Економічна інформація як інструмент управління

Вступ

Слово «інформація» сьогодні можна почути не лише в наукових колах, а й у щоденному спілкуванні. Вона оточує людину постійно. Якщо трактувати інформацію як певним чином подані відомості, що з’являються в процесі конкретної діяльності, то можна виокремити наукову, технічну, економічну, соціальну, політичну та інші її різновиди. Найбільші обсяги припадають на технічну та економічну (техніко-економічну) інформацію.

Економічна інформація (ЕКІ) відображає явища економічного життя суспільства.

Таким чином, ЕКІ — це сукупність економічних повідомлень, які можна фіксувати, передавати, перетворювати, зберігати та використовувати для керування економічним об’єктом (ЕКО) або економікою загалом. Такі повідомлення виникають як на етапі підготовки до створення послуг чи їх надання, так і безпосередньо під час цих процесів.

У цьому визначенні акцент зроблено на обробці, фіксації, передачі та зберіганні даних, а питання їхньої новизни не порушується. Тобто ЕКІ розглядається як набір економічних даних, що можуть оброблятися за допомогою ЕОМ або інших технічних засобів (ТЗ). Тому поняття «обробка інформації» та «обробка даних» часто вживаються як рівнозначні.

1. Структуризація економічної інформації

Термін «інформація» походить від латинського «informatio», що означає викладення, повідомлення чи пояснення факту, явища або події. Під час дослідження інформації вивчаються закономірності її створення, переробки та застосування в різних сферах.

Інформацію як продукт виробництва і використання вирізняє насамперед предметна сфера. Вона досить різноманітна й поділяється за видами діяльності: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо.

Кожен вид інформації має власні технології обробки, цінність змісту, форми представлення та відображення, а також вимоги до достовірності й оперативності відображення фактів, явищ і процесів.

Структуру ЕКІ формують конкретні інформаційні сукупності, які мають певний зміст і охоплюють не всю економічну інформацію загалом, а лише її окремі структурні одиниці.

ЕКІ може мати різну структуру, але перевага надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей.

Найвищим структурним елементом можна вважати всю інформаційну множину певного об’єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), тобто його інформаційну базу (ІБ). Ця множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває до досягнення неподільних (атомарних) одиниць. В ЕКІ такими одиницями є реквізити. Саме вони є мінімальними (елементарними) структурними утвореннями ЕКІ, що мають зміст. Розглянемо це детальніше.

Кожен об’єкт (явище, процес тощо) має певні особливості й характеристики, які притаманні лише йому та вирізняють його серед інших. Наприклад, виріб характеризується ціною, габаритами, масою, потужністю. Банківську установу можна описати через статутний фонд, кількість клієнтів, перелік послуг тощо.

Ці властивості відображаються за допомогою змінних величин — так званих реквізитів, або елементарних структурних одиниць ЕКІ.

За формою реквізит — це сукупність символів (знаків чи цифр), яка відображає конкретні властивості об’єкта. Реквізит є логічно неподільним елементом будь-якої складнішої інформаційної сукупності: його подальший поділ порушує зв’язок із тією властивістю об’єкта, яку він відображає [4, c. 152-153].

В автоматизованій обробці даних часто використовують синоніми поняття «реквізит»: «елемент даних», «поле», «терм», «ознака», «атрибут», «змінна» тощо. Далі здебільшого вживатимемо терміни «атрибут» та «змінна».

Кожен реквізит має найменування (ім’я), значення та структуру.

Ім’я реквізиту слугує для його однозначного визначення. В автоматизованій обробці використовується скорочене ім’я — ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і зазвичай є набором знаків і символів, що має обмеження (за алфавітом, довжиною тощо), накладені технічними та програмними засобами.

Крім того, для можливості задавати чи публікувати формули й алгоритми обробки, для реквізитів запроваджують буквено-цифрові позначення заздалегідь визначеними мовами.

Значення реквізиту використовується для задання конкретної властивості об’єкта. Структура реквізиту — це спосіб задання його значень, що визначається довжиною, типом і форматом подання.

Довжина реквізиту — це кількість знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною.

Тип реквізиту залежить від того, які властивості об’єкта він відображає. Розрізняють числові, текстові та логічні типи.

Реквізити числового типу описують кількісні властивості об’єкта, отримані в результаті обчислень або вимірювань, тобто їхні значення можна подати в числовій формі.

Числові реквізити також називають реквізитами-основами або кількісними атрибутами.

Реквізити текстового типу зазвичай виражають якісні властивості та описують обставини, за яких відбувався процес або було отримано значення кількісних атрибутів. Їх називають реквізитами-ознаками або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу (бульові) можуть набувати лише двох значень: «істина» або «хибність». Вони відображають властивості об’єкта, які можна поділити на дві протилежні групи.

Між структурними одиницями найвищого та найнижчого рангів існують й інші елементи. Розглянемо деякі з них.

Складна структурна одиниця ЕКІ, утворена з кількох реквізитів, що дають кількісну та якісну (або лише якісну) характеристику об’єкта чи процесу, називається повідомленням. Воно може мати різні форми, зокрема подаватися у вигляді показника або документа.

Складна структурна одиниця ЕКІ, утворена з одного реквізита-основи та одного чи кількох логічно пов’язаних із ним якісних атрибутів, називається показником. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.

Показник, що охоплює реквізит-основу та реквізити-ознаки, дозволяє характеризувати економічне явище як із кількісного, так і з якісного боку. В економіці показники відіграють надзвичайно важливу роль і вважаються головними структурними одиницями ЕКІ.

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об’єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.

Основні елементи інформаційного масиву — це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами, з якими найчастіше працює користувач. Множина однорідних показників утворює відповідний інформаційний масив.

Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.

Інформаційний масив як сукупність записів також має ідентифікатор. Він присвоюється масиву під час створення і використовується для його пошуку та роботи з ним.

Записи в масиві можуть упорядковуватися за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або «ключами впорядкування» масиву. Кожен запис визначається своїм місцем у масиві або значеннями відповідних атрибутів.

Отже, задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, ми повністю визначаємо його як інформаційну одиницю [2, c. 52-55].

Варто зазначити, що фіксування ЕКІ в документах, на магнітних дисках, стрічках чи інших носіях також супроводжується її структуризацією. Залежно від використовуваних засобів, принципів автоматизованої обробки чи навіть мов програмування можуть створюватися та виокремлюватися певні структурні елементи інформації: бази даних, інформаційний фонд, каталоги та словники даних, файли даних (інформаційні, програмні, текстові), матриці, таблиці тощо.

У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовуються різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

Із впровадженням діалогового режиму спілкування людини та комп’ютера пов’язане виникнення таких структур інформації, як меню-стовпчики, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, які притаманні й ручній обробці інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних можливі різні підходи до структуризації ЕКІ. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез економічної інформації взаємозв’язані та базуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлене [1, c. 41].

2. Економічна інформація: види та властивості

Економічна інформація має багато різновидів. Відповідно до виконуваних функцій управління виокремлюють такі види інформації:

• прогнозна — пов’язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів. Наприклад, прогнозований розмір прибутку;
• планово-договірна — пов’язана з функцією планування та описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, обсяг випуску конкретного найменування продукції, кількість матеріалів за договором;
• облікова — пов’язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку та відображає господарські процеси, які вже здійснилися, а також фактичний стан;
• нормативна — пов’язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує витрати матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів і заділів. Наприклад, норми витрати матеріалу на виріб;
• цінова — охоплює ціни, тарифи, розцінки (ціни можуть бути планові, фактичні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні);
• довідкова — призначена для деталізації процесів, розшифрування та доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та адреса підприємства;
• таблична — містить коефіцієнтні величини. Наприклад, розмір податку з оподаткованої суми заробітку.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення.

За технологією оброблення економічну інформацію поділяють на види:

• первинна — інформація, що надходить до об’єкта. Вона виникає на початковій стадії процесу управління. Це сукупність початкових даних, потрібних для розв’язання задач;
• внутрішня — інформація, що виникає у процесі господарської діяльності об’єкта;
• зовнішня — інформація, що виникає за межами об’єкта;
• змінна — інформація, що характеризується зміною своїх значень під час кожної її реєстрації. Використовується в одному циклі оброблення;
• умовно-стала — інформація, що зберігає свої значення протягом тривалого часу;
• необроблена — інформація, що в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну;
• вхідна — інформація, що вводиться до оброблення;
• похідна — інформація, заново створена;
• проміжна — інформація, що надходить для чергового оброблення. Вона містить результати розрахунків, що використовуються для наступних розрахунків;
• вихідна — видається наприкінці оброблення як кінцевий результат. Вона утворюється як результат розв’язання задач і використовується для управління об’єктом і прийняття ефективних управлінських рішень [5, c. 32-34].

Для правильного визначення цілей та ефективних методів діяльності необхідно мати відомості, з одного боку, про зовнішнє середовище (зовнішня інформація), а з другого — про внутрішній стан та функціонування системи (внутрішня інформація).

Для вивчення, ідентифікації та аналізу зовнішнього і внутрішнього середовища застосовують вхідну інформацію, а вихідна інформація є засобом впливу на це середовище або пристосування до нього ЕС. Діяльність ЕС, її реакція на зміну зовнішніх і внутрішніх обставин ґрунтується на аналізі, обробці та синтезі інформації про зміни умов. Зовнішню інформацію можна класифікувати так:

• Чинне законодавство, урядові заходи, накази, розпорядження і інструкції вищих органів управління. Ця інформація має особливо важливе значення під час розробки стратегічних і тактичних планів розвитку і функціонування об’єкта управління.
• Демографічні і соціальні тенденції розвитку суспільства. Ця інформація важлива для планування обсягів виробництва. Види товарів та послуг значною мірою залежать від загальної чисельності, структури, розміщення та купівельної спроможності населення.
• Економічні тенденції розвитку, до яких належать обсяг та тенденції зміни ВВП, грошової маси, рівень безробіття, валютний курс, рівень цін, продуктивність праці за галузями та багато інших, що можуть виявитися корисними під час прийняття планових рішень стосовно роботи конкретного об’єкта.
• Рівень та тенденції розвитку технологій за галузями. Ця інформація може вплинути на планування виробництва нових видів продукції, розробку нових технологічних процесів.
• Чинники виробництва. Ця інформація характеризує джерела, витрати, розміщення, наявність, доступність і продуктивність основних елементів виробництва (трудові ресурси, виробничі матеріали, обладнання тощо).
• Інформація про попит, якість, надійність та інші характеристики продукції, що випускається.
• Інформація про стан справ у постачальників, споживачів та конкурентів.

Повне, вичерпне задоволення потреб в інформації про зовнішнє середовище, мабуть, неможливе. Проте ці потреби потрібно враховувати, незважаючи на незначні можливості окремих систем щодо контролю за зовнішнім середовищем, а також на практичну відсутність можливості побудувати таку автоматизовану інформаційну систему, яка подавала б цю інформацію. Проблема пошуку інформації про навколишнє середовище дуже складна, зокрема тому, що часто дуже важко на етапі пошуку визначити, стосується вона задачі, що розв’язується, чи ні, а також чи буде її використано [3, c. 49-52].

Можна виокремити кілька способів пошуку інформації. Насамперед, це пасивне спостереження. Фахівці, що вивчають навколишнє середовище, не ставлять перед собою конкретних цілей пошуку, вони лише збирають дані про загальні тенденції, які можуть бути корисними тепер або в майбутньому. У такій діяльності вони вдаються до аналізу електронних та друкованих засобів масової інформації, користуються послугами мережі Інтернет, опрацьовують спеціалізовані журнали та монографії, проводять бесіди, беруть участь у конференціях, симпозіумах, нарадах тощо.

Ще одним методом пошуку інформації про навколишнє середовище є цільове спостереження (моніторинг) — увага звертається на певну сферу діяльності.

Інформація, що характеризує внутрішній стан системи, має важливе значення для планування та оперативного управління. У цьому разі внутрішня інформація виявляється важливішою, ніж інформація про навколишнє середовище. Внутрішня інформація призначена для ліквідації відхилень між реальною ситуацією та плановими показниками, а також для виявлення сильних і слабких сторін системи.

Внутрішню інформацію можна поділити на виробничу, фінансово-економічну, на інформацію про діяльність різних підсистем у системі, інформацію про використання матеріальних, енергетичних та кадрових ресурсів у системі, інформацію про систему управління тощо.

Економічну інформацію класифікують як первинну та похідну. Природно, що для кожної економічної системи будуть свої власні межі між первинною і похідною інформацією. У кожному випадку первинною інформацією буде та, що надійшла до системи зовні, а похідною — перероблена всередині системи [1, c. 56-57].

Висновки

Зазвичай економічною інформацією вважають фінансово-господарську документацію та показники, що містяться в ній. Але економічна інформація може бути усвідомлена, проаналізована та раціонально використана тільки під час вивчення економічних систем, процесів управління в них та конкретних задач, що розв’язуються в системах управління. Тому в загальному випадку під економічною інформацією можна розуміти інформацію, що виникає у процесі підготовки й здійснення виробничо-господарської діяльності та використовується для управління цією діяльністю.

Отже, економічна інформація — це сукупність повідомлень, зміст яких необхідний на різних рівнях планування та управління економічними об’єктами. Із цього погляду під економічною інформацією розуміють:

• знання спостерігача про економічний об’єкт;
• якісні та кількісні характеристики компонентів економічної системи (ЕС);
• сукупність взаємозв’язків між компонентами ЕС;
• відомості, що зменшують невизначеність ситуації в ЕС для спостерігача з погляду розв’язання певної задачі управління;
• нематеріальні складові системи — знання, навички, методи, точніше інформаційні схеми (або інформаційні підсистеми) економічної системи;
• повідомлення, що циркулюють в економічній системі, якими вона обмінюється із середовищем та з іншими економічними системами;
• деякі загальновизнані знання, відомості, правила та звичаї, якими керуються люди й колективи у своїй виробничо-економічній діяльності. Вони існують у вигляді актів державно-економічного законодавства, правових норм господарської діяльності, «контрольних цифр» і показників планування тощо.

Прикладом економічної інформації на рівні підприємств можуть бути, зокрема, технічні характеристики засобів виробництва; опис технологій та умов виробництва; відомості про кадровий склад; відомості про наявні та потрібні ресурси; нормативи, планові завдання; показники, що характеризують ефективність економічної діяльності; відомості стосовно ринкової кон’юнктури тощо.

Список використаної літератури

1. Івахненков С. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навчальний посібник / Сергій Івахненков. - К.: Знання-Прес, 2003. - 349 с.
2. Інформаційні технології: Нормативна база / Упор. Є. К. Пашутинський. - К.: КНТ, 2005. - 500 с.
3. Клименко О. Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Олександр Клименко; М-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації України. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 319 с.
4. Маркетинг для магістрів / Національна академія управління; ред. М. М. Єрмошенко, С. А. Єрохіна. - К.: Національна академія управління. – 2007 - Т. 2. - 2007. - 540 с.
5. Шквір В. Інформаційні системи і технології в обліку: Практикум / Володимир Шквір, Анатолій Загородній, Олег Височан. - К.: Знання, 2006. - 429 с.