Вступ.

1. Організація діяльності кадрової служби на підприємстві.

2. Кадрова служба та її основні функції.

3. Діяльність кадрових служб щодо підвищення кваліфікації персоналу в сучасних реаліях.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Управління персоналом є надзвичайно складним і багатогранним процесом, що має власні специфічні риси та закономірності. Цьому процесу притаманні системність і цілісність, які досягаються через комплексне розв'язання проблем та їх відтворення. Застосування системного підходу дає змогу враховувати взаємозв'язки між різними аспектами проблеми задля досягнення кінцевих цілей, визначати шляхи їх розв'язання та формувати відповідний механізм управління, що забезпечує комплексне планування й організацію. Під час відбору кандидатів на посади керівників кадрових служб необхідно: аналізувати особові справи та інші документи претендентів, враховувати думку колективу, застосовувати психологічні тести та аналізувати результати роботи за останні 2—3 роки.

Сучасні умови відкривають можливості для поступової трансформації кадрових служб у центри управління персоналом, що сприятиме розширенню сфери їхньої діяльності.

Підвищення ролі кадрових служб та докорінна перебудова їхньої роботи зумовлені суттєвими змінами економічних і соціальних умов функціонування торговельних підприємств. Служба управління персоналом, нарівні з іншими підрозділами, відповідає за досягнення економічних та соціальних цілей підприємства і його працівників. Головними завданнями цієї служби є реалізація активної кадрової політики через створення ефективної системи управління кадрами та соціальними процесами, забезпечення умов для ініціативної та творчої праці з урахуванням індивідуальних здібностей і професійних навичок, а також розробка спільно з економічною службою матеріальних і соціальних стимулів, що пов'язують економічну політику підприємства з внеском кожного працівника.

1. Організація діяльності кадрової служби на підприємстві

Роботу з кадрами на підприємстві виконує спеціалізований функціональний підрозділ — кадрова служба.

Варто зазначити, що в сучасній літературі та на практиці підприємств використовуються різні назви цього підрозділу: відділ кадрів, служба кадрів, відділ по роботі з персоналом тощо. Усі ці назви є рівнозначними для діяльності підприємства та виконують функції організації роботи з персоналом.

Значення кадрової служби в структурі управління постійно зростає. Зокрема, в умовах становлення ринкової економіки в Україні виникає потреба в обґрунтованому доборі кадрів, організації навчання, підвищенні кваліфікації, об'єктивній оцінці та вихованні працівників. Особливо важливою є роль кадрових служб у залученні випускників технікумів, інститутів та університетів, які володіють сучасними знаннями з маркетингу, менеджменту, ринкової стратегії, ціноутворення тощо. Крім того, необхідно систематично підвищувати кваліфікацію як управлінського апарату, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

За своїм статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Очолює її, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть перебувати відділи, сектори або групи працівників, сформовані за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання та розвитку персоналу, група стимулювання й оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки тощо).

Напрями діяльності кадрової служби визначаються тими ж чинниками, що й діяльність усього підприємства, і зумовлюють її функції.

До функцій кадрової служби підприємства належать:

• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення та руху кадрів;

• організація підбору, розміщення та виховання персоналу;

• дослідження та аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників;

• організація діловодства з роботи з персоналом;

• оцінка та атестація персоналу;

• організація навчання та підвищення кваліфікації;

• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів та управління службовим просуванням;

• поліпшення умов праці та вирішення соціальних питань; розвиток мотивації та кар'єри працівників.

Організація роботи з персоналом має бути спрямована на виконання завдань кадрової політики та являти собою систему різних видів кадрової роботи.

Усі види роботи з персоналом пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працівників кадрової служби до їх виконання. Слід враховувати, що робота кадрових служб має специфіку, зумовлену особливостями керованого об'єкта та профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова тощо).

Структура кадрової служби може відрізнятися залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії та тактики роботи з персоналом.

Для малого приватного підприємства характерним є виконання функцій кадрової служби одним працівником або поєднання посади кадровика з іншою (наприклад, функції кадрового діловодства часто виконує секретар, бухгалтер чи юрист). Функції менеджера з персоналу при цьому бере на себе директор підприємства: він сам підбирає працівників, встановлює заробітну плату, визначає необхідні курси підвищення кваліфікації тощо [1, c. 218-219].

Світовий досвід свідчить, що «критичною масою», за якої виникає реальна потреба у створенні самостійного структурованого управління кадрами за допомогою професіонала з людських ресурсів, є наявність на підприємстві 50-70 працівників. Саме тоді введення посади менеджера з персоналу стає економічно виправданим.

Підприємство середнього розміру потребує створення групи фахівців з кадрів (2-4 особи) або відділу кадрів.

У великій виробничій чи комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямами діяльності, яку очолює директор з персоналу або заступник генерального директора (рис. 1).

Директор з персоналу особисто вирішує такі питання: філософія та політика підприємства щодо роботи з персоналом; організаційна та функціональна структури; статистична звітність; трудове законодавство; зв'язки з професійними об'єднаннями та клубами; зв'язки з урядовими, міськими та місцевими профільними організаціями. Діяльність кадрової служби регламентується Положенням про кадрову службу.

Це положення містить такі розділи:

1. Загальні положення: зазначається, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління та підпорядковується керівнику підприємства.

2. Задачі відділу: визначаються завдання щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів та зміцнення трудової дисципліни.

Задачі відповідного підрозділу (відділу кадрів, служби персоналу тощо) зазвичай полягають у такому:

розробка та реалізація кадрової політики підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій управління персоналом; створення та підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийняття рішень з питань управління персоналом;

організація безпечних умов праці, матеріального та морального стимулювання діяльності працівників.

3. Функції відділу: визначаються виходячи з поставлених задач.

Типовими основними функціями підрозділу є:

• участь у розробці та реалізації цілей і політики підприємства у сфері управління людськими ресурсами; розробка та реалізація комплексних планів і програм розвитку персоналу; прогнозування та планування потреби в персоналі, участь у вирішенні питань, пов'язаних із задоволенням працівників умовами, змістом і характером роботи. Поліпшення якісного складу персоналу; створення умов, що стимулюють постійне зростання професійної компетенції;

• формування резерву кадрів на основі аналізу загальної та додаткової потреби в персоналі та політики планування кар'єри (створення та постійне оновлення бази даних кадрового резерву; організація залучення кандидатів; розробка методів відбору; розробка процесів наймання та звільнення);

• організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики та оцінки ефективності (професійне тестування нових працівників; перепідготовка та підвищення кваліфікації відповідно до вимог ринку та потреб підприємства; відбір персоналу для навчання; розробка форм і програм навчання; підбір викладачів; моніторинг ринку ділової та професійної освіти); забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів для підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату, проведення психологічного тестування, контроль адаптації персоналу;

• підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною; удосконалення організації оплати та стимулювання праці (аналіз робочих місць; розподіл персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; формування компенсаційного пакету; організація оцінки ефективності праці; контроль ротації кадрів);

• забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;

• постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних науково обґрунтованих, зокрема комп'ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація документації з кадрового діловодства;

• консультування та підготовка рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій щодо діяльності підприємства;

• організація захисту життя та здоров'я працівників і майна підприємства, зокрема протипожежної безпеки; впровадження заходів з техніки безпеки;

• здійснення представницьких функцій від імені підприємства у зовнішніх організаціях, пов'язаних із виконанням задач підрозділу; виконання функцій по зв'язках із громадськістю та засобами масової інформації [6, c. 118-121].

4. Права відділу: виражаються в повноваженнях начальника відділу кадрів та його працівників, визначених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства. До прав відділу кадрів можуть належати: внесення керівництву пропозицій щодо удосконалення діяльності підприємства та інших структурних підрозділів; участь у підготовці перспективних планів розвитку та бюджетів;

• залучення до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод; запит необхідної інформації для вирішення задач підрозділу;

• запит у межах встановленого регламенту та затверджених форм необхідних офіційних документів. Контроль розстановки та правильності використання працівників, стану трудової дисципліни в підрозділах;

• внесення керівнику пропозицій про заохочення або застосування дисциплінарних заходів до працівників, винних у порушенні законодавства, рішень органів управління, наказів і розпоряджень вищого керівництва та інших нормативних актів.

5. Відповідальність відділу: визначається відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників залежно від посадових функцій та відділу в цілому.

Проте в реальній українській практиці рідко зустрічаються формально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства. Водночас у багатьох сучасних підприємствах ці зв'язки налагоджені, оскільки таке формальне закріплення є засобом запобігання конфліктним ситуаціям між структурними підрозділами.

Варіант такої формалізації може виглядати так. Підрозділ з управління людськими ресурсами:

• разом з керівниками інших структурних підрозділів розробляє кадрову політику та плани її реалізації з урахуванням конкретних умов на майбутній період і вносить пропозиції на розгляд керівництва;

• періодично (раз на рік або за вимогою) представляє керівництву аналітичні записки про кадрову ситуацію з виявленням проблем і пропозиціями щодо їх вирішення. Разом з фінансовим підрозділом проводить аналіз матеріальних і соціальних стимулів для максимально повної реалізації потенціалу кожного працівника. Контактує з адміністративно-господарською службою з питань задоволення соціально-побутових потреб працівників (медичне обслуговування, харчування, постачання товарами, транспорт тощо);

• спільно зі службою безпеки розробляє пропозиції щодо попередження витоку комерційної інформації, перевірки лояльності працівників, забезпечення безпечних умов праці, вирішення питань в екстремальних ситуаціях.

Подальше удосконалення організації роботи з кадрами має базуватися на розробці моделі менеджера кадрової служби [7, c. 264-266].

2. Кадрова служба та її основні функції

На кадрові служби покладено такі функції:

- управління персоналом;

- кадрове діловодство.

Під управлінням персоналом розуміють діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства через підвищення ефективності роботи з його працівниками. Ця робота складається з таких розділів:

• формування системи управління персоналом;
• планування кадрової роботи;
• проведення маркетингу персоналу;
• визначення кадрового потенціалу та потреби організації в персоналі. Основні завдання управління персоналом:

1) найм, оцінка та відбір персоналу;

2) кадрове планування;

3) робота з підвищення кваліфікації кадрів;

4) облік персонального складу співробітників, плинності кадрів, робочого часу, травматизму тощо;

5) контроль за дотриманням трудової дисципліни та виконанням виробничих завдань;

6) аналіз кількісного та якісного складу персоналу, вивчення причин плинності кадрів, динаміка змін професійного складу за визначений період;

7) інші.

Серед завдань, що стоять перед службою управління персоналом, особливе місце посідають найм, оцінка та відбір персоналу. Головним завданням служби персоналу є задоволення попиту підприємства на працівників у якісному та кількісному відношенні. Існують два варіанти поповнення підприємства необхідними працівниками: внутрішній (з числа своїх працівників) та зовнішній (з людей, які раніше не мали відношення до підприємства). Переваги та недоліки внутрішніх і зовнішніх джерел залучення персоналу наведені в табл. 1 [8, c. 154-157].

Набір персоналу за рахунок внутрішніх джерел значною мірою залежить від кадрової політики підприємства в цілому. Виважене використання наявних людських ресурсів може дозволити підприємству уникнути додаткового набору. Схема найму спеціаліста наведена на рис. 2.

Для забезпечення підприємства необхідними кадрами здійснюється планування роботи з кадрами, суть якого полягає в наданні людям робочих місць у потрібний момент часу та необхідної кількості відповідно до їхніх здатностей, нахилів і потреб виробництва. Робочі місця з точки зору продуктивності та мотивації повинні дозволяти працюючим оптимально розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам створення гідних умов праці та забезпечення зайнятості [4, c. 41-42].

3. Діяльність кадрових служб щодо підвищення кваліфікації персоналу в сучасних реаліях

Персонал повинен постійно підвищувати свою кваліфікацію. У службі управління персоналом необхідно мати працівника або відділ з підготовки та перепідготовки кадрів, до обов'язків якого слід включити:

організацію професійного навчання робітників і постійне підвищення кваліфікації керівників, професіоналів, фахівців (підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації на виробництві, у професійно-технічних навчальних закладах, економічне навчання, практичне навчання школярів і молодих спеціалістів під час стажування, а також виробнича практика студентів та учнів);

управління потребами підприємства у кваліфікованих кадрах, розробку проектів перспективних і річних планів підготовки кадрів, підвищення кваліфікації та майстерності працюючих з необхідними обґрунтуваннями та розрахунками, складання графіків направлення працівників у навчальні заклади для підвищення кваліфікації відповідно до затверджених планів, контроль їх виконання;

участь у роботі з професійної орієнтації молоді, а також у розробленні навчально-методичної документації (навчальних планів і програм, посібників і рекомендацій, розкладів занять навчальних груп тощо);

здійснення керівництва навчально-методичною роботою з усіх видів і форм підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів на виробництві;

підбір викладачів та інструкторів з числа висококваліфікованих працівників з наступним затвердженням їх за встановленим порядком, комплектація навчальних груп;

контроль систематичності та якості занять, успішності працівників, що навчаються, дотримання строків навчання, виконання навчальних планів і програм, правильність ведення встановленої документації;

забезпечення навчального процесу необхідною методичною літературою, оснащення навчальних і методичних кабінетів обладнанням, технічними засобами навчання, інвентарем, наочними посібниками, участь у проведенні підсумкових занять, екзаменів, кваліфікаційних проб, конкурсів професійної майстерності;

організацію лекцій і доповідей, проведення семінарів і консультацій для підвищення рівня підготовки наставників, викладачів та інструкторів;

підготовку трудових угод з викладачами та інструкторами, складання кошторису витрат на підготовку та підвищення кваліфікації кадрів, оплату праці за навчання та керівництво виробничою практикою, контроль правильності використання коштів;

участь в організації контролю за відвідуванням занять і успішністю працівників, які навчаються на курсах і в навчальних закладах без відриву від виробництва, за підготовкою та підвищенням кваліфікації у закладах професійно-технічної та вищої освіти, післядипломної освіти;

участь в організації роботи кваліфікаційних і атестаційних комісій, навчально-методичної ради підприємства з професійного навчання робітників на виробництві, реалізації їх рішень, розробленні заходів, що сприяють зростанню продуктивності праці за рахунок підвищення кваліфікації та майстерності;

постійне удосконалення форм і методів професійного навчання та підвищення кваліфікації кадрів на виробництві, узагальнення та розповсюдження передового досвіду в цій галузі;

ведення обліку роботи з підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, аналіз якісних показників результатів навчання та його ефективності (зміни професійно-кваліфікаційного та посадового складу, зростання продуктивності праці, заробітної плати тощо), ведення встановленої звітності. Кадрове діловодство як функція кадрової служби Одним із завдань служби управління персоналом є кадрове діловодство: створення, використання та зберігання документів, що містять інформацію про персонал суб'єкта господарювання.

У малих підприємствах, де кадрові служби відсутні та їх функції виконують один-два працівники, ситуація з професійною підготовкою цих працівників дещо інша. Вони повинні мати універсальну підготовку з питань кадрової роботи, щоб виконувати відповідні обов'язки. Менеджер з персоналу має бути провідником кадрової та соціальної політики, соціальним лідером колективу, його моральним еталоном, самокритичним, мати високі моральні якості, виражену спрямованість на роботу з людьми та вміти вирішувати нестандартні управлінські проблеми, пов'язані з конкретними конфліктними ситуаціями, мислити масштабно, забезпечувати позитивну самоорганізацію управлінської системи, підтримувати почуття власної гідності кожного працівника, ініціативу та творчий підхід до справи.

Головний менеджер в організації, що відповідає за людські ресурси:

працює як повноправний член команди вищого керівництва організації;

пропонує концепції та стратегії, які дають можливість створювати, розвивати та постійно регулювати довгострокові програми в галузі людських ресурсів, такі як Програма управління персоналом, Програма компенсацій, Система додаткових фінансових заохочувань, Програма розвитку персоналу, Програма взаємовідносин на робочому місці та Програма управління продуктивністю та ефективністю;

стежить за узгодженістю програм у галузі людських ресурсів з організаційною культурою;

відстоює перед вищим керівництвом найбільш ефективні стратегії використання людських ресурсів;

є захисником професії менеджера з людських ресурсів та її професіоналів, відстоює важливість цієї сфери діяльності [5, c. 241-243].

Висновки

Отже, служби управління персоналом повинні бути укомплектовані спеціалістами, здатними успішно вирішувати широкий спектр питань діяльності підприємства та разом з іншими службами активно впливати на ефективність його роботи. Закордонний досвід показує, що керівник служби управління персоналом наділений широкими повноваженнями, є членом правління підприємства та активно впливає на його політику.

Діяльність працівників служби управління персоналом регламентується посадовими інструкціями, розробленими відповідно до кваліфікаційного довідника посад службовців і затвердженими керівником підприємства або структурного підрозділу.

Характер управлінської праці, на відміну від праці робітника або спеціаліста, полягає в тому, що крім рутинної роботи керівник несе відповідальність за роботу підлеглих, тобто займається плануванням, організацією їх роботи, мотивацією, контролем виконання тощо; відіграє різні ролі в процесі управління, відповідає за організаційну поведінку, формує стиль управління та організаційну культуру. Це не залежить від того, на якому рівні управлінської ієрархії він знаходиться або за яку сферу діяльності відповідає.

Ця робота, як правило, не піддається безпосередньому контролю, але має дуже великий вплив на ефективність діяльності організації. Управлінська діяльність характеризується значною мірою невизначеності та залежить від мистецтва менеджменту. Стиль керівництва всіх менеджерів організації формує організаційну культуру, яка є ефективним інструментом управління людськими ресурсами.

Список використаної літератури

1. Балабанова Л. Управління персоналом: навчальний посібник / Людмила Балабанова, Олена Сардак, ; Мін-во освіти і науки України, ДонДУЕТ ім. М. Туган-Барановського. - К. : Професіонал, 2006. - 511 с.
2. Бандурка А.М., Бочарова С.П., Земменская Е.В. Психология управления. - Харьков: ООО «Фортуна-пресс», 1998. - 464с.
3. Гаєвський Б.А. Основи науки управління: Навч. посібник. - К.: МАУП. - 1997. - 112с.
4. Палеха Ю.І., Кудін В.О. Культура управління та підприємництва: Навчально-методичний посібник. - К.: МАУП, 1998. - 96с.
5. Савельєва В. Управління персоналом: навчальний посібник / Валерія Савельєва, Олексій Єськов, ; М-во освіти і науки України. - К. : Професіонал, 2005. – 335 с.
6. Теорія і практика управління персоналом: Навч.-метод. посібник / Авт.-уклад. Г.В.Щокін. - К.: МАУП, 1998. - 256с.
7. Управління персоналом : навчальний посібник / Микола Виноградський, Світлана Беляєва, Алла Виноградська, Олена Шканова, ; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм. ("Екомен"). - К. : Центр навчальної літератури, 2006. - 500 с.
8. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента: Учебник. (в 2 книгах): - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: МЗУУП, 1993.