Теоретичні питання діловодства

1. Історія виникнення діловодства. 08D0C9EA79F9BACE118C8200AA004BA90B02000000080000000E0000005F0054006F0063003100340037003700360034003600380039000000

2. Особливості діловодства в Україні

3. Професійна культура працівників діловодних служб.

Перелік використаних джерел.

1. Історія виникнення діловодства

Під діловодством розуміють комплекс заходів, що охоплюють фіксацію інформації та організацію роботи з документами під час управлінської діяльності.

Документування управлінських процесів передбачає створення документів або фіксацію управлінських рішень на паперових чи магнітних носіях відповідно до встановлених норм.

Необхідність у створенні документів виникає через потребу зафіксувати факт наявності та суть управлінських дій, а також забезпечити передачу, збереження та використання інформації протягом визначеного періоду або постійно.

Організація роботи з документацією полягає у створенні умов для її руху, пошуку та зберігання.

Дотримання стандартів діловодства у практичній діяльності органів управління сприяє налагодженню чіткого організаційно-технічного процесу. Володіння методами раціональної роботи з документами дозволяє зменшити витрати часу на їх створення, обробку та пошук, а також налагодити ефективний контроль за рухом і виконанням документів. Якісно підготовлений та правильно оформлений документ є показником професійної культури працівника.

Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях здійснюється згідно з індивідуальною Інструкцією з діловодства, яка розробляється на основі нормативних актів та державних стандартів.

Інструкція з діловодства регламентує порядок ведення загального діловодства, і її вимоги поширюються на всю службову документацію, включаючи ту, що створюється за допомогою комп'ютерної техніки.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розміщення та кількості структурних підрозділів в установах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства. Відповідальність за ведення діловодства згідно з державними стандартами покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Суть та важливість діловодства. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є практичною діяльністю, яка забезпечує документальну підтримку функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи чи організації. Сьогодні у світі зростає увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення управління документацією, що в нашій країні пов'язують з теорією та практикою діловодства. Це підтверджується прийняттям міжнародного стандарту ISO (Міжнародної організації зі стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією", а також відображенням його принципів у законодавчих та нормативних документах різних країн. У сучасному розумінні діловодство є одним із ключових інструментів управління в установі та складовою процесів інформаційного менеджменту, зокрема тих, що реалізуються через новітні інформаційні технології.

Документи часто є вагомим та незаперечним доказом при вирішенні спорів між діловими партнерами. Вони слугують засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Документ, як основний носій інформації, є необхідним для стабільної роботи організації. На основі документів приймаються управлінські, виробничі та господарські рішення.

Під час роботи з документами слід використовувати методи та прийоми, вироблені вітчизняною та світовою практикою, які забезпечують ритмічну роботу закладу щодо організації діловодного процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також виступають джерелами та носіями інформації. В управлінській діяльності документ є одночасно і предметом, і результатом праці.

Організація діловодства суттєво впливає на оперативність, економічність та надійність роботи апарату управління установи, а також на культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, що застосовуються в установах усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів від моменту їх створення до завершення виконання та відправлення.

Документування – це процес створення документів, що включає їх підготовку, складання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами передбачає створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – це рух документів в установі з моменту їх створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Правила та рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Факторами, що визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції та обсяг робіт з кожної з них.

2. Діловодство в Україні

Сучасне діловодство – це система життєво важливих дій організації, пов'язаних насамперед із діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності, а також засобів, що забезпечують її надійність у різних формах ділового спілкування, які мають документальне відображення.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється відповідно до таких актів: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Питання організації діловодства, що потребують законодавчого регулювання. Незважаючи на врегулювання в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації та здійснення основних технологічних процесів діловодства та його спеціальних напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як у масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

існує потреба у визначенні основних принципів державної політики з діловодства та суб'єктів її реалізації;

нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб усіх форм власності, а також на підприємців - фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" призначена для державних установ;

в українському законодавстві не передбачена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані зі службовими документами, однак у ньому не враховано всі випадки відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути закріплені у спеціальному законі з діловодства;

на сьогодні законодавчо не врегульовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів із документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику;

відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак у цьому акті визначено лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства;

в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог до оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовуються на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;

в Україні поширюється впровадження електронного діловодства та систем електронного документообігу. Прийнято закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р. Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином, законодавчо врегульованим є лише один із напрямів у діловодстві - електронний, причому в частинах, відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані;

питання мови діловодства на сьогодні вирішуються в межах Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР", а в регіонах - відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Це питання також потребує однозначного врегулювання в спеціальному законодавчому акті з діловодства.

3. Культура праці діловодного персоналу

Необхідність удосконалення всіх напрямів документаційного забезпечення управління (ДЗУ) в установах, організаціях, на підприємствах, незалежно від форм власності, зумовлена змінами в політичній, економічній і соціальній сферах життя України, прагненням до інтеграції в європейське співтовариство, впровадженням новітніх технологій. І тут на перший план виходить підвищення рівня культури створення й функціонування службових документів, що ототожнюється нині з культурою діловодства.

Структура кадрової служби залежить від організаційної структури підприємства, напрямів діяльності, а також чисельності працюючих.

Якщо підприємство є великим, обов'язки з керівництва кадровою службою можуть бути покладені на директора з кадрових питань та побуту, якому безпосередньо підпорядковуються відділ кадрів, підрозділи адміністративно-господарських служб тощо.

Якщо структура підприємства передбачає наявність відділу кадрів, начальник відділу кадрів безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства. У такому разі керівник підприємства координує кадрову роботу на підприємстві через начальника відділу кадрів.

На підприємствах із невеликою чисельністю працюючих за відсутності спеціальної кадрової служби штатним розписом може бути передбачена посада інспектора з кадрів, який веде на підприємстві кадрову роботу.

На таких підприємствах, де введення посади інспектора з кадрів недоцільне, керівник підприємства може відповідним наказом призначити особу, відповідальну за ведення кадрової документації. Ці обов'язки можуть бути покладені на секретаря керівника, діловода, одного з працівників бухгалтерії тощо.

У сучасній інформаційній інфраструктурі України відбуваються суттєві зміни, зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, що також впливає на процеси підготовки службових документів та організацію діловодства в цілому.

Список використаної літератури

1. Іванова Т. Муніципальне діловодство : Навчальний посібник/ Тамара Іванова, Лариса Піддубна. -К.: Либідь, 2004. -310 с.

2. Гавриленко С. Документирование в организации : В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко. -Минск: Амалфея, 2002. -125 с.

3. Діденко А. Сучасне діловодство : Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко. -2-е вид., перероб. і доп.. -К.: Либідь, 2000. -383 с.

4. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства/ С.Л.Кузнецов. -М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. -171 с.

5. Пашутинський, Євген Костянтинович Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.

6. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство : Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. -3-е изд. переработ. и доп.. -М.: Приор, 1999. -143 с.

7. Хоменко М. Посібник з діловодства/ Микола Хоменко, Олена Грабарь. -2-е вид., випр. і доп.. -К.: Генеза, 2003. -103 с.