Призначення документів

1. Класифікація документів за їхнім функціональним спрямуванням.

2. Особливості анкети та анотації (характеристика цих видів документів).

3. Практичне завдання: скласти пояснювальну записку.

Перелік використаної літератури.

1. Розподіл документів на групи за функціональним призначенням

Документ є однією з ключових одиниць офіційно-ділового стилю, оскільки його використовують у найрізноманітніших сферах діяльності. Термін «документ» має кілька значень, які залежать від контексту та галузі застосування.

У перекладі з латинської dokumentum означає «взірець», «доказ» або «свідчення». На сьогодні існують такі визначення документа:

• письмовий акт, який може бути доказом юридичних відносин або фактів, що мають правові наслідки;
• офіційне посвідчення особи (наприклад, паспорт, трудова книжка, посвідчення);
• матеріальний об'єкт, що містить певну інформацію;
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ створюється в результаті фіксації конкретної інформації на спеціальному носії відповідно до встановлених стандартів або форм. Іншими словами, це спосіб закріплення на матеріальному носії відомостей про факти, події, явища реальної дійсності та результати розумової діяльності людини.

Оскільки документи слугують засобом підтвердження та доведення певних обставин, вони мають правове значення. Крім того, вони виступають джерелами та носіями інформації. У багатьох сферах діяльності документ є одночасно і предметом, і результатом праці. Так, планування здійснюється через створення планів; облік полягає у складанні та опрацюванні відповідної документації; контроль передбачає збір даних, їх письмове оформлення та підготовку вказівок.

Головною класифікаційною ознакою документа вважається його зміст, тобто відношення зафіксованої інформації до певного предмета чи напряму діяльності. Залежно від цього документи поділяються на види за різними ознаками:

За найменуванням:

• заява,
• лист,
• довідка,
• інструкція,
• телеграма,
• протокол тощо.

За походженням:

• службові (створюються організаціями або посадовими особами, які їх представляють);
• особисті (створюються приватними особами поза межами їхньої службової діяльності).

За місцем виникнення:

• внутрішні (діють лише в межах конкретної організації);
• зовнішні (з'являються в результаті комунікації установи з іншими організаціями).

За призначенням:

• документи щодо особового складу,
• кадрові,
• довідково-інформаційні,
• організаційні,
• розпорядчі,
• господарсько-договірні.

За напрямом:

• вхідні,
• вихідні.

За формою:

• стандартні,
• індивідуальні.

За терміном виконання:

• звичайні безстрокові,
• термінові,
• дуже термінові.

За ступенем гласності:

• для загального користування,
• для службового використання,
• таємні,
• цілком таємні.

За стадіями створення:

• оригінал — перший і єдиний примірник документа, який має підпис та, за потреби, печатку або штамп;
• копія — точне відтворення оригіналу з позначкою «копія».

За складністю:

• прості,
• складні.

За терміном зберігання:

• тимчасового (до 10 років),
• тривалого (понад 10 років),
• постійного зберігання.

За технікою відтворення:

• рукописні,
• відтворені механічним способом.

За носієм інформації:

• на папері,
• на диску,
• на фотоплівці,
• на дискеті,
• на магнітній стрічці.

2. Анкета, анотація

Анкета являє собою бланк із переліком запитань, який пропонується заповнити особі для отримання необхідних відомостей про неї.

Заповнювати анкети доводиться при працевлаштуванні, оформленні документів для виїзду за кордон, отриманні внутрішнього чи закордонного паспорта тощо.

До анкетних форм належить Особовий листок з обліку кадрів, який заповнюється при прийомі на роботу.

Відповіді на питання анкети мають бути розбірливими та чіткими. Слова «так» або «ні» пишуться лише тоді, коли це передбачено формою анкети. У разі негативної відповіді забороняється ставити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» тощо.

Інформація про зміни, які відбулися після заповнення особового листка, заноситься до Доповнень до особового листка з обліку кадрів.

Зразок анкети

АНКЕТА

фото

Ім'я: Оксана
По-батькові: Василівна
Прізвище: Ткаченко
Дата народження: 14 травня 1989 року

Місце навчання:
Факультет: психологічний, група 22 А

Телефони деканату: 8 (0522) 241980; 8 (0522) 221206

Форма навчання: денна, рік вступу 2006, рік закінчення 2011

Укр. паспорт: серія ЕА, номер 506055, дата видачі 5 червня 2005 року
Виданий Кіровським РВ УМВС України в Кіровоградській області

Зак. паспорт: серія АК, номер 318581, дата видачі 18 липня 2005 року
Код установи, що видала: 16814, дійсний до 18 липня 2015 року

Знання англійської мови: погано, посередньо, добре, вільно
Посвідчення водія: так / ні, категорії
Посвідчення тракториста: так / ні
Сімейний стан: одружений(а) / неодружений(а)

Місце проживання: м. Кіровоград, вул. Волкова, буд. 8, кв. 117
Телефон: 8 (0522) 231789
e-mail: tkachenko@mail.ru

Можливі терміни перебування: від 3-х місяців до 1 року

Чи були Ви раніше за цією програмою (вказати терміни та ID-номер, якщо так): ні, не була

Батько: Ткаченко Василь Петрович
Мати: Ткаченко Лідія Володимирівна
Дружина/Чоловік: —
Їх місце проживання: —
Їх телефони: —

Дата заповнення: ______________ Підпис: ______________

Анотація — це стислий опис змісту книги, статті, рукопису тощо. У ній зазначаються найважливіші питання роботи, викладається її суть і надається оцінка. Анотація полегшує добір та опрацювання літератури з будь-якої теми, дозволяючи заощадити час на ознайомлення з повним текстом праці.

Анотація може бути складена двома мовами: мовою оригіналу та однією з іноземних мов. Наприкінці анотації зазначається категорія читачів, для яких рекомендована анотована книга.

Зразок 1:

Дюма А. Графиня де Монсоро: Роман / З фр. пер. П.О. Якун. — К.: Дніпро, 1985. — 320 с.

Роман «Графиня де Монсоро» — друга частина відомої трилогії А. Дюма про гугенотські війни.

Головний герой, граф де Бюссі, закохується в молоду красуню Діану де Монсоро. На шляху їхнього кохання виникає безліч перешкод. Сюжет роману розгортається на тлі суспільно-політичного життя Франції.

Для широкого кола читачів.

Зразок 2:

Бедуел Г. Історія Церкви / З фр. пер. Г. Григорович. — Свічадо, 2000. — 296 с.

«Історія Церкви» — перша книга українською мовою із серії «Аматека», метою якої є створення повного комплекту підручників для викладання богослов'я на богословських факультетах, у духовних семінаріях та на заняттях з богослов'я серед мирян.

Автори «Аматеки» представляють різні культурні та лінгвістичні традиції, проте всі вони спираються на творчість Анрі де Любака та Ганса Урса фон Бальтазара і поділяють христоцентричний світогляд, який є основою цієї серії.

Книга Г. Бедуела не зовсім відповідає класичному уявленню про підручник і нагадує радше есе. Однак саме така форма, пропонуючи узагальнену картину двотисячолітньої історії Церкви, має спонукати студента до роздумів і поглиблення знань.

Список використаних джерел

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та середн. спец. навч. закладів. — К.: А.С.К., 2000, 2002. — 397 с.

2. Ладоня І. О. Українська мова: Навчальний посібник для студентів вузів I-II рівнів акредит. — К.: Вища школа, 2001. — 157 с.

3. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення: Навчальний посібник. — К.: МАУП, 2002. — 254 с.

4. Ромат Є. В. Словник основних рекламних і маркетингових термінів: словник. — Харків: Студцентр, 2003. — 54 с.

5. Сучасна українська літературна мова: Підручник для студентів філолог. спец. вузів. — К.: Вища шк., 1997. — 492 с.

6. Сучасна українська мова: Підручник для студ. вузів. — К.: Либідь, 2001. — 398 с.

7. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища школа, 1997. — 270 с.