Организация индивидуального рабочего места менеджера

Вступ.

1. Особисті якості менеджера в організації робочого місця.

2. Чинники, що впливають на роботу менеджера.

3. Цільове планування роботи менеджера.

4. Особливості організації робочого місця менеджера.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Менеджер — це керівник, наділений повноваженнями та відповідальністю, що відповідають його посаді.

На якість діяльності менеджера впливають трудові відносини в колективі та відносини власності.

Управління трудовими відносинами ускладнюється:

• непостійним рівнем активності працівників;
• їхнім прагненням до самореалізації;
• сумісністю.

Ефективна співпраця працівників у групі — один із головних напрямів роботи менеджера. Складність роботи, що випливає з відносин власності, полягає в їх постійному розвитку. Обидва ці чинники впливають на зміну мотивації працівників і, як наслідок, трансформують методи впливу на них.

Відмінність між підприємцем як власником і менеджером як найманим працівником: підприємець у процесі роботи ризикує всім своїм майном, а менеджер — лише своїм заробітком. Об'єднує їх те, що обоє вони керують колективом в умовах ринкової економіки. Роль менеджера полягає в забезпеченні процесу розвитку підприємства, який ґрунтується на аналізі можливих напрямів розвитку, виявленні та розв'язанні суперечностей, що виникають у процесі виробничої діяльності та в системі суспільних відносин. Умовами ефективного менеджменту є результативність і якість зовнішніх зв'язків, розвиненість комунікаційної системи, а також сприятливий соціально-психологічний клімат.

1. Особисті якості менеджера при організації робочого місця

Менеджери — це люди, які домагаються реалізації цілей організації за рахунок інших людей, тобто це керівники або адміністратори.

Вимоги, що висуваються до керівника:

менеджер має бути твердим, але справедливим;

повинен ставитися до своїх співробітників як до членів сім'ї.

На практиці цей принцип найбільш широко використовується в японському менеджменті, де належність до фірми як до сім'ї виховується з дитинства.

У результаті своєї діяльності менеджер проявляє себе з кількох сторін:

• управлінець, який володіє повноваженнями, що дозволяють йому керувати групами людей;
• лідер, який веде за собою підлеглих на основі свого авторитету, професіоналізму та людських якостей;
• дипломат, здатний розв'язувати не лише внутрішні, а й зовнішні розбіжності зі співробітниками та контрагентами, не втративши при цьому свого авторитету і не впустивши престиж фірми;
• вихователь, який розуміється на людях і здатний створити згуртований колектив і спрямувати зусилля своїх працівників у потрібне русло;
• інноватор, який постійно вдосконалює діяльність на підприємстві відповідно до сучасних тенденцій;
• просто людина з певним рівнем розвитку, освіти та культури, яка гідна бути прикладом для оточення.

Для ефективної роботи менеджер повинен мати авторитет, який дозволяє йому впливати на підлеглих. Авторитет ґрунтується на формальному статусі менеджера та завойованій повазі. Повага до особистості є невід'ємною частиною авторитету, оскільки владні повноваження не компенсують недоліків характеру.

У процесі своєї діяльності менеджеру доводиться працювати з партнерами та конкурентами.

Їхня поведінка може бути загрозливою та зухвалою, але спілкуватися з ними, попри все, необхідно гранично коректно, при цьому менеджер повинен уміти вести переговори та торгуватися.

Іншою категорією людей, з якими доводиться спілкуватися менеджеру, є керівники різних рівнів. З ними потрібно чітко й недвозначно формулювати свої думки, дотримуючись лише фактів. Третьою групою людей є підлеглі. У спілкуванні з ними потрібно бути суворим, але доброзичливим. Від їхньої роботи залежить успішність діяльності фірми та кар'єра самого менеджера. Окрім вищезазначених категорій, керівнику доводиться спілкуватися з колегами, які йому не підпорядковуються, але від взаємин з ними залежить продуктивність роботи фірми. У цьому випадку, як і з партнерами, менеджеру необхідне вміння вести переговори та переконувати.

Наприкінці 60-х рр. ХХ ст. Г. Мінцберг виділив три ролі менеджера:

• комунікаційна (координаційна) роль. У її межах менеджер організовує взаємодію своїх співробітників;
• інформаційна роль, тобто менеджер займається прийомом, передачею та обробкою інформації, необхідної для роботи підприємства;
• керівник приймає рішення, які лягають в основу роботи підприємства.

2. Чинники, що впливають на роботу менеджера

Менеджер — це людина, і оскільки він діє в реальних умовах, на нього впливають багато чинників. Не слід забувати також, що на нього діють і деякі обмеження. Загалом чинники, що впливають на роботу менеджера, такі:

Психологічні — нематеріальні чинники, що допомагають менеджеру працювати ефективніше відповідно до своєї особистості та потреб. До таких чинників можна віднести:

1. Естетика робочого місця;

2. Задоволеність роботою;

3. Соціальний статус;

4. Інші.

Фізіологічні — чинники, пов'язані з можливостями людини та впливом навколишнього середовища. До них належать:

Обсяг інформації, що сприймається — людина не може засвоїти більше певної кількості. Згідно з дослідженнями, за 1 секунду людина здатна засвоїти близько 5-7 алфавітно-цифрових знаків. Цю вимогу потрібно враховувати під час прийняття рішень. Менеджеру необхідно працювати лише з релевантною (дотичною до справи) інформацією, інакше буде витрачено зайвий час. Завдання первинної обробки інформації або збору потрібної можна доручити аналітичному відділу.

Навколишнє середовище — людина як живий організм піддається впливу зовнішнього середовища, яке має суттєвий вплив. До таких чинників належать:

• Температура навколишнього повітря;
• Навколишній звук;
• Освітленість робочого місця;
• Інші.

Норма керованості — необхідно точно визначити, зі скількома підлеглими менеджер буде безпосередньо взаємодіяти.

Ступінь матеріальної задоволеності — тісно пов'язана з психологічною задоволеністю. Практика менеджменту показує, що в більшості випадків підвищення матеріального стимулювання не призводить до підвищення продуктивності в тому ж обсязі.

Усі розглянуті чинники тією чи іншою мірою впливають на діяльність менеджера, а отже, мають враховуватися при науковій організації виробництва. Причому всі чинники мають враховуватися у взаємозв'язку, а не як окремі. Складність тут полягає в тому, що немає можливості, в більшості випадків, одразу оцінити вплив кожного чинника на роботу менеджера. Це, безперечно, ускладнює процес ефективної організації роботи менеджера.

3. Цільове планування роботи менеджера

Цільове планування являє собою планування, спрямоване на досягнення певних, заздалегідь відомих цілей. Метою в плануванні організації роботи менеджера є підвищення ефективності роботи за мінімуму витрат.

Формулювання мети є важливим процесом. Від того, чи правильно буде обрано мету, залежить, що буде піддано дослідженню та які результати будуть отримані.

Аналіз поточного стану необхідний насамперед для того, щоб мати еталон. Порівняння цього еталона з результатом проведення заходів з організації роботи покаже ефективність проведених заходів.

Після проведення аналізу необхідно виявити слабкі сторони в організації роботи менеджера. В організації роботи менеджера, як правило, кілька слабких сторін, і саме їх необхідно виявити та дуже ретельно проаналізувати. Якщо не виявити основні напрями роботи, то витрати часу та зусиль виявляться значними, а результат — поганим.

Наступний етап — проведення спостережень — потребує ретельного опрацювання та організації. Спочатку необхідно вирішити, які спостереження потрібно провести. Наприклад, при організації робочого місця необхідно провести заміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, освітлення та інші. Для покращення документообігу необхідно проаналізувати документи за різними ознаками — ступінь важливості, можливість вирішення деяких питань іншими службовцями тощо.

Потім необхідно вирішити, хто проводитиме спостереження. Це може бути або сам менеджер, або дослідник. У будь-якому разі менеджер повинен допомагати в проведенні дослідження та бути зацікавленим у результатах.

Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідність проведення заходів щодо покращення організації роботи. Якщо витрати на проведення цих заходів окупляться, то необхідність їх проведення очевидна.

Потім проводяться безпосередньо заходи щодо покращення роботи менеджера. І насамкінець необхідно порівняти отримані результати з попередніми. Якщо праця менеджера покращилася, а витрати були незначними, то заходи було проведено правильно.

Насамкінець хотілося б зазначити, що нині навколишній світ настільки швидко змінюється, що необхідно постійно аналізувати працю менеджера та намагатися її покращувати. Якщо менеджер не спланує та правильно не організує свою роботу, це призведе до втрат робочого часу, зайвого перенапруження і, зрештою, позначиться на якості управління.

4. Особливості організації робочого місця менеджера

Менеджер, як особливий вид працівників, є важливою складовою частиною колективу. Колектив лише тоді досягне мети, якщо всі працюватимуть у дусі співпраці та взаєморозуміння. Але коли менеджер не може правильно організувати роботу, то всі зусилля решти членів колективу будуть марними.

Загалом трудову діяльність менеджера можна розділити на 4 функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слід вважати, що лише менеджер виконує ці функції. Йому активно допомагають інші працівники. Мета роботи менеджера — виробити напрям розвитку та правильно організувати роботу.

Менеджер, як було зазначено вище, — особливий працівник в організації, і тому йому притаманні деякі особливості, які відрізняють його від інших членів колективу. Можна виділити такі особливості:

Менеджер безпосередньо не пов'язаний зі створенням матеріальних цінностей, хоча активно бере участь в організації виробництва;

Робота менеджера здебільшого розумова;

Нелімітованість роботи менеджера;

Підвищені нервово-психічні зусилля менеджера, пов'язані з управлінням людьми та прийняттям відповідальних рішень;

Праця менеджерів не піддається кількісному обліку;

Необхідність прийняття великої кількості рішень за короткий період;

Якщо робітник протягом своєї робочої зміни виконує, здебільшого, кілька операцій, то менеджер протягом свого робочого дня виконує безліч різноманітних операцій;

Робота менеджера здебільшого не має чіткого завершення.

Усі перелічені вище особливості необхідно враховувати при організації роботи менеджера та розглядати їх усі разом і взаємопов'язано один з одним.

Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця, необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце менеджера. Якщо розглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це його робочий кабінет, у якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить і те, як працюватиме менеджер. Цілком очевидно, що чим краще пристосоване робоче місце для виконання функцій менеджера, тим продуктивнішою та ефективнішою буде робота менеджера.

Під час розгляду питання організації робочого місця необхідно враховувати такі моменти:

Внутрішній обсяг і форма кабінету. Залежно від рангу менеджера прийнятна площа буде від 20 до 50 м², а висота кабінету — мінімум 3,5 м. Форма кабінету також має велике значення, оскільки робочий кабінет менеджера — не просто місце, де він безпосередньо працює, але й, як правило, місце проведення планірок, зборів, нарад. Враховуючи це, найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;

Меблі. Тут необхідно враховувати такі моменти:

Антропометричні показники (мається на увазі зріст, довжина корпуса, довжина рук та ін.);

Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої втомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;

Раціональне планування та компонування меблів;

Меблі мають виглядати естетично.

Обладнання. Для нормальної роботи менеджера необхідно мати:

Канцелярське приладдя.

Два телефони. Один телефон має бути внутрішнім (мається на увазі телефон для зв'язку всередині організації), а інший — для виходу за межі організації.

Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості має бути таким, щоб на дзвінок по ньому спочатку відповідав секретар, а якщо необхідно — перемикав дзвінок на менеджера. Це дозволить менше відволікати менеджера.

Комп'ютер. Нині без комп'ютера не можна уявити нормальної роботи менеджера. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовою, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливостями комп'ютера можна лише за наявності: хорошого програмного забезпечення, виходу в комп'ютерні мережі та, що найголовніше, наявності комп'ютерної мережі всередині організації.

Щоденник. Необхідна річ, яка дозволяє менеджеру не забувати про призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.

Кольорове оформлення кабінету. Кольорові тони мають бути не різкими, м'якими. Кольори краще обирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий); світлі тони не лише сприяють зниженню втомлюваності, а й збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб усі поверхні були матовими, оскільки блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.

Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимові покриття на підлогу, подвійні двері, шумоізоляційне оббивання та ін. Для підтримання нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променисті джерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікна жалюзі.

Весь кабінет ділиться (умовно) на три зони. Перша зона — безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона — зона проведення нарад, планірок, презентацій товарів. Третя зона — зона відпочинку, де стоять журнальний столик, диван та одне-два комфортабельні крісла.

Робочий стіл має бути більшим за звичайні столи. Робоча поверхня столу має бути твердою та гладкою, переважно з дерева. Не слід покривати стіл склом, оскільки його блискуча поверхня шкідливо діє на зір. На приставці (зліва) можна розмістити комп'ютер, телефони та інші предмети, які можуть займати багато місця на робочому столі. Приставка спереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1–3 відвідувачів.

Стіл для нарад має бути розрахований на певну кількість осіб (як правило, кількість учасників конференцій, планірок (5–7 осіб) + 2 вільні місця). Стільці навколо столу для конференцій не мають бути надто комфортабельними або незручними. Оптимально — звичайні стільці з м'яким сидінням.

Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера. Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де розташовуватимуться зразки продукції, що виробляється. Також необхідні великі настінні годинники, які було б видно з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори, продумане кольорове оформлення — усе це створює комфорт і затишок, а отже, допомагає в роботі.

Висновки

Для успішної роботи менеджер повинен мати високу професійну підготовку. Регулярна атестація менеджера дозволяє підтримувати його професійний рівень, а також справляє не останній вплив на конкурентоспроможність організації загалом та її продукції зокрема.

Оцінка ефективності менеджменту полягає в аналізі роботи управлінського апарату. У результаті цієї оцінки визначаються результативність управлінських структур, їхня ефективність, якість виконуваної роботи, розвиненість партнерських відносин, соціально-психологічний клімат, імідж і ділова культура організації.

Особливу увагу при оцінці діяльності менеджера слід приділити внутрішній атмосфері організації та якості зовнішніх зв'язків, оскільки витрати на їх організацію не можна визначити в грошовому вираженні, і значною мірою вони залежать від особистості керівника. Результати роботи менеджера, як і результати діяльності організації, оцінюються не лише з погляду їх прибутковості, а й безпеки для навколишнього середовища та людини.

Оцінка діяльності менеджера може проводитися його вищим керівництвом, експертною комісією, незалежними оціночними центрами, колегами та підлеглими з використанням тестів, ділових ігор, співбесіди та аналізу виконаної роботи. Джерела оцінки роботи включають статистичні та фактичні матеріали, звіти, накази, експертні оцінки та прогнози.

Список використаної літератури

1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Вступ до менеджменту. — Навчальний посібник. — СПб.: СПбУЕФ, 1999 р.
2. Колесник М. Менеджмент (конспект лекцій). — М., Пріор, 2001 р. — 144 с.
3. Котлер Ф. Маркетинг Менеджмент — СПб.: Пітер, 2004 р. — 752 с.
4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. — М.: Справа, 2005. — 704 с.
5. Проніков В.А. Управління персоналом в Японії. — М.: Наука, 2001 р.
6. Томбовцев В.Л. Аналіз цілей в управлінні суспільним виробництвом — М.: Економіка. — 2002 р.
7. Шипунов В.Г., Кішкель Є.М. Основи управлінської діяльності: Навч. для серед. спец. навч. закладів. — М.: Вищ. шк., 2006. — 271 с.