Принципи системного підходу в управлінні організацією

1. Принципи системного підходу в управлінні організацією

Будь-яка система, зокрема й виробнича, функціонує на основі об'єктивних загальних законів, серед яких варто виокремити закон збереження та закон безперервного розвитку. Саме вони розкривають природу прагнення системи до рівноваги та її стійкість. Така рівновага має динамічний характер, оскільки досягається через зміну станів: подолання нерівноважних станів і є розвитком системи. Розвиток — це необоротна, закономірна зміна, що призводить до нового стану складу чи структури системи, а також до кількісних (зростання) і якісних перетворень, що відбуваються на основі використання потенційних можливостей задля вдосконалення.

У сучасних умовах, коли зовнішнє середовище постійно змінюється, технології ускладнюються, а цілі підприємств стають дедалі різноманітнішими, великомасштабне виробництво негативно впливає на загальний стан компанії. Відсталі підрозділи гальмують розвиток здорових, працівники не бачать зв'язку з результатами своєї праці, діяльність численних менеджерів середньої ланки є неефективною, а значна частина витрат погано контролюється — усе це типові ознаки великих підприємств і причини загального падіння виробництва. Тому структурна перебудова виробництва, а передусім системи управління ним, стає дедалі нагальнішим завданням.

За таких умов доцільно застосовувати системні принципи сучасного менеджменту для створення організаційно-економічної моделі управління виробничим підприємством та її практичної адаптації. До цих принципів належать:

• децентралізація вертикальних структур і зміцнення горизонтальних зв'язків, що забезпечують цілеспрямовану активізацію діяльності людей;
• орієнтація менеджменту на кінцеві результати, а не на процеси діяльності;
• поєднання методів і процесів управління діяльністю, організації, персоналом та зовнішніми зв'язками в часі й просторі через синтез для оновлення виробництва;
• ефективне поєднання п'яти чинників виробництва: капіталу, матеріалів, інформації, людей та організації, де головним є людина;
• організація систематичного контролю за станом усіх елементів менеджменту на основі зворотного зв'язку між об'єктом і суб'єктом управління;
• якісне поєднання саморозвитку, групової діяльності, ділової активності та масового новаторства, що забезпечують якість роботи, продукції та ефективність підприємства загалом;
• швидке реагування на відхилення — як задовільні, так і незадовільні — з оцінкою комерційних і функціональних результатів роботи;
• активізація інноваційної діяльності для освоєння нових ринкових ніш на основі економічної мотивації праці.

Варто зазначити, що системний підхід до створення сучасної організації за принципами менеджменту на вітчизняних виробничих підприємствах впроваджується дуже повільно, а подекуди й узагалі ігнорується через брак знань і відсутність методології впровадження.

Сучасні зміни в системі менеджменту пов'язані з глибокими кризовими явищами в управлінській сфері. Найбільше ефективній роботі заважає відсутність нового мислення в керівників усіх ланок виробництва. Жорстка система «раціонального управління», яка мала на меті максимально впорядкувати та регламентувати організацію й процеси, що в ній відбуваються, тепер перешкоджає досягненню стабільності та стійкості діяльності виробничих одиниць.

Сьогодні завдання менеджменту полягає у створенні адаптивних, швидкореагуючих управлінських механізмів, а завдання менеджера — у реалізації комплексних і системних підходів.

Управління розвитком підприємства потребує застосування системного підходу. Системний підхід до управління — це логічно обґрунтований спосіб дослідження об'єктів як складних систем, що складаються з окремих елементів із численними внутрішніми та зовнішніми зв'язками. Він дає змогу глибше вивчити об'єкт управління, сформувати повніше уявлення про нього та виявити причинно-наслідкові зв'язки між окремими частинами об'єкта. Системний підхід є необхідною умовою використання математичних методів, однак його значення цим не обмежується. Він передбачає всебічний урахування специфічних характеристик об'єкта, що визначають його структуру, а отже, й організацію. Системним аналізом називають аналіз, що ґрунтується на всебічному вивченні сильних і слабких сторін системи із застосуванням наукових підходів для виявлення її властивостей, можливостей і загроз, а також для формування стратегії функціонування та розвитку.

Системний аналіз дає змогу визначити доцільність створення або вдосконалення організації, з'ясувати, до якого класу складності вона належить, та виявити найефективніші методи наукової організації праці, що застосовувалися раніше. Кінцева мета такого дослідження — розробка та впровадження обраної моделі системи управління розвитком.

Дослідження розпочинається з уточнення або формулювання цілей конкретної системи управління розвитком і пошуку критерію ефективності, який має бути виражений у вигляді конкретного показника. Зазвичай більшість організацій є багатоцільовими. Безліч цілей випливає з особливостей розвитку підприємства, його фактичного стану в певний період часу, а також стану навколишнього середовища (геополітичні, економічні, соціальні чинники).

Чітко й грамотно сформульовані цілі розвитку підприємства є основою для системного аналізу та розробки програми досліджень. Програма системного аналізу, своєю чергою, включає перелік питань, що підлягають дослідженню, та їх пріоритетність. Наприклад, програма системного аналізу може містити такі розділи:

• аналіз підприємства в цілому;

• аналіз типу виробництва та його техніко-економічна характеристика;

• аналіз основних підрозділів підприємства, що випускають продукцію (послуги);

• аналіз допоміжних і обслуговуючих підрозділів;

• аналіз системи управління підприємством;

• аналіз форм зв'язків документів, що діють на підприємстві, маршрутів їх руху та технології обробки.

Основою системного підходу до управління розвитком є дотримання принципів системності. До системних принципів належать: принцип кінцевої мети, принцип вимірювання, принцип еквіфінальності, принцип єдності, принцип зв'язності, принцип модульної побудови, принцип ієрархії, принцип функціональності, принцип розвитку, принцип децентралізації та принцип невизначеності. Використання цих принципів у системному підході до управління розвитком підприємства є цілком доцільним.

При системному підході на основі маркетингових досліджень спочатку вивчаються параметри «виходу», тобто товари чи послуги: що виробляти, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни продавати та за якою ціною. Відповіді на ці питання мають бути чіткими та своєчасними. На «виході» в результаті має бути конкурентоспроможна продукція або послуги.

Далі визначаються параметри входу — досліджується потреба в ресурсах (матеріальних, фінансових, трудових та інформаційних), яка встановлюється після детального вивчення організаційно-технічного рівня системи (рівня техніки, технології, особливостей організації виробництва, праці й управління) та параметрів зовнішнього середовища (економічного, геополітичного, соціального, екологічного тощо). І нарешті, не менш важливим є дослідження параметрів процесу, що перетворює ресурси на готову продукцію. На цьому етапі, залежно від об'єкта дослідження, розглядається виробнича технологія або технологія управління, а також чинники та шляхи її вдосконалення.

Системний підхід дозволяє комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допомагає аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи та виявити характер проблем входу, процесу й виходу. Застосування системного підходу дає змогу найкращим чином організувати процес ухвалення рішень на всіх рівнях системи управління. Системний аналіз із часом став узагальнювальною методологією дослідження складних технічних і соціальних систем. Він також є найнадійнішою концептуальною основою сучасного менеджменту та інструментарієм для дослідження проблем.

2. Функція планування на туристичному агентстві «КРОЛ»

Функції менеджменту — це основні види діяльності управлінського персоналу: планування, організація, керівництво та контроль.

Туристичне агентство «KROL» розташоване у м. Львові по вул. І. Франка, 7.

Планування в туристичному агентстві «КРОЛ» — це процес визначення цілей, розробки стратегії та складання планів координації різних видів діяльності.

Туристське планування має на меті сформулювати завдання розвитку туризму та визначити засоби їх досягнення, прагнучи отримати максимальні надходження від розвитку туризму з економічної, соціальної та культурної точок зору, а також забезпечити динамічну рівновагу між туристською пропозицією та попитом.

Історичний аналіз показує, що в 50–90-х роках туристське планування в усьому світі розвивалося швидкими темпами, хоча іноді й мало безсистемний характер. Проте вже з перших досліджень, присвячених винятково розвитку місцевої інфраструктури та використанню визначних пам'яток у туристських цілях, простежується чітка тенденція — від планів розвитку окремих туристських секторів до комплексного туристського планування, представленого в загальних планах туристського розвитку багатьох країн.

За останню чверть століття методи планування зазнали серйозних змін. Одночасно з бурхливим розвитком теорії інформації з'явилося безліч математичних моделей, а також система диференційованих моделей. Змінюється й сам підхід до планування. Найбільш прийнятним у сфері туристського планування є системний підхід. Він ураховує всю сферу туристської діяльності (компоненти туристського ринку, їх взаємозалежність), а також політичні, економічні, соціальні аспекти та їх взаємовплив.

Цей підхід ґрунтується на концепції туристського продукту (повний комплекс туристського сервісу, що включає розміщення, обслуговування, розваги, транспорт тощо). У плані туристського планування концепція туристського продукту дуже зручна, оскільки процес його створення є позитивним моментом із двох причин: по-перше, щоб бути привабливим і конкурентоспроможним, туристський продукт має забезпечувати оптимальне використання наявних ресурсів; по-друге, умовою виробництва туристського продукту є співпраця всіх зацікавлених у розвитку туризму сторін (органів управління, керівників готелів, турагентств і туроператорів, транспортних компаній, банків тощо).

Суть планування в туристичному агентстві «КРОЛ» проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів і послідовності реалізації; виявленні матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, необхідних для вирішення поставлених завдань.

Таким чином, призначення планування як функції управління в туристичному агентстві «КРОЛ» полягає в намаганні завчасно врахувати всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування й розвитку підприємства. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому планування має забезпечувати взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами фірми, які охоплюють всю технологічну ланку: наукові дослідження та розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозування споживчого попиту, аналіз і оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом і контролем для постійного коригування показників виробництва та збуту слідом за змінами попиту на ринку.

Планування в туристичному агентстві «КРОЛ» включає визначення:

- кінцевої та проміжної мети;

- завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

- засобів і способів їх вирішення;

- необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу.

Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10 до 20 років (частіше 10–12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, що забезпечують досягнення поставленої мети. Перспективне планування в туристичному агентстві «КРОЛ» допомагає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:

- визначення напрямів і розмірів капіталовкладень та джерел їх фінансування;

- впровадження технічних новинок і прогресивної технології;

- диверсифікація виробництва й оновлення продукції;

- форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання нових підприємств;

- удосконалення організації управління в окремих підрозділах і кадровій політиці.

У системі перспективного планування залежно від методології та мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

У системі довгострокового планування в туристичному агентстві «КРОЛ» використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду та на основі визначення оптимістичної мети поширення дещо завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде кращим за минуле.

Системи довгострокового планування в туристичному агентстві «КРОЛ» застосовують 70–80 відсотків найбільших японських корпорацій, які організовують планування таким чином:

- обираються 5–10 ключових стратегій, і навколо них формується політика довгострокового розвитку;

- одночасно приймаються середньострокові плани для об'єднання стратегій в єдине ціле та ув'язки з розподілом ресурсів;

- вище керівництво визначає мету для кожного підрозділу, а підрозділ розробляє кількісні плани досягнення цієї мети «знизу—доверху».

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обґрунтування проблем, з якими фірма може зіткнутися в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період.

За основу при розробці стратегічного плану в туристичному агентстві «КРОЛ» беруть:

- аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;

- аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;

- вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів із конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;

- аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення очікуваних результатів.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. У цих планах формуються основні завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому та кожного підрозділу (реконструкція й розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції та розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутріфірмової спеціалізації та кооперування виробництва. Середньострокові плани в туристичному агентстві «КРОЛ» передбачають розробку в певній послідовності заходів, спрямованих на досягнення мети, визначеної довгостроковою програмою розвитку.

Список використаної літератури

1. Афанасьєв М. Основи менеджменту: Навч.-метод. посіб. / Харківський держ. економічний ун-т. — Х.: ВД «ІНЖЕК», 2003. — 481 с.

2. Баєва О. В. Основи менеджменту: Практикум / О. В. Баєва, Н. І. Новальська, Л. О. Згалат-Лозинська. — К.: Центр учбової літератури, 2007. — 522 с.

3. Белінський П. І., Лук'янова Л. М., Маниліч М. І. Основи теорії менеджменту організацій: Навч.-метод. посібник / П. І. Белінський (заг. ред.). — Чернівці, 1999. — 188 с.

4. Вершигора Е. Менеджмент: Учебное пособие / Евгений Вершигора. — М.: Инфра-М, 2004. — 256 с.

5. Виханский О. Менеджмент: [Учебник] / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — [2-е изд.]. — М.: Фирма «Гардарика», 2003. — 415 с.

6. Галицкий В. П. Забезпечення ефективної діяльності організації. — К., 2002.