єри (створення і постійне доповнення інформаційної бази даних кадрового резерву; організація залучення кандидатів; розробка способів і методів відбору кандидатів; розробка процесів наймання і звільнення працівників);
• організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики і оцінки ефективності персоналу (організація професійного тестування нових працівників; організація перепідготовки і підвищення кваліфікації персоналу відповідно до вимог ринку і потреб підприємства; відбір персоналу для навчання; розробка форм навчання; розробка адаптованих програм навчання; підбір викладачів, проведення постійного моніторингу ринку ділової і професійної освіти);
• забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підприємстві, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу у підприємстві;
• підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною;
• удосконалення організації оплати і стимулювання працівників підприємства (аналіз робочих місць; проведення розподілу персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; розробка компенсаційного пакету; організація процесу оцінки ефективності праці працівників; контроль ротації кадрів);
• забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;
• постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних науково обґрунтованих, зокрема, комп'ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація документації з кадрового діловодства;
• здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій по відношенню до діяльності підприємства;
• організація захисту життя та здоров'я працівників і майна підприємства, зокрема, протипожежної безпеки; впровадження заходів щодо техніки безпеки;
• здійснення представницьких функцій від імені підприємства у зовнішніх організаціях, що пов'язані з виконанням задач підрозділу; виконання функцій підрозділу по зв'язках із громадськістю, засобами масової інформації.

4. Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства.

До прав відділу кадрів можуть належати такі:

• вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів;
• залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод;
• запитувати необхідну інформацію в межах, необхідних для рішення задач підрозділу;
• запитувати в межах встановленого регламенту і затверджених форм необхідні офіційні документи; контролювати розставлення і правильність використання працівників, стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства;
• вносити керівнику пропозиції про заохочення або застосування у встановленому порядку передбачених законом дисциплінарних заходів до працівників підприємства, що винні у порушенні законодавства, рішень органів управління підприємства, наказів і розпоряджень вищого керівництва та інших нормативних актів підприємства.

5. Відповідальність відділу: обмовляються відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів.

Проте, у реальній українській практиці рідко можна зустріти формально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства. Разом з тим, у багатьох сучасних підприємствах налагоджено ці зв'язки, оскільки таке формальне закріплення є засобом щодо запобігання конфліктних ситуацій між структурними підрозділами [4, c. 49-53].

Велика заслуга у формуванні ефективного управління трудовими ресурсами організації належить кадровим службам організацій. Причому, їх роль в сучасних умовах все зростає. Керівника підприємства, що прагне бути конкурентноздатним, уже не може задовольняти функціонування кадрової служби, що виконує, в основному, роботу «констатації фактів»: прибуття, переміщення, звільнення та підготовки установленої статистичної звітності.

Характеризуючи місце та значення кадрової служби в сучасних організаціях, слід зазначити, що головне її призначення полягає у тому, щоб не тільки керуватися у здійсненні кадрової політики, але й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм.

Функції, структура та завдання кадрових служб сучасних організацій тісно пов'язані за характером розвитку економіки, розуміння керівництвом підприємства ролі персоналу у виконанні цілей та задач, що стоять перед організаціями.

Основними задачами в діяльності кадрових служб є:

• реалізація наукових принципів при підборі та розстановці кадрів;
• забезпечення підприємства кадрами у відповідності з потребами як за кількістю, так їх якістю;
• проведення заходів по формуванню стабільних трудових колективів, зниженню плинності кадрів.

У відповідності з вищевикладеними завданнями діяльність кадрових служб (відділів кадрів) є різноплановою. Разом з економічною службою відділ кадрів:

• складає поточні та перспективні плани потреби в кадрах та джерел їх поповнення;
• здійснює комплектування та облік персоналу усіх груп та категорій;
• організує прийняття на роботу, переміщення, звільнення, надання відпустки у відповідності з чинним законодавством.

При організації кадрової служби, структуруванні її складу необхідно виходити із слідуючих посилань. Перелік робіт, пов'язаних із забезпеченням ефективного управління персоналом має відносно стандартизований для усіх сучасних організацій вигляд. На рис. 2 представлено побудову кадрової служби сучасних організацій, що орієнтована на стандартний набір робіт і може бути адаптованою до визначеної кадрової політики певного підприємства [9, c. 76-79].

2. Аналіз і оцінка стану плинності кадрів

Плинність кадрів — це рух кадрів на виробництві, обумовлений незадоволеністю працівників певними елементами виробничої ситуації або незадоволеністю власника (адміністрації) виробничою поведінкою працівника. Плинність кадрів характеризується коефіцієнтом плинності кадрів, який визначається як співвідношення чисельності чи кількості працівників, звільнених за прогули та інші порушення трудової дисципліни і за власним бажанням до середньоспискової чисельності працівників.

Під час аналізу фактичну середньооблікову кількість працівників у цілому і за окремих категоріях порівнюють з плановими даними та даними за попередній період, знаходять абсолютні відхилення і причини змін кількості. Вивчають також можливі зрушення у структурі працюючих і дають оцінку стану загальної забезпеченості підприємства робочою силою. Після цього слід докладно проаналізувати забезпеченість кадрами окремих виробничих підрозділів та якісні показники наявної робочої сили. При цьому особливу увагу треба приділяти показникам кваліфікаційного рівня робітників, стажу роботи, професійному складу.

Аналізуючи питання забезпеченості робочою силою, потрібно пам'ятати, що в сучасних умовах внаслідок помітних скорочень обсягів виробництва підприємства більше стикаються не з проблемою недостачі, а з наявністю зайвої робочої сили, необхідністю скорочення робочих місць і водночас — збереження кваліфікованих кадрів на майбутнє. При цьому треба позитивно оцінювати вимушені заходи щодо скорочення тривалості робочого тижня, впровадження додаткових відпусток, сприймати з відповідним розумінням регулювання рівня заробітної плати і навіть затримки її сплати. Із питанням забезпечення робочою силою тісно пов'язане питання закріплення кадрів на підприємстві.

При цьому вивчають загальні показники прийняття та звільнення робітників і службовців, розраховують коефіцієнти обороту, змінюваності та плинності кадрів. Останній показник заслуговує на найбільшу увагу, оскільки вважається, що він уособлює надмірний оборот робочої сили. Надмірним вважають звільнення за порушення трудової дисципліни, у разі невідповідності кваліфікації, за власним бажанням, а також самовільне залишення роботи без поважних причин. Для обчислення коефіцієнта плинності загальну кількість звільнень без поважних причин відносять до середньооблікової чисельності працівників. Під час аналізу слід вивчити конкретні причини звільнення за власним бажанням (низькі заробітки, тяжкі умови праці, відсутність перспектив професійного зростання, незадовільний психологічний клімат та ін.). За високої плинності кадрів обов'язково визначають її негативні наслідки на основні показники підприємства. Нарешті, необхідно розробити дійові заходи, спрямовані на закріплення кадрів.

Треба звернути увагу і на зворотне явище — недостатній оборот робочої сили, коли з будь-яких причин уповільнюється природне оновлення складу кадрів підприємства чи установи. Про це досить красномовно свідчить показник зростання частки працюючих похилого віку на підприємстві, або висока частка осіб пенсійного віку. Особливо часто це зустрічається у підрозділах службовців і у складі вищих керівників підприємств і держави. Для боротьби з цим негативним явищем використовують дуже прості й надійні заходи. Наприклад, прийняття на роботу тільки молодих чи відносно молодих працівників, примусове звільнення з посади осіб, які досягли пенсійного віку тощо. Справа тільки в тому, щоб не робити постійних винятків з цих правил.

Слід також зазначити, що пристойні показники руху кадрів у цілому на підприємстві можуть приховувати серйозні недоліки з оновленням кадрів в окремих його підрозділах [3, c. 134-137].

Список використаної літератури

1. Балабанова Л. Управління персоналом: Навчальний посібник/ Людмила Балабанова, Олена Сардак,; Мін-во освіти і науки України, ДонДУЕТ ім. М. Туган-Барановського. - К.: Професіонал, 2006. - 511 с.

2. Колпаков В. Управление развитием персонала: учбовий посібник/ Виктор Колпаков,; Межрегиональная академия управления персоналом. - К: МАУП, 2006. - 709 с.

3. Крушельницька О. Управління персоналом: Навчальний посібник/ Ольга Крушельницька, Дмитро Мельничук,. - 2-е вид., перероб. й доп.. - К.: Кондор, 2005. – 304 с.

4. Менеджмент персонала: функции и методы: Учеб. пособие/ Моск. авиац. ин-т им. С. Орджоникидзе; [Э. С. Минаев и др.]. - М.: Изд-во МАИ, 1999. - 253 с.

5. Менеджмент персоналу: Навчальний посібник/ В. М. Данюк, В. М Петюх, С. О. Цимбалюк та ін.; За заг. ред. В. М. Данюка, В. М. Петюха; М-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2005. - 398 с.

6. Мистецтво управління персоналом / Ред. Н. Черепухіна (гол.) та ін., Уклад.: Людмила Савицька, Віктор Тарнавський та ін., Пер. з рос.: Людмила Метелюк та ін.. - К.: Вид-во Олексія Капусти. – 2002 . Кн. 1: Таланти і лідери. - 2002. - 299 с.

7. Мурашко М. Менеджмент персоналу: Навчально-практичний посібник/ Микола Мурашко,. - 2-ге вид., стереотип.. - К.: Знання, 2006. - 311 с.

8. Савченко В. Управління розвитком персоналу: Навчальний посібник/ Василь Савченко,; М-во освіти і науки України, Київський нац. економ. ун-т. - К.: КНЕУ, 2002. - 351 с.

9. Скібіцька Л. І. Менеджмент: Навчальний посібник для вищих навч. закладів/ Л. І. Скібіцька, О. М. Скібіцький; Мін-во освіти і науки України. - К.: Центр навчальної літератури, 2007. – 415 с.

10. Управління персоналом: Навчальний посібник/ Микола Виноградський, Світлана Беляєва, Алла Виноградська, Олена Шканова,; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм. ("Екомен"). - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 500 с.

11. Хміль Ф. Управління персоналом: Підручник/ Федір Хміль,. - К.: Академвидав, 2006. - 487 с.

12. Шегда А. Менеджмент: Учебник/ Анатолий Шегда,. - 3-е изд., испр. и доп.. - К.: Знання , 2006. - 645 с.