Менеджмент як система

Поняття системи, системного підходу й аналізу в менеджменті

Витоки уявлень про систему сягають античної філософії, де системами вважали впорядковану цілісність буття (Евклід, Платон, Арістотель, стоїки). Згодом системна методологія привертала увагу багатьох дослідників. Перший варіант загальної теорії систем запропонував О.О.Богданов у праці «Общая организационная наука», опублікованій у 20-х роках. Він вважав, що закономірності організації живої природи можна застосовувати для розуміння соціальних явищ. Сучасне трактування загальної теорії систем належить Л. фон Берталанфі (40-і роки), який визначав систему як комплекс взаємодіючих елементів.

Значний внесок у системні дослідження зробили кібернетики В.Ешбі, О.Ланге, М.Месарович, Р.Акоф, В.М.Глушков та інші.

Система (англ. System) — це внутрішньо впорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, що функціонують як єдине ціле для досягнення визначеної мети. Поведінка системи є результатом взаємодії її компонентів. У такому контексті система близька до поняття «організація», яке означає і процес організаційної діяльності, і її результат — упорядковану систему. Залежно від мети дослідження об'єкт можна розглядати як організацію, систему або її елемент.

Елементами системи виступають люди, предмети, явища, знання, методи тощо. Елемент — це відокремлена частина системи зі специфічними властивостями та призначенням.

Система має якісні параметри, що дозволяють кількісно описувати її елементи. Зв'язки системи об'єднують елементи в системному процесі. Вони бувають речовими (канали обміну речовинами), енергетичними (канали обміну механічною, тепловою, електричною енергією) та інформаційними (сигнали, відомості про стан об'єкта і середовища).

Зв'язки між елементами, системами і підсистемами класифікують за: спрямованістю (односторонні, взаємозалежні); ресурсами (трудові, матеріальні, фінансові); тривалістю (короткострокові, довгострокові, періодичні, епізодичні); циклічністю виконання функцій (планування, організація, координація); характером формування (лінійні, функціональні).

Виділяють зв'язки: першого порядку — функціонально необхідні; другого порядку — такі, що покращують діяльність системи; третього порядку — зайві або суперечливі.

Параметри системи: вхід, процесор, вихід, управління через зворотний зв'язок і обмеження. Вхід — це ресурси, елементи, над якими здійснюється процес (сировина, матеріали, енергія, інформація), фактори зовнішнього середовища, що впливають на систему, а також інструкції та нормативні документи.

Процесор перетворює вхід у вихід, переробляючи ресурси системи. Якщо цінність елементів зменшується, зростають втрати і знижується ефективність.

Вихід — це продукт або результат діяльності системи. Він має відповідати критеріям стабільності та надійності. Аналіз виходу дозволяє оцінити ступінь досягнення цілей.

Системи класифікують за різними ознаками. За складністю: прості (невелика кількість елементів, нерозгалужена структура), складні (розгалужена структура, багато елементів) і дуже складні. Виділяють абстрактні системи (продукт мислення: поняття, гіпотези, теорії) та матеріальні (неорганічної природи), які поділяють на замкнуті і відкриті, статичні і динамічні.

Природні системи функціонують без участі людини, штучні — створені людиною. Штучні поділяють на енергетичні (входи і виходи — матеріальні речі: підприємства, об'єднання, кооперативи) та інформаційні (описують організаційні, економічні, соціальні процеси). Інформаційні системи бувають інформаційно-пошуковими, фактографічними, документальними.

Системи поділяють на детерміновані та випадкові.

За внутрішньою побудовою — відкриті (взаємодіють із середовищем, використовують внутрішню і зовнішню інформацію) та закриті (використовують лише внутрішню інформацію, блок управління є частиною системи).

Згідно з теорією систем, існують ізоморфні системи (однаковий набір входів і виходів, однакова реакція на зовнішні дії) та гомоморфні (утворюються шляхом спрощення вихідної системи).

Для вивчення явищ і процесів широко застосовується системний підхід. На відміну від локального підходу, який вивчає автономні елементи, системний підхід (англ. System approach) розглядає об'єкт як систему, розкриває його цілісність, виявляє різноманітні типи зв'язків і зводить їх у єдину теоретичну картину.

Системний підхід вивчає найзагальніші форми організації, взаємодію частин системи, процеси, що пов'язують частини з цілями. Компонентами організаційних систем є індивідууми, формальні структури, неформальні фактори, групи, групові відносини, типи статусів і ролей. Зв'язок між компонентами здійснюється через складні взаємодії, що змінюють поведінку людей. Основні частини структури пов'язані формальними і неформальними зв'язками, використовують канали комунікації та процедури прийняття рішень. Це дозволяє долати центробіжні тенденції у досягненні цілей організації.

Принципи системного підходу: 1) цілісності (властивості системи не зводяться до суми властивостей елементів); 2) залежності кожного елемента від місця і функцій у цілому; 3) структурності (опис системи через її структуру); 4) взаємозалежності структури і середовища (система формує властивості у взаємодії із середовищем); 5) ієрархічності (поділ системи на підсистеми, які мають системні властивості).

Системний підхід передбачає три етапи дослідження:

1) аналіз принципів побудови і функціонування системи в цілому;

2) аналіз особливостей компонентів, їх взаємозалежностей і внутрішньої побудови;

3) встановлення подібностей і відмінностей з іншими системами.

Системний метод оперує поняттями: система, ієрархія, потік матеріалів, інформація, енергія. Він передбачає використання математики, логіки, інформатики, обчислювальної техніки.

Системний підхід реалізується через системний аналіз.

Системний аналіз (англ. System analysis) — це сукупність методологічних засобів і практичних прийомів для підготовки, обґрунтування і прийняття рішень зі складних політичних, соціально-економічних, технічних проблем. Предметом є складні ситуації, для яких необхідно визначати цілі і напрямки дій.

Науковий інструментарій системного аналізу:

1) неформальні методи: метод сценаріїв, метод експертних оцінок («Дельфі»), діагностичні методи;

2) графічні методи: метод «дерева цілей», матричні, сіткові методи;

3) кількісні методи: метод морфологічного аналізу, статистичні методи;

4) методи моделювання: кібернетичні моделі (оптимізаційні, імітаційні, ігрові).

Також використовуються спеціальні методи: декомпозиції систем, діагностики, аналізу чутливості рішень, агрегування змінних. Метод «чорного ящика» застосовується, коли зміст об'єкта невідомий, але відомі вхідні і вихідні значення та закономірність зв'язку. Керівник задає підлеглим вихідні результати (аутпут) і забезпечує вхід (інпут), не втручаючись у діяльність, окрім випадків відхилень.

Процедура системного аналізу: 1) ідентифікація предмета рішення як системи (вивчення внутрішньої побудови, зв'язків із середовищем, виявлення проблем і формування цілей); 2) макропідхід (вивчення предмета як елемента метасистеми, аналіз зв'язків із зовнішнім середовищем); 3) мікропідхід (розгляд предмета як самостійної системи для аналізу внутрішньої структури); 4) моделювання систем (створення аналога об'єкта, коли безпосереднє вивчення складне або затратне).

2. Особливості соціально-економічної системи

Сучасні підприємства, об'єднання, консорціуми, концерни, асоціації є складними динамічними соціально-економічними системами.

Фактори невизначеності в соціально-економічних системах поділяють на зовнішні та внутрішні. Зовнішні: нові економічні умови реалізації продукції, умови постачання і збуту, нові технічні рішення. Внутрішні: реконструкція підприємств, впровадження нових систем організації та оплати праці, демографічні зміни, порушення трудової дисципліни, конфлікти, збої в роботі техніки.

Соціально-економічна система характеризується технічними, технологічними, організаційними, економічними потенціалами. Потенціал системи — це можливість нарощувати ефективність. Потенційні можливості реалізуються через цілеспрямований управлінський вплив для оптимізації відповідності елементів і взаємозв'язку потенціалів.

Характерні ознаки соціально-економічної системи: периферійність (розміщення елементів у просторі), гнучкість, еластичність, надійність зв'язку, ефективність, можливість розвитку, імовірність для зовнішніх збурень.

Системи характеризуються чутливістю, стійкістю і швидкістю реакції.

Кожне підприємство складається з управляючої системи і системи, якою управляють.

Управляюча система (суб'єкт управління) — це сукупність органів управління, управлінських працівників з певною компетенцією і функціями, а також методів управління. Вона має кілька рівнів управління (бригадир — начальник цеху — директор) і може змінювати свій стан. Найістотніші змінні: функції, структура, інформація.

Управляюча система включає підсистеми: прогнозування, техніко-економічного планування, оперативного управління, обліку і звітності, матеріально-технічного постачання. Підсистеми — це частини системи, виділені за функціональними або організаційними ознаками, які можна розглядати як локальні системи. За роллю підсистеми поділяють на функціональні (планування, організація, оплата праці) та забезпечуючі (економічна інформація, технічна).

Система, якою управляють (об'єкт управління) — це сукупність ресурсів і організаційно-економічних умов відтворювальних процесів на підприємстві.

В економічному плані система, якою управляють, характеризується рухом грошової, виробничої і товарної форм виробничих засобів. Вона є єдністю технічної (сукупність засобів праці) і технологічної (сукупність економічних зв'язків) підсистем.

3. Регулювання і самоуправління в менеджменті

У широкому розумінні регулювання — це різновид автоматичного управління, автоматичне підтримання сталості основних характеристик об'єкта.

Регулювання виникає через зміни, що вносяться в організацію виробництва під впливом збурювальних факторів: змінюється матеріальна, фінансова, трудова забезпеченість, кон'юнктура ринку, погодні умови.

Регулювання — це внесення корективів у діяльність об'єкта, включення програми управління, що забезпечує протидію відхиленням від гомеостатичного стану. Регулювання забезпечує стабілізацію об'єкта, підтримання розвитку в певних межах, створення умов для саморегулювання через встановлення економічних, організаційних, правових нормативів.

Самоуправління — це автономне функціонування організаційної системи, що має право приймати рішення щодо внутрішніх проблем, де зливаються дорадчі, виконавські і виконавчі функції.

Принципи самоуправління:

— поєднання представницької і прямої демократії;

— поєднання державних і громадських начал;

— поєднання централізованого управління і самостійності, автономії, самодіяльності колективів.

Головна ланка самоуправління — Ради, народний контроль, залучення трудящих до прийняття рішень, розширення колегіальності.

Досвід європейських країн показує: умова ефективного самоуправління — співпраця органів самоуправління з адміністрацією, прагнення бути партнерами у вирішенні соціальних та економічних проблем. Самоуправління має бути організоване так, щоб не затягувались строки прийняття рішень, своєчасно усувались конфлікти. Реальне самоуправління потребує високого професіоналізму, суспільної свідомості і організаційної культури.

4. Ієрархія, організаційна культура і ринок в менеджменті

Ієрархія (англ. Hierarchy) — це розташування частин або елементів цілого у порядку від вищого до нижчого.

Ієрархія характеризується рівнями, кількість яких зростає зі збільшенням системи. В управлінні виділяють управління об'єднанням, підприємством, цехом. Система управління кожного рівня є об'єктом для вищого рівня і суб'єктом для нижчого.

Ієрархія управління передбачає автономію кожного рівня при прийнятті рішень щодо стратегії, засобів і методів реалізації цілей, встановлених вищим рівнем.

При прямій підлеглості вплив поширюється лише на найближчий нижчий рівень. Це субординація — службова підлеглість молодшого старшому, виконання правил дисципліни. При непрямій підлеглості вплив поширюється на функціональні підсистеми кількох нижчих рівнів.

У менеджменті зростає роль ринку (англ. Trade), оскільки перехід до ринкової економіки в Україні є ключовим питанням реформ.

Ринок (товарний, інвестиційний, валютний, цінних паперів, робочої сили) — це сукупність соціально-економічних відносин у сфері обміну, взаємодія продавців і покупців як бізнесова діяльність.

Ринок — це механізм, що через ціни регулює і координує дії продавців і покупців, використовуючи їх прагнення до вигоди. Ринок виконує розподільчу функцію, встановлює пропорції у суспільному відтворенні, забезпечує гармонізацію складових, стимулює раціоналізацію діяльності, ефективні зміни і нововведення.

Шість принципів ринкової економіки: 1) свобода діяльності (економічної, господарської, підприємницької); 2) домінування споживача; 3) відкритість економіки; 4) договірні, контрактні відносини (партнерство замість підлеглості); 5) вільна ринкова освіта; 6) державне регулювання ринку (податкове, фінансово-кредитне, трудове законодавство; цінові обмеження; антимонопольні заходи; державні програми).

Суть ринку — власність, стимули, ризик, відповідальність, свобода, чіткі правила гри. Ринкова економіка — це економічна система, що регулюється, контролюється і координується через ринок. Її основу становлять вільні економічні відносини між незалежними підприємцями, виробниками і споживачами, що ґрунтуються на прагненні до вигоди та мінімальному втручанні держави.

У розвитку ринкових відносин важливі ендогенні фактори: надійна національна валюта, освоєння нових технологій на основі НТП, подолання монополізму і порушень нормального ритму роботи базових галузей.

Менеджмент за умов ринкової економіки враховує закон попиту і пропозиції (англ. needs and demand). Згідно з цим законом, рівновага між кількістю товару, яку хочуть придбати покупці, і тією, яку хочуть продати виробники, коригується змінами цін.

Попит — це реакція покупців на зміни цін. При зниженні цін попит зростає, при підвищенні — падає.

Пропозиція — це реакція виробників на зміну ціни. При зростанні цін виробники збільшують випуск, при зниженні — скорочують. Зміни попиту і пропозиції коригують тимчасову нестачу або надвиробництво товарів.

Незважаючи на логічність закону попиту і пропозиції, у циклі ділової активності спостерігаються періоди піднесення і рецесії (спаду), коли скорочується випуск продукції і зростає безробіття.

Умовою ефективної життєдіяльності організації стає культура, що відображає рівень розвитку суспільства, творчих сил і здібностей людини у формах організації життя, діяльності, матеріальних і духовних цінностях. Культура класифікується за різними ознаками.

Стосовно підприємницької діяльності виділяють культуру управління, економічну, інформаційну, правову, технічну, культуру виробництва, праці, побуту. У підручнику ці види об'єднані в поняття «організаційна культура», або «культура організації» (англ. organisation culture), яка характеризується відношенням персоналу і вищого керівництва до основних цінностей організації (спосіб життя, мислення, діяльність трудового колективу).

Організаційна культура включає систему відношень до ризику в бізнесі, культивування підприємницького духу, прагнення до високих стандартів, орієнтацію на незалежність дій, високу якість продукції і максимальне задоволення попиту. Самостійне значення мають ставлення до роботи, успіхів і невдач, формування цінностей і морального духу.

Організаційна культура сприймається як важливий елемент ділового життя, частина системи ефективного управління. Вона є фактором формування механізму прийняття рішень, основою раціональної діяльності, що забезпечує єдність дій співробітників, контроль і стимулювання.

На формування організаційної культури впливають зовнішні та внутрішні фактори: національні та етнічні відмінності; звичаї, традиції, церемонії, ритуали; характер і зміст праці, кваліфікація, ціннісні установки, трудова мораль; система стимулів, пільг і санкцій.

Джерело культури — вплив ділового оточення. Важливий внесок роблять громадська думка, засновники, лідери і персонал своєю поведінкою; загальні уявлення і навички формуються фактичним досвідом вирішення проблем.

Враховуючи багатоаспектність проблеми, кожне підприємство має розробляти довгострокову стратегію формування і розвитку організаційної культури відповідно до змін у зовнішньому середовищі і внутрішній ситуації.