Порядки складання наказів

1. Порядок складання номенклатури справ установи

Формування номенклатури справ є одним із ключових етапів організації діловодства на підприємстві. Процес роботи з документацією — від моменту її створення чи отримання до відправлення або передачі до архіву — регламентується Примірною інструкцією з діловодства, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153.

Відповідно до цієї інструкції, номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що формуються в діловодстві установи, оформлений належним чином із вказівкою строків зберігання.

Цей документ є обов'язковим для кожної установи. Він створюється для формування єдиної системи ведення справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за змістом і видом, а також для відбору матеріалів на державне зберігання в процесі діловодства.

До номенклатури не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Існує три різновиди номенклатур: типова (визначає стандартний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації та є нормативним актом), примірна (пропонує орієнтовний склад справ для установ, однорідних за діяльністю, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер) та індивідуальна (формується з номенклатур справ окремих структурних підрозділів).

Розробкою номенклатури справ структурного підрозділу займається посадова особа, відповідальна за діловодство в цьому підрозділі, спільно з фахівцями. Документ підписує керівник структурного підрозділу, після чого обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після заповнення документи групуються у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів. Основою заголовка є виклад питання (предмета), з якого заводиться справа.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, кожен з яких обов'язково має грифи погодження з експертною комісією підрозділу та керівником архівного підрозділу (або посадовою особою, відповідальною за архів):

• перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;
• другий примірник — передається до канцелярії установи;
• третій примірник — використовується для формування справ та пошуку необхідних документів.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення — індекс. Він складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором) та порядкового номера в межах підрозділу.

Канцелярія після розгляду та аналізу номенклатур структурних підрозділів зводить їх в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

При складанні зведеної номенклатури може застосовуватися структурний (за наявності чіткої структури установи) або функціональний (за напрямами діяльності) принцип внутрішньої побудови.

Після остаточного доопрацювання зведену номенклатуру погоджують з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, а потім затверджує керівник установи.

Наприкінці діловодного року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, який скріплює підписом керівник діловодної служби. Про кількість заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура складається у 4-х примірниках, кожен з яких має заповнений гриф погодження з архівними установами. Перший примірник зберігається в канцелярії, другий — передається до архівного підрозділу, третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, четвертий — розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, що створюються в діловодстві установи, оформлених належним чином із зазначенням строків зберігання. Назва справи з номенклатури згодом виноситься на обкладинку і стає її заголовком.

У міру виконання документи розкладаються лише в ті справи, які заздалегідь передбачені номенклатурою. Таким чином, місце кожного документа визначено заздалегідь, і за умови правильно складної номенклатури пошук не викликає труднощів.

Номенклатура є обов'язковим інформаційним довідником для кожної установи. Вона створюється з метою формування єдиної системи ведення справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та відбору для включення до Національного архівного фонду.

Номенклатура може бути індивідуальною, примірною і типовою.

Індивідуальна номенклатура відображає документи конкретної установи (структурного підрозділу).

Примірні та типові номенклатури розробляються для однорідних за характером діяльності установ з метою уніфікації групування типових документів, уніфікації заголовків справ і встановлення єдиних термінів зберігання.

Примірні та типові номенклатури створюються вищестоящими установами (міністерствами, комітетами, іншими відомствами), що мають мережу підвідомчих організацій, узгоджуються з архівними установами і є основою для складання індивідуальних номенклатур. Примірні номенклатури мають рекомендаційний характер, типові — обов'язковий.

При складанні індивідуальних номенклатур на основі типових і примірних необхідно враховувати специфіку формування справ конкретної установи.

Крім того, розрізняють номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену. Зведена відображає документи всієї установи і складається з номенклатур структурних підрозділів.

Номенклатура структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх підрозділів. Вона складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності. Керівник підрозділу та фахівці визначають коло питань, якими займатиметься підрозділ протягом року, категорії документів, у яких ця діяльність знайде відображення, та уточнюють терміни зберігання окремих груп документів.

Працівники служби діловодства (або секретар установи) та керівник архіву здійснюють організаційно-методичне керівництво цією роботою (редагують заголовки справ, оформляють номенклатуру).

Вимоги до номенклатури

Перша вимога — охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію та ту, що надходить ззовні. Не включаються до номенклатури друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової, найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової, деякі справи можуть бути розділені на дві чи три, що зумовлено специфікою роботи або обсягом документації.

При складанні номенклатури використовуються положення і статути про установу та її структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури має бути завершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа — індекс справи. Кожна справа повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — індекс. Він складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором та порядкового номера справи в межах підрозділу. Якщо справа має кілька томів (частин), індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо. Наприклад, 03-12 означає, що 03 — індекс структурного підрозділу (наприклад, відділ кадрів), 12 — порядковий номер справи за номенклатурою.

Друга графа — заголовок справи (тому, частини). Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування, що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмета), з якого заводиться справа. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки повинні бути короткими, чіткими та правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст уточнюється даними щодо питання (про що документи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність.

Приклад: «Накази директора училища з основної діяльності за 2000 рік (копії)». Варто пам'ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) про прогнозування обсягу ринку і структури попиту товарів народного споживання». 2. «Документи (договори дарування, акти прийому-передачі коштовних речей, довідки, звіти) про благодійну діяльність організації». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань атестаційної комісії за 2001 рік». У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) й інших справ, які містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», наприклад, особова справа.

Терміни «матеріали» і «документальні матеріали» Держстандартами не передбачені і не вживаються.

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У них обов'язково вказується кореспондент і з якого питання ведеться листування. Назва установи-автора в заголовках з листуванням не вказується.

Якщо справа складається з декількох томів чи частин, формулюється її загальний заголовок, а потім, за необхідності, додаються заголовки кожного тому (частини), які уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад: «Звіти про проведення вступних іспитів у вищі навчальні заклади України за 2001 рік». Том 1. «Медичні вищі навчальні заклади» Том 2. «Педагогічні вищі навчальні заклади»

Не допускається складати заголовки, які не дають уяви щодо змісту і виду документів, наприклад: листування з загальних питань, різне листування, вихідне листування, справа зі звітністю, керівні матеріали.

Розміщення заголовків у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення); далі — група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів); потім — організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції); далі — планово-звітна документація і листування, наприкінці — обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної групи документи розміщуються за ступенем важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім — довгострокового, і наприкінці — тимчасового строку зберігання. У планово-звітній групі також іде розташування за ступенем важливості: річні плани, далі — квартальні, місячні. У групі листування першими розміщуються справи з листуванням з органами вищого рівня, потім — зі сторонніми та підвідомчими організаціями. При великій кількості кореспондентів листування розміщається за алфавітом кореспондентів чи адміністративно-територіальних (географічних) назв.

Третя графа — кількість справ, томів, частин. Заповнюється наприкінці року. Четверта графа — строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (далі — Перелік типових документів), затвердженого наказом Головархіву України 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. під № 576/3016 та Змін до Переліку, затверджених наказом Держкомархіву від 23 жовтня 2001 р. № 82 і зареєстрованих в Міністерстві юстиції 6 листопада 2001 р. за № 938/6129, та Доповнень до Переліку, затверджених наказом Держкомархіву від 26 листопада 2001 р. № 93 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції 11 грудня 2001 р. за № 1023/6214, а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

Залежно від практичної і наукової цінності документів визначається термін їх зберігання — постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Терміни зберігання в Переліку типових документів диференційовані за двома групами організацій.

До першої групи віднесено організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають наукове, народногосподарське, соціально-культурне чи історичне значення. Документи цих організацій відносяться до Національного архівного фонду (НАФ) України і передаються на зберігання в державні архіви. Строки зберігання документів цих організацій дані в графі 3 Переліку типових документів.

Друга група включає організації допоміжного й обслуговуючого характеру, у діяльності яких не створюються документи НАФ і безпосередньо від яких документи на державне зберігання не надходять. Строки зберігання документів цієї групи подаються в графі 4 Переліку типових документів.

Напроти кожного заголовка справ у номенклатурі вказується строк зберігання з посиланням на відповідну статтю Переліку типових документів, наприклад: 5 років / ст. 406; 75 років / ст. 519. У випадку ускладнень у визначенні строку зберігання через різнорідність документів допускається використовувати посилання на ряд статей (у т.ч. і різних переліків, якщо використовується відомчий і типовий).

2. Скласти наказ з основної діяльності

Накази з основної діяльності оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються також тоді, коли необхідно довести до відома працівників директивні документи, що надійшли від вищестоящих органів. Це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика показує, що в багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директив та інших організаційних дій.

Добропільське виробниче об'єднання по видобутку вугілля "Добропільвугілля"

НАКАЗ

21.09.05 м. Добропілля

№ 89

Про погодження планів розвитку гірничих робіт на 2006р.

08.09.05 виїзною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об'єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2006р.

Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2006р.

НАКАЗУЮ:

Затвердити графік пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт та витрат на 2006 р.

Технічному директору Янкові С.В., директорові з виробництва А.Р., начальнику електромеханічної служби Іванову В.Є., забезпечити виконання затвердженого графіка у встановлений термін.

Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати їх виконання двічі на рік (05.07.06 та 05.12.06)

Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора Янка С.В.

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. -К.: КНТ, 2006. -277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. -К.: ЕксОб, 2003. -269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.

4. Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.

5. Пшутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.