Контрольна з контролінгу

1. Місце і роль контролінгу в управлінні підприємством

Контролінг є комплексною дисципліною, що формується на перетині маркетингу, менеджменту, планування, обліку, аналізу та контролю. Його поява зумовлена переглядом ролі управління в сучасних бізнес-умовах. Раніше управлінська діяльність зводилася переважно до вирішення поточних операційних завдань, однак через загострення конкуренції та нестабільність зовнішнього і внутрішнього середовища, в яких працюють підприємства, управління тепер асоціюється з успішністю компанії та забезпеченням її довгострокового існування.

Управління можна охарактеризувати як діяльність спеціально сформованого апарату, спрямовану на розв'язання тактичних і стратегічних завдань, що ґрунтується на інформаційному процесі, адекватному складності підприємства. Основне завдання управління полягає у визначенні курсу подальшого розвитку компанії.

Контролінг має на меті збір даних, їх обробку та перетворення на інформацію, необхідну для управління та ухвалення рішень. Така інформація є нестандартною, вона призначена для виявлення тенденцій і закономірностей у діяльності підприємства та сприяє розробці заходів, що забезпечують його життєздатність.

Контролінг виступає інформаційною системою, що орієнтована на майбутнє та сприяє тривалому існуванню підприємства. Ті, хто тримається за застарілі підходи, залишаються з їхніми наслідками, тоді як завдання компетентних менеджерів — вчасно адаптуватися до нових умов. Втім, практика показує, що більшість керівників не усвідомлюють потреби в адаптації до нових реалій і не відчувають прискорення темпу змін. Якщо проблема пристосування зводиться до темпу технічних змін, то єдиною альтернативою є звернення до науки для її вирішення.

Сьогодні виникає потреба в тотальній переоцінці методів управління, що пов'язано з переходом України до епохи комп'ютеризації. Керівникам усіх рівнів потрібна інформація, а не просто окремі факти. Факти стають інформацією лише тоді, коли на їх основі ухвалюються рішення та відбуваються зміни в господарській системі. Керівник не повинен створювати систему обробки даних; йому слід формувати систему управління на комп'ютерній основі. Система контролінгу дає змогу створити таку систему та вирішити завдання вдосконалення управління підприємством, але лише за умови розвитку економіки України в напрямі більшої свободи підприємництва, заміни чинної державно-соціалістичної системи влади, що характеризується пауперизацією та люмпенізацією 60-70% населення, високою часткою карно-поліцейського та бюрократичного апарату (до 15% населення), повним контролем над джерелами прибутку, дозвільною системою для відкриття бізнесу, на народний капіталізм, що має базуватися на демократичній владі, здоровій конкуренції, середньому класі та розвиненому приватному підприємництві.

Система контролінгу базується на комплексі стратегічних наукових дисциплін: прогнозуванні, плануванні, маркетингу, обліку, статистиці, аналізі та менеджменті. Функції контролінгу реалізуються через створення спеціальної служби, яка організовує збір, обробку та аналіз даних і забезпечує інформацією менеджерів вищого рівня для розробки прогнозу стратегічного розвитку підприємства.

Контролінг пов'язаний із виявленням слабких місць у діяльності підприємства, усуненням "вузьких" та "проблемних" ділянок у виробничій і фінансовій сферах, а також формуванням стратегічного плану розвитку.

Якщо традиційні системи контролю ґрунтуються на відстеженні минулих подій (фінансовий облік) або подій у реальному часі (управлінський облік), то контролінг зосереджений на майбутніх подіях. Для системи контролінгу ключове значення мають відхилення від прогнозованих показників на перспективу з горизонтом планування понад 3 роки, а не від поточних планів, як це заведено на вітчизняних підприємствах. Порівнюються майбутні прогнозовані показники з фактично досягнутими.

Фінансовий облік у системі контролінгу відіграє важливу роль, оскільки його завданням є підготовка звітів про використання ресурсів, перебіг господарських процесів, формування собівартості продукції, ефективність витрат на маркетинг і збут, формування прибутку, ефективність інвестицій тощо. Дані фінансового обліку дозволяють виявити тенденції явищ і процесів за певний період та прогнозувати їх подальший розвиток у системі контролінгу.

Варто підкреслити, що система прогнозування розвитку підприємства передбачає планування економічних показників, а облік організовує збір та обробку даних у розрізі, визначеному системою планування. Дані обліку та планів використовуються для аналізу відхилень. Відділ контролінгу готує інформацію про відхилення фактичних показників від запланованих із розшифровкою факторів, що вплинули на ці відхилення. Інформація надається у вигляді інформаційних бюлетенів для зацікавлених служб і посадових осіб.

Служба контролінгу має забезпечувати такі види робіт:

• планування (програма розвитку, складання бюджетів у розрізі структурних підрозділів та підприємства в цілому);
• розробку системи звітів про роботу підрозділів;
• аналіз даних про виконання планів;
• формування необхідної для менеджерів інформації (перелік показників);
• розробку альтернативних варіантів вирішення проблемних питань;
• оцінку ефективності нових проектів.

У системі контролінгу обов'язковим елементом є визначення мети підприємства та окремих структурних підрозділів, управління цілями, своєчасне реагування на зміну середовища та відповідне уточнення мети, що дозволяє адаптуватися до змін і забезпечити існування об'єкта.

Система контролінгу функціонує на основі певних принципів (лат. "principium" — початок, основа, те, що лежить в основі певної теорії науки).

До принципів контролінгу належать:

• визначення мети (цілей);
• управління цілями;
• досягнення цілей;
• принцип руху і стійкості;
• принцип своєчасності;
• принцип стратегічного мислення;
• принцип документування.

Визначення мети (цілей) необхідне для забезпечення місії, яка є суперзавданням, природою бізнесу, головною причиною існування підприємства. Досягнення стратегічної мети консолідує зусилля колективу на досягнення результату.

Принцип руху і стійкості означає об'єктивний спосіб існування матерії. Рух — це зміна взагалі, будь-яка взаємодія матеріальних об'єктів. Стійкість — це прояв відносного спокою. Рух матерії є категорією абсолютною, стійкість (стабільність) — відносною.

Підприємство як складна система підпорядковується принципу руху і стійкості. Воно виступає як матеріальна система, а її рух описується загальним законом, що характеризує цілісну зміну системи у просторі й часі. При висхідному розвитку відбувається ускладнення зв'язків, структури і форм руху матеріального об'єкта, прогресивні перетворення від нижчого до вищого. При низхідному розвитку, навпаки, відбувається деградація і розпад системи.

Розробка та реалізація обґрунтованих стратегічних рішень необхідні для забезпечення висхідного руху підприємства. Не стабільність роботи, а порушення такої стабільності є запорукою життєздатності системи. Створення умов для розвитку підприємства може забезпечити інноваційна діяльність, яка пов'язується з оновленням робочих місць, новими технологіями, прогресивними прийомами і методами роботи, новою технікою, новими методами організації й управління виробництвом.

Контролінг сприяє процесу постійного виявлення і впровадження нового, прогресивного та ефективного в практику підприємства з урахуванням його специфіки. Необхідно відшукувати шляхи подолання стабільності у роботі, оскільки вона є загрозою для подальшого існування підприємства.

Якщо у керівників різного рангу (особливо вищого) відсутній необхідний тип мислення (стратегічний і творчий), то вони будуть гальмувати інновації щодо суттєво важливих нових підходів до удосконалення роботи підприємства, нехтуючи системою сигналів щодо прийняття ефективних управлінських рішень.

2. Методологічні аспекти оперативного контролінгу

Контролінг як окрема наука має власні методи дослідження:

• загальнометодологічні;
• загальнонаукові;
• специфічні.

До загальнометодологічних методів належать ті, що характерні для будь-якої науки: спостереження, порівняння, аналіз, синтез, систематизація, історія розвитку, виявлення закономірностей, прогнозування та інші.

До загальнонаукових методів відносяться методи досліджень окремих систем: планування, обліку, аналізу, управління, статистики, кібернетики, інформатики. Враховуючи складність системи контролінгу, його предмет вивчається арсеналом способів і прийомів тих наук, які пов'язані з вказаною системою. Таких способів кожна з наук нараховує досить багато, і ми не ставимо собі за мету розкрити їх хоча б у мінімальному обсязі. Ми виходимо з того, що підготовлений читач знає їх і уявляє, наприклад, методи статистики, обліку чи аналізу.

Зміст специфічних методів контролінгу треба розкрити ґрунтовніше, адже в економічній літературі вони майже не висвітлені. На нашу думку, контролінг передбачає використання моделювання процесів та явищ і на цій основі визначає конкретні завдання системи.

З табл. 1 видно, що за ієрархією контролінг поділяється на три види — стратегічний, тактичний і оперативний, а кожний з цих видів повинен визначити інформацію про внутрішнє, конкурентне і зовнішнє середовище. Саме на цих етапах треба визначити ті показники, за допомогою яких забезпечується контрольованість об'єкту спостереження (що, для кого, коли, в якій формі необхідно планувати, організувати облік, аналіз і подати дані).

Кожен з видів робіт включає нормування, облік, планування, аналіз та управління (відповідний рівень управління). Спостереження і забезпечення інформацією здійснюється на виконавчому рівні.

Контролінг можна визначити як систему перевірки того, наскільки успішно підприємство просувається до своєї мети. У випадку відхилень від мети приймаються коригуючі дії. Метою контролінгу є підтримання ефективного функціонування підприємства. Мета визначається вищим керівництвом і може змінюватися залежно від змін факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, в якому функціонує підприємство. Метою може бути висока якість продукції, завоювання частки та розширення ринку продажу, зниження витрат на виробництво, зниження цін, підвищення прибутку, незалежність від кредиторів.

Контролінг організовується на таких принципах:

• планування (визначення чітких стандартів діяльності підприємства);
• облік (визначення фактичного стану об'єктів спостереження);
• аналіз (визначення того, чи відповідає фактичний стан об'єкту встановленим стандартам);
• прийняття рішень (визначення проблем у ситуаціях, які вимагають коригуючих дій).

3. Поняття про об'єкти контролінгу

Об'єктами контролінгу є фактори виробництва, процеси, показники ефективності їх використання та організації, потенціал підприємства (чисельність, основні засоби, потужність, обсяг виробництва і збуту тощо), а також показники фінансового стану у порівнянні з прогнозованими.

Деталізуючи процес планування, обліку, аналізу та управління, розробляється матриця використання ресурсів фірми (табл. 2).

На підставі матриці, що наведена у табл. 2, можна конкретно визначити план витрачання за кожним видом ресурсів на відповідні процеси (постачання, виробництво, збут, формування собівартості тощо), розробити форми звітності, її періодичність, список користувачів інформації, терміни обробки фактичної інформації та ін.

Для контролінгу використовується різноманітна інформація фінансового та управлінського обліку, на підставі якої визначається ефективність використання ресурсів, хід протікання господарських процесів, формування прибутку, показники фінансового стану. Відбір показників визначається менеджерами на основі спеціальних досліджень.

4. Етапи розробки бюджетів

При підготовці бюджетів відділів бухгалтери філій дають поради в оцінці витрат виробництва, визначенні стандартних і підрахунку фактичних витрат, приймають участь у збуті і обговоренні питань освоєння нової продукції. Бухгалтери відіграють особливу роль у визначенні витрат на нову продукцію, дають поради щодо скорочення витрат виробництва. Бухгалтери мають знання про продукцію, матеріали, комплектуючі та ін. Контроль фінансової діяльності здійснюється на основі внутрішнього капіталу, сутність якого полягає в наданні філії фонду грошових коштів для бізнесу і визначенні відхилень у їх використанні за допомогою даних бухгалтерського обліку.

Внутрішній капітал визначається формулою

де Кв — капітал внутрішній (основний і оборотний капітал філії);

Кно — капітал нормативний, оборотний;

Кп — капітал постійний;

Кр — капітал резервний (резерв пенсійних допомог і отриманих вкладів персоналу компанії).

Нормативний оборотний капітал служить для порівняння з фактично використаними коштами філії за кожним пунктом активів і пасивів. Нормативний оборотний капітал має таку структуру (табл. 3).

Якщо виникає необхідність залучити додаткові кошти, то філія звертається до центрального офісу з проханням надати позику, за що береться позичковий процент з розрахунку 12% річних (1% за місяць). На покриття витрат центрального офісу філія повинна сплачувати 3% від суми продажу. Після сплати цієї суми норма прибутку повинна дорівнювати 10% продажу. Величина прибутку розподіляється на дві частини: 60% — на виплату податків та дивідендів і 40% — у фонд нагромадженого прибутку. 60% щомісячно перераховується центральному офісу. Розширення оборотного капіталу здійснюється за рахунок власних коштів або позики у центральному офісі. При цьому існує правило, що незалежно від фінансового стану філія зобов'язана до кінця місяця розрахуватися з постачальниками, одержавши позику, про що бухгалтерія сповіщає центральний офіс.

На основі контролю оборотного капіталу проводиться оцінка філії за нормою прибутку до продажу. Існує чотири оцінки:

• А — не менше 9%
• В — не менше 6%;
• С — не менше 4%
• D — менше 4%.

Оцінка філії на рівні D протягом 2-х років дає підставу замінити управляючого.

Система щомісячних бухгалтерських звітів використовується для контролю за ефективністю роботи методом співставлення планових і фактичних балансів. Кожний підрозділ зобов'язаний підготувати до 20-го числа кожного місяця бухгалтерський звіт, який служить для контролю роботи відділів. Всередині філії звіт має на меті управління прибутком та оцінку роботи управлінців. Метою бюджетної системи є контроль за витратами виробництва як складової частини системи управління.

Бюджет є грошовим відображенням планів діяльності відділу, філії та фірми. Центральне місце займає направляюче планування (канали продажу, основні покупці, види товару), по яких розробляються нормативи доходності, кількості матеріалів на один виріб, часу. Нормативна база використовується для складання калькуляції стандартних витрат виробництва. Процедура планування показана на рис.2.

Центральне місце в цій схемі належить розробці бюджетів по кожній структурній одиниці. Управляючий філією вивчає плани операцій для порівняння витрат і прибутків, які складаються за такою формою.

Витрати на певні види робіт, послуг, продукції записуються в колонку "ресурси", а прибутки — у "випуск". Витрати визначаються за нормативом у людино-годинах роботи, за нормою витрачання матеріалів на одиницю. Плануються лише матеріальні і трудові витрати, які називаються прямими. В колонці "випуск" вказують очікуване скорочення витрат матеріалів і трудових витрат.

5. Мета і об'єкти стратегічного контролінгу

Метою контролінгу є діагностування фактичного техніко-економічного і фінансового стану, порівняння його з прогнозованим, виявлення тенденцій і закономірностей розвитку економіки підприємств відповідно до головної мети, попередження негативного впливу внутрішніх та зовнішніх факторів на фінансовий результат і положення на ринку. Іншими словами, контролінг є системою спостереження та вивчення поведінки економічного механізму конкретного підприємства і розробки шляхів для досягнення мети, яку воно ставить перед собою.

Стан контрольованих об'єктів визначається кількісними, якісними, структурними, часовими та просторовими характеристиками.

Ключовим поняттям у визначенні мети контролінгу є тенденції і закономірності економіки підприємства, його техніко-економічного та фінансового стану. Говорячи про економіку підприємства, треба мати на увазі, що мова йде насамперед про використання його активів, капіталу і зобов'язань, а також потенціалу з метою отримання максимально можливого результату. На основі даних контролінгу визначають тенденції і закономірності розвитку бізнесу. Діагностування техніко-економічного та фінансового стану можливе за умови забезпечення фактичною обліковою та іншими видами інформації про об'єкти і порівняння її з плановими показниками.

Складність предмету контролінгу вимагає деталізації його окремих елементів та розмежування понять "контрольованість системи" та "контролінг".

Метою контролінгу є підтримання ефективного функціонування підприємства. Мета визначається вищим керівництвом і може змінюватися залежно від змін факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, в якому функціонує підприємство. Метою може бути висока якість продукції, завоювання частки та розширення ринку продажу, зниження витрат на виробництво, зниження цін, підвищення прибутку, незалежність від кредиторів.

Функціонування системи контролінгу — об'єктом спостереження є господарська діяльність підприємства, яка планується. Об'єктом планування виступають ресурси підприємства, процеси господарської діяльності, формування собівартості, отримання прибутку, фінансовий стан, ефективність використання різних видів ресурсів та інше.

Використання об'єктів планується на основі норм, нормативів, стандартів. Облік забезпечує збір інформації за тими об'єктами, що плануються, у розрізі певного набору показників, використовуючи відповідну методологію обробки інформації, форми вхідних і вихідних документів та регістрів, строки подання та ін.

Аналіз призначений для виявлення відхилень від планових даних, причин та винних осіб. Якщо відхилення значні, то виявляються фактори, що їх спричинили, і приймаються коригуючі дії, які спрямовані на приведення об'єкту контролінгу до бажаного стану.

Принципова схема функціонування системи контролінгу подана на рис. 3.

Список використаної літератури

1. Антикризове фінансове управління підприємством / С. Я. Салига, Є. І. Ляшенко, Н. В. Дацій, С. О. Корецька; Мін-во освіти і науки України, Запорізький ін-т держ. та муніципального управління. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 203 с.

2. Копилюк О. І. Фінансова санація та банкрутство підприємств: Навч. посіб. / О. І. Копилюк, А. М. Штангрет; М-во освіти і науки України. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 166 с.

3. Пушкар М. Контролінг — інформаційна підсистема стратегічного менеджменту: Монографія / Михайло Пушкар, Роман Пушкар; М-во освіти і науки України, Терноп. академія народ. господ. — Тернопіль: Карт-бланш, 2004. — 370 с.

4. Терещенко О. Фінансова санація та банкрутство підприємств: Навч. посіб. / Олег Терещенко; М-во освіти України, Київ. нац. економ. ун-т. — К.: КНЕУ, 2000. — 409 с.

5. Цигилик І. І. Контролінг / І. І. Цигилик; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 74 с.