Планування як основа діяльності органів управління

Вступ.

1. Сутність планування та його різновиди.

2. Базові засади, інструментарій та види внутрішньофірмового планування.

Висновки.

Перелік використаних джерел.

Вступ

Будь-яка компанія, розпочинаючи власну справу, має чітко усвідомлювати майбутні потреби у фінансових, кадрових та інтелектуальних активах, джерела їх залучення, а також вміти коректно прораховувати результативність використання наявних ресурсів у ході функціонування. В умовах ринкової економіки підприємці можуть розраховувати на стабільний успіх лише за умови грамотного та ретельного планування власних дій, систематичного збору й аналізу відомостей про ситуацію на цільових ринках, позиції конкурентів, а також про власні перспективи та потенціал.

Попри велике розмаїття форм підприємницької діяльності, існують основоположні принципи, що застосовуються майже в усіх сферах комерції та для різних компаній. Вони необхідні, щоб завчасно підготуватися до можливих перешкод і загроз, мінімізуючи таким чином ризики на шляху до поставлених цілей. Формування стратегії й тактики виробничо-господарської діяльності є ключовим завданням для будь-якого бізнесу.

Зміст планування розкривається через конкретизацію цілей розвитку компанії загалом та кожного її підрозділу зокрема на визначений термін; встановлення господарських завдань, способів їх виконання, строків і черговості реалізації; визначення матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, потрібних для розв'язання поставлених задач.

1. Сутність планування та його різновиди

Залежно від змісту, мети та завдань виокремлюють такі форми планування та типи планів:

1. Форми планування залежно від тривалості планового горизонту:

- довгострокове планування (прогнозування);

- середньострокове планування;

- поточне (бюджетне, оперативне) планування.

2. Типи планів:

а) залежно від характеру господарської діяльності — плани науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт; виробничі та збутові плани; плани матеріально-технічного забезпечення; фінансові плани;

б) залежно від організаційної структури підприємства — плани для виробничих дільниць; плани для дочірніх компаній.

Планування є першим етапом управлінського циклу. Втім, це не разова дія, а безперервний процес, що триває до завершення всього комплексу запланованих операцій.

Процес планування передбачає встановлення:

- кінцевих і проміжних цілей;

- завдань, виконання яких необхідне для досягнення цілей;

- інструментів і методів їх вирішення;

- потрібних ресурсів, їхніх джерел і механізму розподілу.

Сьогодні особлива увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого керівництва. Такий тип планування охоплює період від 10 до 20 років (найчастіше 10–12 років). Він передбачає формулювання загальних засад орієнтації компанії на майбутнє (концепцію розвитку); окреслення стратегічного спрямування та програми розвитку, змісту й послідовності реалізації найважливіших заходів, що забезпечують досягнення поставлених цілей. Перспективне планування сприяє ухваленню рішень щодо складних проблем діяльності фірми на міжнародному рівні:

- визначення напрямів і обсягів капіталовкладень та джерел їх фінансування;

- впровадження технічних інновацій і передових технологій;

- диверсифікація виробництва та оновлення продукції;

- форми здійснення закордонних інвестицій при придбанні нових підприємств;

- удосконалення управлінської структури в окремих підрозділах і кадрової політики.

У межах перспективного планування, залежно від методології та цілей, розрізняють довгострокове та стратегічне планування.

Довгострокове планування базується на методі екстраполяції, тобто перенесенні результатів минулих періодів на майбутнє. На основі оптимістичних цілей відбувається поширення дещо завищених показників на майбутній період із розрахунком на те, що майбутнє буде успішнішим за минуле.

Системи довгострокового планування використовують 70–80% найбільших японських корпорацій, які організовують цей процес так:

- обираються 5–10 ключових стратегій, навколо яких формується політика довгострокового розвитку;

- одночасно ухвалюються середньострокові плани для об'єднання стратегій в єдине ціле та узгодження з розподілом ресурсів;

- вище керівництво встановлює цілі для кожного підрозділу, а підрозділ розробляє кількісні плани їх досягнення «знизу вгору» [4, c. 144-146].

Стратегічне планування спрямоване на комплексне наукове обґрунтування проблем, з якими фірма може зіткнутися в майбутньому, та розробку на цій основі показників розвитку на плановий період.

Підґрунтям для розробки стратегічного плану слугують:

- аналіз перспектив розвитку компанії, що передбачає виявлення тенденцій і чинників, які впливають на їхній перебіг;

- аналіз конкурентних позицій, метою якого є визначення рівня конкурентоспроможності продукції на різних ринках і можливих дій для покращення результатів у конкретних напрямах;

- вибір стратегії на основі аналізу перспектив у різних сферах діяльності та визначення пріоритетів за видами діяльності з огляду на їх ефективність і ресурсне забезпечення;

- аналіз напрямів диверсифікації, пошук нових, ефективніших видів діяльності та визначення очікуваних результатів.

Середньострокові плани зазвичай розраховані на п'ятирічний період, оскільки він найкраще відповідає циклу оновлення виробничих потужностей та асортименту. У цих планах визначаються основні завдання на встановлений термін: виробнича стратегія компанії загалом і кожного підрозділу (реконструкція та розширення потужностей, освоєння нової продукції, розширення асортименту); збутова стратегія; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутрішньофірмової спеціалізації та кооперації. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, спрямованих на досягнення цілей, визначених довгостроковою програмою.

Поточне планування реалізується через детальну розробку оперативних планів для компанії загалом та її окремих підрозділів. Прикладами є маркетингові програми, плани наукових досліджень, виробничі плани, плани матеріально-технічного забезпечення. Основу поточного виробничого плану становлять календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Вони є детальною конкретизацією цілей і завдань, визначених перспективними та середньостроковими планами.

Виконання оперативних планів забезпечується через систему бюджетів або фінансових планів, що складаються на рік або коротший період для кожного підрозділу окремо. Бюджет формується на основі прогнозу збуту, необхідного для досягнення запланованих фінансових показників. При його складанні насамперед враховуються показники, розроблені в перспективних або оперативних планах. Саме через бюджет забезпечується взаємозв'язок між перспективним, поточним та іншими видами планування [6, c. 92-94].

2. Базові засади, інструментарій та види внутрішньофірмового планування

Організація планування виробництва на підприємстві охоплює два ключові етапи: стратегічне планування (на 5 і більше років) та поточне планування (зазвичай на рік із розбивкою на коротші періоди).

Принципи планування визначають характер і зміст планової діяльності економічної організації. Дотримання цих принципів забезпечує ефективну роботу підприємства та мінімізує ймовірність негативних наслідків планування.

Виділяють п'ять основних принципів планування:

1. Принцип єдності.

2. Принцип безперервності.

3. Принцип гнучкості.

4. Принцип точності.

5. Принцип участі.

(Принципи наведені за А. Файолем).

Принцип єдності передбачає системний характер планування. Поняття системи включає:

1. Наявність сукупності елементів;

2. Взаємозв'язок між ними;

3. Єдиний напрямок розвитку елементів системи.

Для глибшого розуміння системи використовуються категорії «координації» та «інтеграції».

Координація планової діяльності окремих функціональних підрозділів виявляється в тому, що:

Діяльність жодного підрозділу не можна планувати ефективно без урахування планів інших підрозділів.

Будь-які зміни в планах одного підрозділу мають відображатися в планах інших. Таким чином, взаємозв'язок і одночасність є головними рисами координації на підприємстві.

Інтеграція планової діяльності передбачає, що в організації існують різні підсистеми планування, але кожна з них виходить із загальної стратегії підприємства. Отже, всі плани — це не просто набір документів, а взаємопов'язана система.

Принцип участі означає, що кожен працівник підприємства стає активним учасником планової діяльності. Планування, що базується на цьому принципі, називається партисипативним.

Це важливо, оскільки за особистої участі у плануванні кожного члена трудового колективу плани всього підприємства стають особистими. Крім того, співробітник, залучений до планування, розширює свій світогляд і розвивається як особистість. Втім, залучити до планування максимум співробітників можливо лише в невеликій фірмі. У великому державному підприємстві можливості участі широкого кола працівників обмежені.

Принцип безперервності. Його основа:

1. процес планування на підприємстві має бути постійним у межах встановленого циклу;

2. розроблені плани повинні безперервно змінювати один одного (другий — на зміну першому, третій — на зміну другому тощо).

Другу умову безперервності — постійне слідування одних планів за іншими — компанії зазвичай дотримуються. Водночас трапляються випадки переривання процесу планування. Підприємства розробляють план протягом певної частини року, затверджують його та припиняють планування до початку наступного періоду. Процес планування має бути безперервним з огляду на такі важливі моменти:

3. невизначеність зовнішнього середовища та наявність непередбачуваних змін зумовлюють необхідність постійної корекції очікувань підприємства щодо зовнішніх умов і відповідного виправлення та вдосконалення планів;

4. змінюються не лише фактичні обставини, а й уявлення підприємства про власні внутрішні цінності та можливості. Якщо фірма не враховуватиме таких змін, запланований результат може виявитися нікому не потрібним.

Отже, безперервний процес планування забезпечує постійну участь працівників підприємства у плановій діяльності [7, c. 139-141].

Принцип гнучкості тісно пов'язаний із принципом безперервності та полягає у здатності планів змінювати свою спрямованість у разі виникнення непередбачених обставин.

Для реалізації принципу гнучкості плани мають складатися так, щоб у них можна було вносити зміни відповідно до внутрішніх і зовнішніх умов, що змінюються. Тому плани містять так звані резерви, або «надбавки безпеки», чи «подушки».

Однак існують певні межі резервів планування:

5. резерви, закладені в показниках, не повинні бути надто великими, інакше плани втратять точність;

6. надто низькі межі призводять до частих змін у планах, що розмиває цілі діяльності підприємства.

Принцип точності. Плани мають бути конкретизовані та деталізовані тією мірою, якою дозволяють зовнішні та внутрішні умови діяльності підприємства.

Стратегічне, довгострокове планування має обмежуватися визначенням основних цілей і найзагальніших напрямів діяльності, оскільки обсяг достовірної інформації про майбутнє дуже невеликий, а діапазон і швидкість змін зростають.

У планах, розрахованих на короткі строки та для окремих підрозділів, конкретність деталей є обов'язковою, оскільки такі плани є інструкціями, що визначають дії людей і колективів, які їх реалізують.

Типи планування.

Планування в організації може належати до певного типу залежно від ознак класифікації. Основними ознаками, що визначають тип планування, є:

1. ступінь невизначеності у плануванні;

2. часова орієнтація ідей планування;

3. горизонти планування.

Ступінь невизначеності у плануванні.

Залежно від обсягу та достовірності інформації, якою володіє фірма, визначається ступінь визначеності планування. Якщо підприємство має детальну інформацію, події в таких системах мають повну визначеність, а отже, вони прогнозовані. Такий тип системи планування називається детермінованим [9, c. 201-203].

Системи планування, які не можуть повністю передбачити результат, називаються імовірними.

Варіанти імовірних систем планування:

4. планування на основі системи жорстких зобов'язань;

5. планування на основі особистої відповідальності;

6. планування, пристосоване до випадкових обставин.

Часова орієнтація ідей планування.

Типи планування також різняться своїми ідеями:

7. реактивне планування (орієнтоване на минулий досвід);

8. інактивне (пристосоване лише до сьогодення);

9. преактивне (орієнтоване на майбутнє);

10. інтерактивне (орієнтоване на взаємодію всіх найкращих ідей минулого).

Кожен тип планування має свої переваги та недоліки.

Горизонт планування.

Залежно від періоду, який охоплюють плани, планування поділяють на три типи:

11. довгострокове планування — зазвичай охоплює період від 10 до 25 років;

12. середньострокове планування — конкретизує орієнтири, визначені довгостроковим планом, і розраховане на період до 5 років;

13. короткострокове планування — розробка планів на 1–2 роки (нерідко річних). Такі плани містять конкретні способи використання ресурсів організації для досягнення цілей, визначених у триваліших планах. Зміст короткострокових планів деталізується по кварталах і місяцях.

Окрім трьох зазначених способів класифікації, планування поділяють залежно від значення того чи іншого типу в процесі планової діяльності.

Звідси планування розділяють на два основні типи: стратегічне та оперативне.

Для ефективного функціонування системи планування на підприємстві необхідно створити певні передумови: організаційні, інформаційні та кадрові. Організаційна структура підприємства має відповідати системі планування так, щоб органи управління та організаційні одиниці, які утворюють відповідно організаційну та планову піраміди, перекривали одна одну. Процедури планування мають бути сплановані з погляду організаційного забезпечення. Крім того, побудова системи планування на вітчизняних підприємствах відбувається в умовах перехідного періоду, коли старі системи майже зруйновані, а нові потребують становлення [1, c. 254-256].

До основних проблем побудови ефективної системи планування на підприємстві належать:

- орієнтація на короткострокові результати, нерозвиненість стратегічного управління, відсутність систематичного контролю за відповідністю результатів поточної діяльності стратегічним цілям;

- фрагментарність і відсутність комплексності поточних планів, зниження рівня координації в системі;

- практично повна відсутність роботи на ринку, нерозробленість методично-аналітичної бази для аналізу ринку;

- нерозвиненість корпоративного управління, розбіжності інтересів власників, управлінського персоналу та колективу.

Процес планування має бути безперервним, виходячи з важливих передумов:

- невизначеності зовнішнього середовища та наявності непередбачених змін, що зумовлюють необхідність постійного коригування планів підприємства відповідно до змін зовнішніх умов, їх виправлення та уточнення;

- змінюються не лише фактичні передумови, а й уявлення підприємства про свої внутрішні цінності та можливості. Якщо підприємство не враховуватиме таких змін, запланований та отриманий результат може виявитися нікому не потрібним.

Принцип гнучкості взаємопов'язаний із принципом безперервності та полягає в тому, що план і процес планування можуть змінювати свою спрямованість у зв'язку з виникненням непередбачуваних ситуацій. Для реалізації принципу гнучкості плани мають складатися так, щоб у них можна було вносити зміни відповідно до зміни внутрішніх і зовнішніх умов діяльності. Досягненню гнучкості планування сприяє розробка альтернативних планів. При формуванні системи планування варто досягати економічної ефективності та не допускати «надлишку планування», що сковує ініціативу персоналу, знижує мотивацію працівників, а надмірні витрати не компенсуються результатами. Будь-який план має бути складений із високим рівнем точності, тобто плани повинні бути конкретизовані та деталізовані, враховувати зовнішні та внутрішні умови діяльності підприємства [5, c. 211-212].

Висновки

Отже, призначення планування як функції управління полягає в прагненні завчасно врахувати, наскільки це можливо, всі внутрішні та зовнішні чинники, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування та розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою.

Тому планування має забезпечувати взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами фірми, які охоплюють всю технологічну ланку: наукові дослідження та розробки, виробництво та збут. Ця діяльність ґрунтується на виявленні та прогнозуванні споживчого попиту, аналізі та оцінці наявних ресурсів і перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом і контролем з метою постійного коригування показників виробництва та збуту слідом за змінами попиту на ринку.

Розглядаючи планування у вузькому розумінні, його можна визначити як систематизовану підготовку рішень. З цієї точки зору, планування означає системну підготовку до формування майбутнього стану підприємств. Головний сенс планування полягає у підвищенні ефективності діяльності підприємства шляхом цільової орієнтації та координації всіх процесів, виявлення ризиків і зниження їх рівня, підвищення гнучкості й адаптованості до змін. Основними загальними функціями управління підприємством є планування та прогнозування, організація, координація та регулювання, активізація та стимулювання, облік, аналіз і контроль. Планування у структурованій за різновидами управлінській діяльності є основою для прийняття управлінських рішень.

Список використаної літератури

1. Єрмошенко М. Менеджмент : Навчальний посібник/ Микола Єрмошенко, Сергій Єрохін, Олег Стороженко,; Національна академія управління. -К.: Національна академія управління, 2006. -655 с.

2. Любимова Н. Менеджмент - путь к успеху/ Наталия Любимова. -М.: Агропромиздат, 2002. -59 с.

3. Менеджмент: теоретичні основи і практикум : Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти/ Олег Гірняк, Петро Лазановський,. -К.: Магнолія плюс; Львів: Новий Світ-2000, 2003. -334 с.

4. Осовська Г. Менеджмент організацій : Навчальний посібник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. -К.: Кондор, 2005. -853 с.

5. Пушкар Р. Менеджмент: теорія та практика : Підручник/ Роман Пушкар, Наталія Тарнавська,; М-во освіти і науки України, Терноп. акад. нар. госп.. -Тернопіль: Карт-бланш, 2003. -486 с.

6. Рудінська О. Менеджмент : Посібник/ Олена Рудінська, Світлана Яроміч, Ірина Молоткова, ; М-во освіти і науки України, Одеський нац. ун-т ім. І.І.Мечникова. Економіко-правовий фак-т, Регіональний ін-т держ. управління. -К.: Ельга Ніка-Центр, 2002. -334 с.

7. Стадник В. Менеджмент : Посібник/ Валентина Стадник, Микола Йохна. -К.: Академія, 2003. -463 с.

8. Хміль Ф. Менеджмент : Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. -К.: Академвидав, 2003. -607 с.

9. Шегда А. Менеджмент : Учебник/ Анатолий Шегда,. -3-е изд., испр. и доп.. -К.: Знання , 2006. -645 с.

10. Яковенко В. Менеджмент і маркетинг : Навчальний посібник/ Валерій Яковенко,; Європ. ун-т. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2006. -143 с.