Організація сучасного діловодства

1. Призначення та особливості структури текстів протоколів

Протокол належить до найпоширеніших видів службової документації. У ньому зафіксовано перебіг та підсумки діяльності колегіальних структур — як постійно діючих, так і створених на певний період, а також нарад, дискусій тощо. Документ відображає всі доповіді з обговорюваного питання та ухвалені за результатами рішення (за винятком протоколів судово-слідчих органів і дипломатичних служб, які мають свою специфіку).

Окрім того, протокол є офіційним первинним документом, що дає керівництву підстави вимагати від працівників виконання поставлених завдань. Ведення протоколу покладається на секретаря або іншу уповноважену особу.

Після завершення зборів секретар отримує всі письмові матеріали: реєстраційні листки присутніх, тексти доповідей і співдоповідей, проєкти рішень, запитання учасників до виступаючих тощо.

Перед друкуванням протоколу практикують ознайомлення промовців із секретарськими записами, щоб уникнути викривлень і помилок.

До роботи секретаря на важливих нарадах висуваються підвищені вимоги, оскільки якісний протокол може підготувати лише освічена, досвідчена людина, яка розуміється на обговорюваних питаннях.

Протягом 2–3 днів після зборів протокол має бути остаточно оформлений і підписаний головою та секретарем. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії. Нумерація протоколів є наскрізною з початку року і водночас відображає кількість проведених засідань.

Після передруку та вичитки протокол надсилається всім учасникам наради та працівникам, яких стосуються ухвалені рішення. Заголовком протоколу є назва колегіального органу або наради. [3, c. 118-119]

Структура тексту протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині зазначаються прізвища та ініціали голови, секретаря, присутніх членів колегіального органу та запрошених. Спочатку перелічуються члени колегіального органу, потім — запрошені із зазначенням їхніх посад та організацій (прізвища подаються в алфавітному порядку). Якщо присутніх багато, їхній список оформлюється окремим додатком, а в протоколі фіксується лише загальна кількість. Також у вступній частині наводиться порядок денний із переліком питань.

Основна частина протоколу поділяється на розділи відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ будується за схемою: слухали — виступили — ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ зазвичай друкується великими літерами з двокрапкою після нього. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали та прізвище доповідача, тема доповіді (повідомлення).

Далі викладається зміст доповіді або зазначається, що її текст додається. Аналогічно оформлюється розділ ВИСТУПАЛИ.

Розділ УХВАЛИЛИ (Постановили) відділяється від попереднього тексту трьома міжрядковими інтервалами. Тут повністю наводиться ухвалене рішення, яке може складатися з одного або кількох пунктів чи мати форму резолюції, що містить констатуючу та резолюційну частини.

У констатуючій частині підкреслюється значення питання, відзначаються здобутки та недоліки, а в резолюційній — заходи для виконання завдань.

Якщо рішення охоплює різні за характером питання, його поділяють на пункти, нумеровані арабськими цифрами.

Деякі рішення набувають чинності одразу після ухвалення на загальних зборах, інші — після затвердження відповідними органами управління чи посадовими особами.

Існує також коротка форма протоколу, яка містить перелік розглянутих питань, прізвища та ініціали виступаючих (без викладу їхніх промов) і зміст ухвалених рішень.

Повний протокол починається з порядкового номера питання порядку денного, далі зазначається слово «слухали» з двокрапкою, а з нового рядка — ініціали та прізвище, іноді в дужках вказується посада або місце роботи. Суть виступу може викладатися у формі прямої мови (від першої особи), непрямої мови (від третьої особи) або в безособовій формі.

Запитання до виступаючих також фіксуються в протоколі у формі прямої мови.

Ухвалені рішення зазвичай починаються словами: «Затвердити...», «Схвалити...», «Прийняти до відома...» тощо. [2, c. 134-135]

2. Основні правила групування документів у справи

Формування справ — це об'єднання завершених у діловодстві документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

До групування документів висуваються такі вимоги:

• до справ підшиваються лише оригінали документів або, за їх відсутності, — засвідчені в установленому порядку копії, оформлені відповідно до чинних нормативних актів і стандартів;
• забороняється включати до справ постійного зберігання чернетки, особисті документи, розмножені копії та документи, що підлягають поверненню;
• документи групуються за один рік, окрім судових, особових та перехідних справ (що завершуються наступного року). Особові справи формуються протягом усього періоду роботи працівника на підприємстві;
• документи, що входять до Національного архівного фонду України та передаються на державне (постійне) зберігання, і документи тимчасового, зокрема тривалого (понад 10 років), зберігання формуються в окремі справи.

Винятком є випадки, коли специфіка роботи підприємства вимагає групування документів постійного та тимчасового зберігання з одного питання в одну справу протягом року. Після завершення року або вирішення питання документи розподіляються в окремі справи за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, до іншої — тимчасового;
• до справи включаються документи з одного питання або групи споріднених питань, що утворюють єдиний тематичний комплекс. Спочатку розміщується ініціативний документ, потім — документ-відповідь та інші матеріали в логічній послідовності та хронології;
• документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються разом із друкованими на друкарській машинці та рукописними документами на загальних підставах.

Якщо окремі документи за змістом і строком зберігання не можуть бути включені до справ, передбачених номенклатурою, для них створюється нова справа, назву та строк зберігання якої обов'язково вносять до чинної номенклатури.

Обсяг справи не має перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо) розміщуються разом із розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), якими вони затверджені.

Накази (розпорядження) групуються в різні справи залежно від строку зберігання:

• з основної діяльності підприємства (постійний строк зберігання);
• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, надання матеріальної допомоги (75 років);
• про надання відпусток (5 років);
• про накладення стягнень, відрядження, адміністративно-господарські питання (3 роки).

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) групуються у дві справи:

• протоколи та документи до них — доповіді, довідки, проєкти рішень (на підприємствах, що передають документи до державних архівів, зберігаються постійно; на інших — 5 років);
• документи з організації та проведення засідань — порядки денні, списки запрошених, макети розсадження, переліки виступаючих (1 рік).

Протоколи засідань колегіальних органів систематизуються в хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань упорядковуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи, що стосується одного протоколу, — за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня та документи про їх виконання групуються за напрямами діяльності підприємства або за авторами ініціативних документів. Якщо таких документів небагато, їх можна формувати в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси зберігаються окремо від їхніх проєктів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

В особових справах працівників документи розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;
• заява про прийняття на роботу (контракт);
• направлення або подання;
• особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографія;
• документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв);
• витяги з розпорядчих документів про призначення, переведення, звільнення;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• довідки та інші документи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться до особового листка або трудової книжки.

Особові рахунки, відомості про нарахування заробітної плати та інші фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісяця.

Методичне керівництво та контроль за формуванням справ здійснює служба діловодства або відповідальна посадова особа.

Завершені справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу обов'язково передаються до архівного підрозділу підприємства. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть передаватися до архіву за рішенням керівника.

Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах, здійснюється працівниками цих підрозділів за методичної допомоги архівного підрозділу. Наприклад, оформлення справ з особового складу покладається на кадрову службу.

Оформлення справи передбачає:

• нумерування аркушів;
• складання (за потреби) внутрішнього опису документів;
• складання засвідчувального напису;
• оправлення або прошивання справи;
• оформлення обкладинки (титульного аркуша). [1, c. 72-74]

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник / К. Д. Гордієнко. — К.: КНТ, 2006. — 277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна. — К.: ЕксОб, 2003. — 269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

4. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч. / Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003. — Ч. 1: Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

5. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби / Євген Пашутинський; Ред. О. А. Кривенко. — К.: КНТ, 2004. — 268 с.