Процеси моделювання, комплектування архівних фондів

Вступ.

1. Основи комплектування архіву.

2. Робота державного архіву з джерелами комплектування.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

У Давній Греції терміном "архів" позначали будівлі вищих органів влади, де ухвалювали та зберігали ключові державні акти. У сучасному професійному розумінні це поняття має два основні тлумачення: по-перше, це соціальний інститут (спеціалізована установа), який задовольняє суспільні потреби в ретроспективній документній інформації, організовуючи зберігання та доступ до архівних документів; по-друге, це сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності підприємств, установ, організацій чи окремих осіб. Архіви є справжніми скарбницями історико-культурної пам'яті народу. Згідно зі ст. 54 Конституції України, "культурна спадщина охороняється законом. Держава забезпечує збереження історичних пам'яток та інших об'єктів, що становлять культурну цінність, вживає заходів для повернення в Україну культурних цінностей народу, які знаходяться за її межами". Архіви функціонують як інформаційні системи, де активно впроваджуються новітні інформаційні технології для опрацювання, класифікації, зберігання та використання документів. Водночас вони є органами державного управління, тісно пов'язаними з різними сферами державного життя.

Архівна справа — це галузь суспільної життєдіяльності, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші аспекти діяльності юридичних і фізичних осіб, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням інформації, що в них міститься.

У зв'язку з розширенням сфери діяльності архівів, збагаченням їхніх функцій та зростанням ролі в державно-політичному, науково-культурному і духовному житті, архівознавство перетворилося на автономну наукову систему, яка тісно взаємодіє з історичною та іншими науками.

1. Основи комплектування архіву

Комплектування державного архіву — це процес систематичного, цілеспрямованого та планомірного поповнення його фондів документами Національного архівного фонду (НАФ) відповідно до визначеного профілю. Організація цього процесу розпочинається з визначення джерел комплектування — юридичних і фізичних осіб, які створюють та/або володіють документами НАФ (або такими, що підлягають віднесенню до НАФ) і мають передавати їх на постійне державне зберігання на правах державної власності — в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього формуються списки установ (незалежно від форми власності), що діють у зоні комплектування архіву та створюють або не створюють документи, які підлягають віднесенню до НАФ. Ці списки поділяються на перелік установ-джерел формування НАФ та перелік установ, що не включаються до джерел комплектування (список № 2).

На основі списку установ-джерел формування НАФ складається список джерел комплектування — це перелік установ, що функціонують у зоні комплектування архіву, зобов'язаних передавати на державне зберігання документи НАФ (або ті, що підлягають внесенню до нього) у визначені строки на підставі законодавства чи угод між власником та архівом (список № 1).

Документи НАФ на державне зберігання передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи й організації, віднесені до джерел комплектування. Склад недержавних установ-джерел визначається архівами спільно з власниками після укладання угод про передавання документів на правах державної власності.

Державні архіви постійно уточнюють списки установ-джерел комплектування. Підставами для внесення змін і перескладання списків є: вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відповідного архіву; створення або ліквідація установ, зміна їхніх функцій, масштабу діяльності чи підпорядкування; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування архіву документами цієї установи.

Крім того, державні архіви ведуть роботу з виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки. Для цього ведеться допоміжний облік (фондоутворювачі, власники, їхні адреси, місця зберігання документів), формуються наглядові справи, укладаються картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Безпосередню організацію комплектування здійснюють державні архіви. Контрольні функції покладено на Держкомархів. Аналогічні функції виконують обласні державні архіви щодо своїх відділів, районних та міських архівів [8, c. 42-44].

Документи від установ-джерел комплектування приймаються на зберігання у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма — це приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду (групове вибіркове приймання) або частини цінних документів, інформація яких не дублюється в інших установах (повидове вибіркове приймання). Для документів особового походження форми приймання застосовуються з урахуванням значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи-джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у власних архівних підрозділах. Приймання документів здійснюється після закінчення таких строків:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та підпорядкованих їм організацій — 15 років;
• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур — 10 років;
• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств — 5 років;
• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги — 75 років;
• науково-технічна документація — 25 років;
• аудіовізуальні документи, створені як продукт цільової виробничої діяльності установ, — 3 роки після закінчення копіювання;
• електронні документи, створені як продукт цільової виробничої діяльності установ, — 5 років;
• аудіовізуальні та електронні документи у складі управлінської документації — протягом строків, передбачених для управлінської документації;
• аудіовізуальні та електронні документи у складі науково-технічної документації — протягом строків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ-джерел комплектування протягом строків тимчасового зберігання перебувають в архівних підрозділах власників або в державних архівах згідно з угодами. Документи суб'єктів підприємницької діяльності передаються після закінчення строків тимчасового зберігання, а документи громадських об'єднань і релігійних організацій — щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи установ змішаної форми власності, де частка державної власності є переважною, зберігаються в архівних підрозділах цих установ протягом строків, встановлених для аналогічних документів державних установ [3, c. 108-109].

Установи щорічно передають документи до державного архіву за графіками, затвердженими архівом і погодженими з керівниками установ-джерел. Архівам із великою кількістю джерел комплектування (від кількох сотень до понад тисячу) дозволяється приймати документи раз на 2–3 роки, але не рідше ніж раз на 5 років. Важливо, щоб у складі фондів архіву були представлені всі галузі народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом зі страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом із документами передаються три примірники описів (включно з контрольним) та довідковий апарат. Четвертий примірник опису разом з актом приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів від недержавних установ-джерел комплектування, як правило, здійснюється безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, заповіту чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей для забезпечення їх збереженості.

Заходи щодо реституції документів, які зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками та архівом про дарування оригіналів або копій, обмін копіями, купівлю-продаж оригіналів; заповіту або іншим законним способом.

Тимчасове зберігання архівних документів триває протягом нормативно визначеного для кожного виду документів періоду.

У разі ліквідації установи-джерела комплектування її документи протягом строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, після чого документи НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (як внесених, так і не внесених до джерел комплектування), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення; документи з невичерпаними строками зберігання зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків.

Відбір і знищення документів із вичерпаними строками зберігання, упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України та ефективність його використання [9, c. 119-121].

2. Робота державного архіву з джерелами комплектування

Якісне формування НАФ неможливе без організаційної та методичної роботи державних архівів із джерелами комплектування. З метою забезпечення повноцінного поповнення документами, що належать державі, та їх збереженості протягом строків тимчасового зберігання, архіви здійснюють організаційно-методичне керівництво та контроль за діяльністю архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій — джерел комплектування.

Робота державного архіву з джерелами комплектування полягає в організації та вдосконаленні діяльності служб діловодства та архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок їхньої роботи, організації громадських оглядів; веденні державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; наданні методичної та практичної допомоги й послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. Для захисту соціальних прав громадян архіви надають установам-джерелам методичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) діє архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленим на основі типового положення.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають або не підлягають передаванню на зберігання;
• виконання комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;
• ведення облікової документації та укладання довідкового апарату;
• науково-технічне опрацювання документів, що зберігаються, та надання методичної й організаційної допомоги структурним підрозділам;
• виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для подальшого передання державному архіву;
• забезпечення складання статистичної звітності та щорічних відомостей про склад і обсяг документів;
• видавання документів для користування працівникам організації та дослідникам у читальний зал;
• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення нормативно-методичних документів з питань діловодства та архівної справи, внесення пропозицій керівництву.

Обов'язковим інформаційним довідником для установи є номенклатура справ — систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Вона створюється для формування єдиної системи справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та відбору для внесення до складу НАФ [1, c. 152-153].

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності та структурою, з єдиною системою індексації. Вона розробляється міністерством або іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства та Держкомархіву, реєструється в Міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Вона розробляється міністерствами та іншими органами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові та примірні номенклатури використовуються для складання індивідуальних номенклатур.

Кожна установа, незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури, складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура формується з номенклатур структурних підрозділів, схвалюється експертною комісією та затверджується керівництвом установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, підбиваючи підсумки діловодного року та зазначаючи кількість заведених справ і їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Протягом другого року після закінчення справ у діловодстві проводиться експертиза їх наукової та практичної цінності та підготовка до передавання до державного архіву. При цьому здійснюється повне або часткове оформлення справ (підшивання, нумерація аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат), складання та оформлення описів структурного підрозділу. Завершує процес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

Архівний підрозділ зобов'язаний поетапно складати та оформлювати річні розділи, а потім зведені описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Усі описи підлягають розгляду та схваленню на засіданнях експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву.

Крім того, архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, громадян (зокрема соціально-правового характеру), проводить культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу та обліковує всі форми використання архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів, організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел комплектування є ключовими складовими процесу формування Національного архівного фонду України [4, c. 95-96].

Висновки

Архівознавство — це наука, що висвітлює політичні, науково-правові та практичні питання організації архівних документів і роботи архівних установ. Теоретичне архівознавство, а також теорія і практика архівної справи займаються вивченням і розробкою теоретичних та організаційних основ архівної справи. Ця наука є основною серед дисциплін, що входять до поняття архівознавства. Вона розробляє принципи і методи відбору організаційних документів, що підлягають архівному зберіганню, забезпечує повне збереження матеріалів, створює систему інформації про зміст документів та забезпечує всебічне використання цих документів. У кожній державі для збереження історії створено державний архівний фонд, який є власністю держави та національним надбанням усього народу.

Знання про архіви, як і самі архіви, виникли давно, але наукового характеру вони набули в країнах Західної Європи у XVIII ст., а в Росії та Україні — в середині XIX ст. На межі XIX–XX ст. з'явився термін "архівістика". Спочатку його пов'язували з вивченням історії архівної справи, збиранням і зберіганням документів, а згодом до завдань архівістики почали відносити розроблення наукових основ організації роботи з документами, їх пошуку, відбору та публікації. У 1920-х роках поряд із поняттям "архівістика" дедалі частіше почали вживати термін "архівознавство", який відображав не лише прикладне, а й теоретико-методологічне призначення цієї галузі знань. Оскільки архівознавство сформувалося в рамках історичної науки та виділилося в окрему галузь у процесі диференціації наук, тривалий час його вважали "допоміжною історичною дисципліною", а з 1970-х років — спеціальною галуззю історичної науки.

Список використаної літератури

1. Алексеева Е. Архивоведение: Учебник для учреждений нач. проф. образования: Учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по спец. 0611 - Делопроизводство и архивоведение / В.П. Козлов (ред.). — 3.изд., доп. — М. : Издательский центр "Академия", 2005. — 271с.
2. Архівознавство: Метод. рекомендації / Чернівецький держ. ун-т ім. Ю.Федьковича / Наталія Юріївна Ротар (уклад.). — Чернівці, 1998. — 32с.
3. Архівознавство: підручник / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш ; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівної справи та документознавства. - 2-е вид., виправл. і доп. - К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2002. - 354 с.
4. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.
5. Крайская З. Архивоведение: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М. : Норма, 1996. — 224с.
6. Ляхоцький В. На рубежі тисячоліть: здобутки та перспективи українського архівознавства // Пам'ять століть. - 1998. - № 5. - С. 90-98.
7. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам'янець-Подільський держ. ун-т — Кам'янець-Подільський : РВВ Кам'янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 34с.
8. Тельчаров А. Д. Архивоведение: Конспект лекций: Пособие для подгот. к экзаменам — М. : Приор-издат, 2004. — 156с.
9. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 362с.
10. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.: У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 380с. - Ч. 1 — 380с.
11. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.: У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 264с. - Ч. 2 — 264с.
12. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Програма наук. конф. / Український держ. НДІ архівної справи та документознавства; Київський ун-т ім. Тараса Шевченка. — К., 1996. — 19с.