Облік у бюджетних установах

1. Видатки бюджетних установ та їх облік

Видатками прийнято називати державні платежі, що не підлягають поверненню, тобто такі, які не формують і не компенсують фінансові вимоги.

У процесі ведення обліку витрати бюджету поділяють на дві категорії: касові та фактичні.

Касові видатки — це кошти, які Державне казначейство або фінансові органи перерахували чи видали готівкою міністерствам, відомствам та установам у безготівковій формі. Завдяки їх обліку можна відстежувати загальний стан виконання бюджету, а зіставлення з фактичними видатками демонструє, як виконується бюджет за видатковою частиною.

Фактичні видатки — це витрати, здійснені за рахунок бюджету для установ. Сюди входять як проведені, але не оплачені через брак коштів видатки, так і ті, що обліковуються безпосередньо за місцем їх здійснення. Саме фактичні витрати дають змогу отримати повне уявлення про видаткову частину бюджету.

Видатки поділяються на поточні та капітальні (рис. 1.1).

Класифікація витрат бюджету здійснюється за функціональними, відомчими та економічними ознаками.

Функціональна класифікація відображає структуру витрат бюджету за галузями діяльності, зокрема: державне управління, судова влада, національна безпека, освіта, охорона здоров'я, соціальний захист, культура, мистецтво, засоби масової інформації, фізична культура та спорт.

Відомча класифікація подана як перелік головних розпорядників бюджетних коштів — міністерств, управлінь, відомств, комітетів, служб тощо.

Економічна класифікація витрат передбачає їх групування та складається з таких елементів:

• поточні витрати;
• капітальні витрати;
• нерозподілені витрати;
• кредитування з урахуванням погашення.

Завдяки економічній класифікації забезпечується єдиний підхід до планування та обліку витрат у бюджетних установах.

Оскільки видатки мають складну структуру, їх подають у вигляді класифікації.

Бюджетна класифікація — це науково обґрунтоване групування доходів і витрат бюджету, зведених у певну систему. Вона забезпечує єдність аналітичного обліку на всіх рівнях, спрощує процеси обліку та складання звітності, що й становить її цінність для бюджетної установи.

Бюджетна класифікація видатків є багаторівневою та передбачає розмежування видатків за економічними ознаками.

Наказом Міністерства фінансів України «Про внесення змін та доповнень до бюджетної класифікації України» № 348 від 25.12.2000 було впроваджено оновлену бюджетну класифікацію.

Головною особливістю нової класифікації стало чітке розмежування видатків за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за предметними ознаками: заробітна плата, нарахування, усі види господарської діяльності, виплати населенню (трансферти) та інші категорії. Такий підхід дозволяє виокремити захищені статті бюджету та забезпечити єдині правила виконання бюджету для всіх одержувачів (рис. 1.3).

Оновлена класифікація видатків дозволяє використовувати поняття «видатки» не лише на мікроекономічному рівні стосовно бюджетних установ як господарських одиниць, а й на макроекономічному рівні — у контексті загальних державних видатків.

Бюджетна класифікація застосовується при формуванні розписів бюджетів, кошторисів, планів асигнувань, а також при підготовці звітності про виконання бюджетів.

Для складання планів асигнувань та лімітних довідок використовується скорочена економічна класифікація видатків. Отримавши асигнування, розпорядник коштів розподіляє їх за кодами повної економічної класифікації та використовує згідно із затвердженим кошторисом.

2. Порядок та облік розрахунків з підзвітними особами за витратами на відрядження

Більшість розрахунків бюджетні організації проводять у безготівковій формі. Однак існують витрати, які з певних причин неможливо оплатити безготівково. У таких випадках їх здійснюють готівкою — або безпосередньо з каси установи, або через підзвітних осіб.

Підзвітними особами можуть бути виключно працівники установи, яким видаються аванси для покриття господарських витрат, відряджень та наукових експедицій. Через підзвітних осіб також може виплачуватися заробітна плата, якщо в установі штатним розписом не передбачено посаду касира або якщо через віддаленість установи платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплату зарплати готівкою.

Аванс на службове відрядження видається з розрахунку витрат, необхідних для оплати проїзду до місця відрядження та назад, добових і наймання житла. Порядок оплати службових відряджень регулюється «Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон», затвердженою МФУ 13.08.1998 р. (з подальшими змінами), та постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999р. №663 (з подальшими змінами).

Термін відрядження встановлює керівник установи, однак він не може перевищувати 30 календарних днів у межах України та 60 днів — за кордон. Фактичний час перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про відрядження щодо дати вибуття та прибуття до місця постійної роботи. Датою повернення вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За час відрядження виплачуються добові в розмірі 18 грн. за кожен день перебування, включно з днем від'їзду та днем приїзду (незалежно від години від'їзду чи приїзду). Дати від'їзду та приїзду, за можливості, звіряються з відмітками на проїзних документах.

За наявності підтверджувальних документів відрядженій особі відшкодовується вартість проживання (готель, гуртожиток тощо) у розмірі фактично сплаченої суми з урахуванням додаткових побутових послуг, включених до квитанції (користування холодильником, телевізором, телефоном у межах місця відрядження), але не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання. Витрати на бронювання місця в готелі відшкодовуються в розмірі не більше 50% вартості проживання за добу згідно з підтверджувальними документами.

3. Облік витрат на науково-дослідні роботи

Наукові інститути НАН України, галузевих академій, а також наукові підрозділи державних вищих навчальних закладів, окрім бюджетної наукової тематики, можуть виконувати науково-дослідні роботи (НДР) за договорами із замовниками. За це вони отримують плату (доходи), яка планується та обліковується у складі коштів спеціального фонду. Підставою для виконання таких робіт є договір між науковою установою та замовником. У договорі зазначаються обсяг наукової роботи та етапи її виконання, порядок здавання виконаної роботи, вартість робіт, порядок розрахунків та інші умови, що регулюють відносини сторін. До договору додаються: технічне завдання, протокол узгодження договірної вартості, календарний план виконання, кошторисні розрахунки, штатний розклад виконавців тощо.

Облік витрат на виконання договірних НДР ведеться позамовним методом. Кожному договору присвоюється порядковий номер замовлення, і відкривається окрема картка аналітичного обліку витрат. Витрати обліковуються за статтями відповідно до кошторису. Основними статтями витрат на НДР є: оплата праці; відрахування на соціальні заходи; вартість витрачених матеріалів, спеціального обладнання та устаткування; витрати на службові відрядження; оплата робіт співвиконавців; інші прямі та накладні витрати.

До витрат на оплату праці включаються витрати на основну та додаткову заробітну плату наукових працівників (штатних і сумісників), а також науково-технічного та науково-допоміжного персоналу, зайнятого виконанням робіт за конкретним договором. Нарахування зарплати та її віднесення на конкретні замовлення здійснюється на підставі табеля відпрацьованого часу, підписаного науковим керівником підрозділу-виконавця.

Спеціальне обладнання та устаткування для виконання НДР може виготовлятися безпосередньо в установі або купуватися у спеціалізованих постачальників за рахунок коштів замовника. Його вартість має бути передбачена в кошторисі витрат на виконання НДР. Якщо за умовами договору або письмовою згодою замовника спеціальне устаткування після завершення теми залишається у виконавця, воно оцінюється за ціною можливого використання (справедливою вартістю) та оприбутковується у складі основних засобів, матеріалів або МШП. При цьому вартість оприбуткованих зворотних цінностей не зменшує витрати на виконання НДР, а самі цінності прибуткуються як безоплатно одержані.

Окремою статтею витрат є оплата науково-дослідних, дослідно-конструкторських, експериментальних, лабораторно-аналітичних та інших робіт, виконаних сторонніми (спеціалізованими) підприємствами та організаціями, якщо такі роботи наукова установа не може виконати власними силами або вважає це недоцільним. З виконавцями таких робіт укладається окремий договір. До статті «Накладні витрати» відносяться витрати, які на момент здійснення неможливо економічно доцільним методом віднести безпосередньо на собівартість конкретної теми. Це витрати, пов'язані з управлінням, обслуговуванням та організацією НДР установи в цілому. Такі витрати накопичуються на субрахунку 826 «Витрати до розподілу» та періодично (зазвичай щомісячно) розподіляються і списуються на собівартість окремих замовлень (тем) пропорційно витратам на оплату праці основних виконавців.

Для обліку витрат на виконання НДР за договорами та розрахунків із замовниками та співвиконавцями планом рахунків передбачено такі субрахунки:

• 351 «Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи»;
• 634 «Розрахунки із замовниками за науково-дослідні роботи, що підлягають оплаті»;
• 723 «Реалізація науково-дослідних робіт за договорами»;
• 823 «Витрати на науково-дослідні роботи за договорами».

Витрати, пов'язані з виконанням НДР за договорами, обліковуються за дебетом субрахунка 823 у кореспонденції з кредитом рахунків запасів, грошових коштів та зобов'язань. За кредитом субрахунка 823 відображається фактична собівартість виконаних і зданих замовнику НДР у кореспонденції з дебетом субрахунка 723. Витрати за незакінченими темами до їх повного завершення та здачі замовнику обліковуються у складі незавершеного виробництва, вартість якого оцінюється за фактичними витратами згідно з карткою аналітичного обліку витрат на замовлення (тему НДР).

Розрахунки із замовниками здійснюються, як правило, у безготівковій формі. Після підписання договору замовник перераховує науковій установі аванс у розмірі 25% вартості роботи на поточний рік. За рахунок цих коштів виконавець НДР здійснює поточні витрати та закуповує передбачене кошторисом спеціальне обладнання, устаткування та матеріали.

Здавання замовнику виконаних НДР проводиться в міру готовності окремих етапів (розділів), передбачених календарним планом, і оформлюється спеціальним актом, який є підставою для виставлення рахунка на оплату (за мінусом відповідної частки перерахованого авансу). Оплата замовником завершених НДР проводиться платіжним дорученням за договірною вартістю з вирахуванням раніше перерахованих авансів і проміжних платежів.

У бухгалтерському обліку операції з виконання науково-дослідних робіт бюджетними організаціями відображаються проведеннями, наведеними в табл. 3.1.

Список використаної літератури

1. Атамас П. Основи обліку в бюджетних організаціях: учбовий посібник / Петро Атамас; М-во освіти і науки України, Дніпропетровський ун-т економіки і права. — К.: Центр навчальної літератури, 2003. — 283 с.

2. Атамас П. Управлінський облік: Навчальний посібник / Петро Атамас; Дніпропетровський ун-т економіки та права. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 439 с.

3. Белов А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: монографія / Анатолий Белов. — М.: Финансы и статистика, 1999. — 174 с.

4. Голов С. Управлінський облік: Підручник / Сергій Голов. — 3-тє вид. — К.: Лібра, 2006. — 703 с.

5. Гуцайлюк Л. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: первинні документи та облікові реєстри: Навчальний посібник / Лідія Гуцайлюк, Валерія Сопко, Юрій Іванечко; М-во освіти і науки України, Ун-т економіки та права «Крок». — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 157 с.

6. Джога Р. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Підручник / Роман Джога, Світлана Свірко, Людмила Сінельник; Ред. Роман Джога; М-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2003. — 483 с.

7. Корецький М. Х. Управлінський облік: Навчальний посібник для студ. вищ. навч. закладів / М. Х. Корецький, Н. В. Дацій, Л. В. Пельтек; Мін-во освіти і науки України, Дніпропетровський держ. аграрний ун-т, Гуманітарний ун-т «Запорізький інститут державного та муніципального управління». — К.: Центр навчальної літератури, 2007. — 294 с.

8. Матвеева В. Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение: монографія / В. Матвеева. — 2-е изд., перераб. и доп. — Х.: Фактор, 2002. — 666 с.

9. Назарова К. Аналіз діяльності бюджетних установ: навчальний посібник / Каріна Назарова, Тетяна Кумченко; Ред. Г. О. Кравченко; Київський нац. торговельно-економічний ун-т. — К.: Б. в., 2006. — 208 с.

10. Облік у бюджетних установах: Навчальний посібник / Валентина Крива, Тетяна Корнієнко, Тетяна Сторожук; За ред. О. А. Заїнчковського, Т. М. Сторожук; Держ. податкова адміністрація України, Академія ДПС України. — К.: Ірпінь, 2002. — 535 с.