Менеджмент: контроль, функції, інформація

1. Контроль, облік та аналіз в процесі управління

Для функціонування будь-якого підприємства інформація виступає невід'ємним ресурсом системи управління. Жодна з управлінських функцій не може бути реалізована без забезпечення доступу до необхідних даних для осіб, що їх виконують. Менеджери, які пройшли відповідну підготовку, навчилися цінувати інформацію та розуміють, які висновки можна зробити на її основі. Важко уявити дослідження історичного минулого без відомостей, зібраних і зафіксованих у документах попередниками, які усвідомлювали цінність інформації.

Інформація, потрібна для управління підприємством, є значною за обсягом, має численні джерела і часто є важкодоступною.

Функція обліку забезпечує організований збір, реєстрацію, класифікацію та надання споживачам необхідної інформації.

Облікова інформація та функція обліку широко застосовуються в системі управління підприємством. Користувачів інформації, які впливають на управління, можна поділити на три групи:

1) особи, що безпосередньо здійснюють управління підприємством;

2) особи, які перебувають поза підприємством і мають прямі фінансові інтереси в ньому;

3) особи, групи або агенції, що виявляють непрямий фінансовий інтерес до підприємства.

Потреби цих користувачів визначають основні масиви облікової інформації, методи та форми її ведення. Розглянемо їх детальніше.

Головними споживачами облікової інформації виступають керівництво та менеджери підприємства. Вона потрібна їм для планування, контролю, аналізу та регулювання діяльності. Основними підсистемами, що використовують облікову інформацію, є: 1) фінансова, 2) виробнича (оперативна), 3) ринкова, 4) кадрова, 5) система керівництва за виконанням проектів, 6) допоміжні системи. До користувачів з прямим фінансовим інтересом належать фактичні та потенційні інвестори і кредитори. Вони використовують фінансову інформацію з офіційної фінансової звітності підприємства для прийняття рішень про інвестування або кредитування. Отже, фінансова облікова інформація, окрім внутрішнього використання керівництвом, надається зовнішнім інвесторам і кредиторам.

Користувачі з непрямим фінансовим інтересом включають податкові органи, централізовані планові органи, органи державного регулювання, профспілки, громадські організації. Кожен з них використовує фінансову інформацію для власних потреб. Наприклад, податкова інспекція контролює правильність сплати податків, а планові органи узагальнюють дані підприємств для визначення національного доходу, ВВП тощо.

Слід зазначити, що ця група користувачів не лише споживає облікову інформацію, але й сама є джерелом інформації, яку підприємство має враховувати [4, c. 520-521].

Інформацію щодо підприємства поділяють на зовнішню та внутрішню. Зовнішня інформація використовується для оцінки впливу зовнішніх факторів, а також у формі звітів надається зовнішнім споживачам. Виокремлюють вхідну (фактор зовнішнього середовища) та вихідну (дані про діяльність підприємства) зовнішню інформацію.

Вхідна інформація відображає стан і зміни в зовнішньому оточенні підприємства: дані про постачальників, трудові ресурси, технологічний розвиток, конкурентів, споживачів, економічні та політичні явища. Вона важкодоступна, її збір складний і дорогий. Однак без неї підприємство не зможе прогнозувати діяльність і приймати обґрунтовані рішення. Канали надходження зовнішньої інформації різноманітні: офіційні статистичні збірники, маркетингові дослідження, спеціальні опитування, неформальні джерела, преса, телебачення тощо.

Вихідна зовнішня інформація містить відомості про результати роботи підприємства у формі встановлених фінансових звітів з даними про прибутковість і ліквідність. Ці відомості необхідні користувачам з прямими (інвестори, кредитори) та непрямими (податкові органи, органи державного регулювання та планування, громадські організації) фінансовими інтересами. Інформація у фінансових звітах охоплює фактичні дані, підсумовані для споживача, і відображає вже завершені операції.

Внутрішня інформація — це всі види облікових даних, що вимірюються, обробляються і передаються для внутрішнього використання керівництвом. Її характер, обсяг і ступінь деталізації різні. Вона відображає господарські процеси на підприємстві: заготівлю, придбання і витрачання матеріальних ресурсів, використання паливно-енергетичних ресурсів, нормований і відпрацьований час, виробіток робітників, витрати на виробництво, рух напівфабрикатів, обсяг випуску продукції, її відвантаження та реалізацію, розрахунки з постачальниками, покупцями, банками, фінансовими органами, засновниками тощо. Ця інформація належить до різних підсистем.

Таким чином, облік — це процес формування різної за призначенням фінансової, управлінської, статистичної й оперативної інформації.

Облік як загальна функція менеджменту — це процес, що складається з операцій спостереження, сприйняття, виміру та фіксації (реєстрації) фактів, подій, явищ природи або суспільного життя. Концептуальна схема функції обліку подана на рис. 1.

Облік можливий лише за наявності певних фактів [5, c. 267-269].

Контроль необхідний для впевненості в ефективності діяльності підприємства. Однак сама функція контролю є неоднозначним поняттям. Види діяльності, що включаються до контролю за функціональною ознакою, настільки широкі, що для їх розуміння в процесі управління слід розглянути їх на широкому фоні певних понять і впливів, перш ніж обговорювати основні принципи та цілі.

Нагальною потребою для менеджерів є вміння об'єктивно оцінювати факти.

Функція контролю служить для оцінки рівня результативності зафіксованих фактів. Без оцінки отриманого результату організація не може визначити, наскільки добре вона функціонує і чи забезпечує досягнення поставлених цілей. Система управління час від часу повинна порівнювати відомості про фактичний стан організації з тим станом, де вона має знаходитись відповідно до розроблених планів.

Із загального визначення управління випливає, що воно існує як процес тільки тоді, коли є факт досягнення цілі. Отже, контролювання — це процес людської діяльності, спрямований на встановлення корисності факту, що здійснився, його направленості на досягнення цілі або визначення ступеня відхилення від плану, допущеного особою, групою осіб або організацією в цілому. У цьому сенсі функція контролю — це здатність організації вчасно сприймати факт досягнення результату або встановлювати помилки, що шкодять досягненню цілей.

Отже, функція контролю спрямована на встановлення помилок і обмеження їхнього нагромадження в діяльності менеджменту організації.

Фахівці менеджменту погодяться, що поняття "контроль" має три різні значення: 1) контроль як одна із загальних функцій управління; 2) контроль як діяльність або процес виконання управлінської роботи; 3) контроль як спосіб дотримання людьми або організаціями встановлених стандартів (обмежень і критеріїв).

Виходячи з цих передумов, дамо наступне визначення поняттю "контроль".

Контроль — це процес у менеджменті, за допомогою якого особа або організація встановлює відхилення фактичних результатів від тих, що інша особа, група або організація в цілому повинна мати для досягнення поставлених цілей [7, c. 186-188].

Аналітико-синтетична діяльність людини є необхідною умовою її розумового життя. Однак аналіз роботи підприємства виник лише зі становленням функції обліку, особливо бухгалтерського. Облік фіксує факт досягнення результату, виникнення ситуації, стан процесу. Аналіз повинен оцінити отриманий результат, установити закономірності розвитку процесів і явищ, їх залежність від різних чинників впливу.

Аналіз є частиною роботи менеджерів у процесі прийняття управлінських рішень, планування, організації, контролю і стимулювання. Він покликаний підвищити вірогідність облікової інформації, об'єктивно, раціонально і реально уявити протікання процесів і отримані результати.

Оскільки підприємство працює в мінливому зовнішньому середовищі, політичний і комерційний ризик для нього — категорія об'єктивна. Передбачити загрози з боку зовнішнього середовища і долати труднощі з найменшим ризиком можна лише на основі об'єктивного аналізу.

Види діяльності, що належать за функціональною ознакою до аналізу, настільки широкі, що для їх розуміння слід розглянути їх на основі наявних понять і визначень.

Історично функція аналізу сформувалася на основі політичної економіки як економічний аналіз. Економічний аналіз спрямований на господарські процеси підприємства, їхні кінцеві результати, зумовлені об'єктивними і суб'єктивними чинниками, що знаходять відображення в системі економічної інформації.

Звідси випливає, що предметом діяльності економічного аналізу є:

а) господарські процеси і їхні кінцеві результати, зумовлені об'єктивними зовнішніми чинниками;

б) господарські процеси і кінцеві результати, зумовлені суб'єктивними (внутрішніми) чинниками;

в) господарські процеси і їхні результати, зумовлені об'єктивними і суб'єктивними чинниками, що знаходять відповідне відображення в системі економічної інформації.

Вищезгадані об'єкти економічного аналізу визначають широку сферу призначень аналітичної роботи в процесі управління. До найважливіших з них можна віднести:

• відображення потреб підприємства й умов (обмежень і можливостей), створюваних зовнішнім середовищем;
• формування вихідних даних про стан зовнішніх чинників і внутрішній потенціал;
• оцінку реального виконання планових завдань і дотримання стандартів (нормативів);
• оцінку ефективності використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів (окремо й у сукупності);
• виявлення й оцінку використання внутрішніх резервів (на всіх стадіях виробничого процесу);
• установлення величини відхилень контрольованих параметрів у виробничо-господарських процесах підприємства;
• усвідомлення і встановлення симптомів ускладнень або наявних можливостей, зіставлення альтернативних варіантів і їхня оцінка в процесі прийняття рішень.

Ці напрями аналізу взаємозалежні. Наприклад, розробка плану (стратегічного, тактичного або оперативного) є процесом підготовки й ухвалення рішення щодо відповідного плану [7, c. 144-146].

У зв'язку із поділом бухгалтерського обліку на управлінський і фінансовий виокремилася сфера функції аналізу — управлінський аналіз і фінансовий аналіз.

Управлінський аналіз базується на даних управлінського обліку. Предметом його діяльності є виробничі витрати, пов'язані з придбанням ресурсів, виробництвом і реалізацією в необхідних для підприємства параметрах. Результати аналізу використовуються в оперативному, тактичному і стратегічному плануванні.

Управлінський аналіз охоплює різні аспекти внутрішньогосподарської діяльності підприємства і має різне призначення (рис. 2).

Фінансовий аналіз забезпечує аналітичною інформацією як керівництво підприємства (внутрішньогосподарський фінансовий аналіз), так і зовнішніх суб'єктів, заінтересованих у діяльності підприємства (кредитори, постачальники, покупці, податкові органи, акціонери), а також тих, хто має відносини з підприємством (аудитори, консультанти, профспілки тощо).

Предметом фінансового аналізу є процеси і результати фінансової діяльності підприємства. Призначення фінансового аналізу різнопланове (рис. 2) і залежить від внутрішніх і зовнішніх потреб різних суб'єктів господарювання.

Специфічним видом економічного аналізу є функціонально-вартісний аналіз (ФВА). ФВА — особливий метод системного аналізу функцій виробу, виробничого процесу, управлінського процесу, оргструктури управління, спрямований на мінімізацію витрат у різних сферах і підвищення ефективності використання ресурсів. ФВА заснований на системному дослідженні споживчих властивостей предмета (об'єкта) аналізу і пов'язаних з ним фактичних витрат.

Вихідною інформацією для аналізу є витрати на виконання корисних функцій предметом і набір характеристик (технічних, економічних, організаційних, соціальних), що визначають його призначення і корисність [1, c. 316-318].

Предметом (об'єктом) ФВА є система, що має певну конкретну функціональну структуру. До таких об'єктів відносять:

• виріб;
• конструкторську і технологічну підготовку виробництва;
• запровадження механізації й автоматизації;
• управління якістю;
• використання основних фондів, матеріальних і трудових ресурсів;
• організацію праці і виробництва;
• постачання і збут;
• організацію управління;
• фінансово-господарську діяльність тощо.

ФВА базується на властивій тільки йому основі і власних принципах, що надає право розглядати його як окремий вид аналізу.

На основі розглянутого матеріалу можна зробити висновок: економічний, фінансовий й управлінський аналіз, між якими важко провести чітке розмежування, є різновидами аналітичної діяльності менеджерів. Взаємопроникнення цих різновидів аналізу обумовлене використанням загальних показників, формованих бухгалтерським (фінансовим і управлінським), статистичним і оперативним обліком, а також інформацією, що не потребує спеціального обліку, але використовується в процесі управління.

Для розкриття функції аналізу як виду управлінської діяльності необхідно розглянути її на основі інших класифікаційних ознак.

У теорії і практиці менеджменту за такими ознаками прийнято виділяти наступні види аналізу. За змістом стадій (періодів) процесу аналізу:

1. Оперативний аналіз.

2. Поточний (ретроспективний) аналіз.

3. Перспективний (прогнозний, попередній) аналіз.

Оперативний аналіз використовується для організації вирішення комплексних задач управління (організації роботи групи), а також процесу прийняття і виконання управлінських рішень. Значна частина оперативної аналітичної інформації використовується у функції організовування.

Поточний (ретроспективний) аналіз охоплює інформацію, що відображає підсумки діяльності аналізованих об'єктів за той чи інший період. Основне його призначення — аналіз стану або результату контрольованих об'єктів або параметрів. Аналітична інформація використовується для здійснення ефективного контролю.

Перспективний аналіз спрямований на оцінку майбутнього поводження чинників зовнішнього середовища й оцінку відповідності внутрішнього потенціалу вимогам зовнішнього середовища. Він є джерелом інформації для стратегічного планування. У стратегічному менеджменті використовується великий набір методів аналізу стратегічних чинників.

Для визначення своїх стратегічних позицій підприємству важливо вивчати стан зовнішнього оточення і рівень його нестабільності. Такий аналіз проводиться за допомогою методу, що одержав назву "шкали І. Ансоффа".

За характером об'єктів управління аналіз спрямований на:

• діяльність структурних підрозділів підприємства — цехів, відділів, ділянок, робочих місць;
• стадії процесу розширеного відтворення — виробництва, обміну, розподілу і споживання;
• складові елементи виробництва (трудові і матеріальні ресурси) й окремі складові частини виробничих відносин (наприклад, трудові, фінансові).

Із переліку об'єктів видно, що аналітична інформація про стан цих об'єктів використовується для планування, організовування і контролю.

За часом проведення виділяють наступні види аналізу:

• періодичний річний;
• квартальний;
• місячний;
• декадний;
• щоденний;
• змінний;
• разовий;
• неперіодичний.

Функції аналізу властиві всі планово-облікові періоди, характерні для процесів управління.

За призначенням і повнотою аналізованих об'єктів чи параметрів може бути:

• повний аналіз усієї господарської діяльності, тобто економічний, управлінський і фінансовий;
• локальний аналіз діяльності окремих об'єктів. Він проводиться в межах економічного аналізу для забезпечення інформацією функцій організації і контролю;
• тематичний аналіз окремих параметрів контрольованих об'єктів.

Зрозуміло, ми розглянули можливий зріз аналітичної діяльності, а не окремі види аналізу. Зріз показує лише певну сторону складної діяльності менеджерів щодо аналізу ситуацій, які виникають на підприємстві. На практиці окремі види аналізу (крім ФВА) у чистому вигляді зустрічаються рідко. Однак знання ознак, що характеризують різноплановість функції аналізу, необхідне для його організації і використання відповідних методів.

Для подальшого розгляду (визначення цілі і принципів) функції аналізу ми будемо дотримуватись класифікації за змістом стадій процесу управління, тобто розподілом аналізу на перспективний, оперативний і поточний. Саме такий розподіл дозволяє нам розглянути аналіз відносно рівнів управління, процесу прийняття рішень і взаємозв'язку з іншими функціями управління [6, c. 176-179].

2. Інформація та комунікації в управлінні

Отримання великих обсягів інформації виливається для спеціалістів з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь проблеми інформацію, необхідно "перебирати" велику кількість даних. Дані — це "сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, щоб витягти "крупинки потрібного", "сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація — це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Про значення даної проблеми говорить той факт, що в багатьох організаціях впроваджується посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних і впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, спеціалісти з інформації стають перед проблемою вибору одного з безмежної кількості варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережного та телекомунікаційного обладнання. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів, дуже великий. Прийняття рішень, які пов'язані із застосуванням нових технологічних засобів та управління їх ресурсами, часто покладається, передусім, на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому потрібно інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів і комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місці та в потрібний час.

Розробка організаціями стратегічних планів, забезпечення підтримки діяльності співробітників, ідентифікація проблем, що виникають, та взаємодія з іншими організаціями багато в чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма (рисунок 3).

У загальному розумінні інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Стрижнем науково обґрунтованого управління є своєчасна і повна інформація про ситуацію, в якій приймається рішення, про шляхи його реалізації, про цілі управління і можливі наслідки [9, c. 234-236].

В умовах сучасного складного комплексного виробництва, високих темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації — галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці.

Слід сказати, що на інформаційну роботу витрачається близько третини часу вченого. Більша частина цього часу йде на знаходження необхідних відомостей. Якщо взяти до уваги, що на невиробничі витрати припадає 50 % всього часу, то можливі втрати тільки внаслідок погано поставленої інформації будуть складати багато мільйонів гривень щорічно.

Істотним каналом втрат, який слід перекрити, залишається нераціональне комплектування інформаційних фондів, надлишок інформації. Підраховано, що не менше половини цих фондів взагалі не використовується.

Нині найвужчим місцем, яке стримує прогрес, є не відсутність наукових досягнень, а незадовільна їх реалізація. До впровадження доходить не більш як 30-50 % розробок. Решта або зовсім не використовуються, або впроваджуються дуже повільно. Однією з причин цього є затримка інформації. Покращання інформаційного обслуговування прискорить реалізацію нових ідей. А це тільки в Україні дасть можливість зберегти десятки мільйонів гривень щорічно.

Інформація — це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять у системі й навколишньому її середовищі. Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об'єктом і зовнішнім середовищем.

Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом і об'єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.

Управління має справу з величезними масштабами інформації, розмір якої безперервно збільшується в міру росту обсягів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту обсягу виробництва.

Організаційно-практична діяльність керівника і управління також багато в чому носить інформаційний характер, бо враховує одержання інформації для прийняття рішень і передачу інформації про прийняті рішення.

Інколи роль інформації в процесі управління абсолютизують, а сам процес управління руху інформації представляють як процес її перетворення з вихідної в командну, результативну.

Процес управління не можна повністю зводити до перетворення інформації. Його зміст значно більший. Дія на людину — це не стільки акт передачі їй інформації, скільки складний соціально-психологічний процес взаємодії людей, який містить такі фактори, як обов'язок, воля, авторитет, мораль та ін.

Одна і та ж інформація по-різному діє на різних людей. І це через те, що не тільки інформація діє в процесі управління, а людина діє на людину, по-різному використовуючи при цьому інформацію як основу і засіб дії в залежності від того, хто або що є об'єктом дії.

Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других — її рух, на третіх — можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано під час розробки мети управління, тим об'єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління [4, c. 564-567].

В оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому — до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежать від форми її подачі.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно до речовини й енергії, інформацію можна зробити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання. В теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність.

Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом, або якщо в таких відомостях немає потреби — кібернетичним шумом. В економічній літературі використовують також поняття "мета-інформація", під якою розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об'єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні та соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть і форми зв'язку між управлінськими системами.

Інформацію у сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, перфокарт та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток — неформальні канали зв'язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію каналами зв'язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв'язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту обумовлено високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами [8, c. 461-463].

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення — візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання — цифрова, буквена і кодована;

3) за порядком виникнення — первинна і похідна;

4) за характером носіїв інформації — документована і недокументована;

5) за призначенням — директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху — вхідна і вихідна;

7) за стабільністю — умовно-перемінна, умовно-постійна;

8) за способом відображення — текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки — що піддається і що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, у свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація — це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За призначенням інформацію поділяють на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі — на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю — на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.); за характером носіїв — на документовану і недокументовану щодо процесу обробки — на оброблювану, необроблювану й аналітичну.

Крім того, інформація може поділятися на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову й алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню — виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображають у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному й оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними та економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

Масиви — це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень (з однаковими або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації — основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації — це постанови, рішення, вказівки вищих організацій; потоки регулюючої інформації — зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються; нормативну й аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому й управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну й оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображає детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки [3, c. 204-206].

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. В загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку — 76%.

Інформація має ряд характерних особливостей, таких як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім не потрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, тобто ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. (Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості та якості інформації та призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною — якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів.

1. Відбір інформації. Він може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, передбаченим, довільним або таким, який ґрунтується на певних критеріях.

2. Відібрана інформація кодується, тобто приймає ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, та відповідний спосіб її передачі: усний, письмовий, за допомогою різного роду природних сигналів або умовних знаків.

3. Передача інформації. Якщо вона дуже важлива, то не варто обмежуватися одним каналом, а за можливістю дублювати цей процес по декількох каналах.

4. Одержувач сприймає, розшифровує і обдумує інформацію. Відправник інформації завжди чекає, щоб одержувач якимось чином на неї відреагував і доніс до нього цю реакцію.

В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути усвідомленим, завчасно запланованим. Сигналами усвідомленого зворотного зв'язку в усній передачі інформації є уточнення, перефраза, вираз почуттів.

Стійкий зворотний зв'язок дозволяє суттєво підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат, різних перешкод, які перекручували б її зміст.

Після обміну інформацією необхідно пересвідчитися в тому, наскільки вона зрозуміла для партнера.

Перешкодами в обміні інформацією може бути:

• відсутність інтересу до неї;
• "технічні негаразди", до яких можна віднести, наприклад, різне розуміння символів, за допомогою яких інформація передається;
• чисто фізичні або психологічні моменти: втомленість, слабка пам'ять, імпульсивність, розсіяність, надлишкова емоційність.

Все це не дає можливості одному з учасників обміну інформацією в повному обсязі донести її до іншого, а другому — відповідним чином її сприйняти, що в кінцевому підсумку відображається на якості управлінських рішень [6, c. 211-213].

3. Функції менеджменту

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності (трудові процеси в сфері управління), які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління. Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій. Визначення переліку цих функцій — одне з найважливіших завдань теорії менеджменту.

Управління розглядається як процес, оскільки робота для досягнення мети за допомогою іншої — це не якась одноразова дія, а серія безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожна з яких сама по собі є процесом, дуже важливі для успіху організації. Їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процесом, тому що складається із серії взаємопов'язаних дій. Процес управління — це є загальна сума всіх функцій, а саме:

• планування;
• організація;
• мотивація;
• контроль.

Ці чотири первинні функції управління об'єднані зв'язуючими процесами комунікації і прийняття рішення [2, c. 12].

Функція планування

Вирішує те, якою повинна бути мета організації і що мають робити члени організації, щоб досягти її. За своєю суттю, функція планування відповідає на три основні питання:

1. Де ми знаходимось наданий час? Керівники повинні оцінити сильні і слабкі сторони організації в таких важливих галузях, як фінанси, маркетинг, виробництво, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Все це здійснюється з метою визначення, чого може реально досягти організація.

2. Куди ми хочемо прямувати? Оцінюючи можливості і загрози в навколишньому середовищі, такі як конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія, постачання, соціальні та культурні зміни керівництво визначає, що може перешкодити організації досягненню цих цілей.

3. Як ми збираємось це зробити? Керівники повинні вирішити як в загальних рисах, так і конкретно, що повинні робити члени організації, щоб досягти виконання цілей організації.

За допомогою планування керівництво намагається встановити основні напрями зусиль і прийняти рішення, які забезпечують єдність цілей для всіх членів організації. Іншими словами, планування — це один із засобів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зусиль всіх членів організації для досягнення її загальної мети.

Планування в організації не є окремим одноразовим явищем через дві суттєві причини.

1. Хоч деякі організації припиняють своє існування після досягнення мети, заради якої вони створювалися, багато з них намагаються продовжити своє існування якомога довше.

2. Друга причина, за якою планування повинно здійснюватись безперервно, — це постійна невизначеність майбутнього. В силу змін у навколишньому середовищі або помилок у судженнях явища можуть розвиватися не так, як це передбачало керівництво при розробці планів.

Тому плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувались з реальністю [3, c. 45-46].

Організація

Організовувати — значить створювати певну структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і досягати таким чином своєї мети. Одним із цих елементів є робота, конкретні завдання організації, такі як спорудження житлових будинків або забезпечення страхування життя. Промислова революція почалася з усвідомлення того, що організація роботи певним чином дозволяє групі працівників досягти значно більшого, ніж вони могли б без певної організації. Організація роботи була в центрі уваги руху за наукове управління.

Оскільки в організації роботу виконують люди, другим важливим аспектом функції організації є визначення, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання із великої кількості тих, що існують в рамках організації, в т. ч. управління. Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Ці суб'єкти делегування беруть на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов'язків. Поступаючи таким чином, вони вважають себе підлеглими щодо керівника.

Мотивація

Керівник завжди повинен пам'ятати, що навіть чітко розроблені плани і найдосконаліша структура організації позбавлені сенсу, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. І завдання функції мотивації полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу згідно з делегованими їм обов'язками і узгоджуючи з планом.

Керівники завжди здійснювали функцію мотивації своїх працівників, усвідомлювали вони самі це чи ні.

У давні часи для цього служили батіг та погрози, для небагаточисельних обраних — нагороди. З кінця XVIII до XX століття була поширена думка, що люди завжди будуть працювати краще, якщо у них є можливість заробити більше.

Вважалося, таким чином, що мотивування — це просте питання, яке зводиться до пропозиції надання відповідних грошових винагород в обмін на зусилля. На цьому ґрунтується підхід до мотивації школи наукового управління.

Керівники дійшли висновку, що мотивація, тобто створення внутрішніх мотивів до дії, є результатом складної сукупності потреб, які постійно змінюються. Нині ми розуміємо, що для того, щоб заохочувати своїх працівників якнайкраще, керівнику слід визначити, які ж справді їхні потреби, і забезпечити засоби, за допомогою яких працівники зможуть задовольняти ці потреби через сумлінну роботу.

Контроль

Майже все, що робить керівник, спрямоване на майбутнє. Керівник планує щось мати до певного часу. За цей період може статися багато змін. Робітники можуть відмовитися виконувати свої обов'язки згідно з планом. На ринку може з'явитися новий сильний конкурент, який ускладнить реалізацію мети підприємства.

Контроль — це процес забезпечення досягнення мети. Існують три аспекти управлінського контролю.

Встановлення стандартів — це точне визначення мети, яка повинна бути досягнута у визначений час. Воно ґрунтується на планах, розроблених у процесі планування.

Другий аспект — це вимірювання того, що було насправді досягнуто за певний період, і порівняння досягнутого з очікуваними результатами. Якщо ці обидві фази виконані правильно, то керівництво організації не тільки знає про те, що в організації існує проблема, йому відоме й джерело цієї проблеми. Це знання необхідне для успішного здійснення третьої фази — стадії, на якій виконуються дії, якщо це необхідно, для коригування серйозних відхилень від початкового плану. Одна з можливих дій — перегляд цілей для того, щоб вони стали більш реальними та відповідали ситуації [9, c. 69-73].

Список використаної літератури

1. Єрмошенко М. Менеджмент : Навчальний посібник/ Микола Єрмошенко, Сергій Єрохін, Олег Стороженко,; Національна академія управління. -К.: Національна академія управління, 2006. -655 с.

2. Любимова Н. Менеджмент - путь к успеху/ Наталия Любимова. -М.: Агропромиздат, 2002. -59 с.

3. Менеджмент: теоретичні основи і практикум : Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти/ Олег Гірняк, Петро Лазановський,. -К.: Магнолія плюс; Львів: Новий Світ-2000, 2003. -334 с.

4. Осовська Г. Менеджмент організацій : Навчальний посібник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. -К.: Кондор, 2005. -853 с.

5. Пушкар Р. Менеджмент: теорія та практика : Підручник/ Роман Пушкар, Наталія Тарнавська,; М-во освіти і науки України, Терноп. акад. нар. госп.. -Тернопіль: Карт-бланш, 2003. -486 с.

6. Рудінська О. Менеджмент : Посібник/ Олена Рудінська, Світлана Яроміч, Ірина Молоткова, ; М-во освіти і науки України, Одеський нац. ун-т ім. І.І.Мечникова. Економіко-правовий фак-т, Регіональний ін-т держ. управління. -К.: Ельга Ніка-Центр, 2002. -334 с.

7. Стадник В. Менеджмент : Посібник/ Валентина Стадник, Микола Йохна. -К.: Академія, 2003. -463 с.

8. Хміль Ф. Менеджмент : Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. -К.: Академвидав, 2003. -607 с.

9. Шегда А. Менеджмент : Учебник/ Анатолий Шегда,. -3-е изд., испр. и доп.. -К.: Знання, 2006. -645 с.

10. Яковенко В. Менеджмент і маркетинг : Навчальний посібник/ Валерій Яковенко,; Європ. ун-т. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2006. -143 с.