Ефективність впровадження інформаційних систем в фінансах

Вступ

Наприкінці двадцятого сторіччя відбулися докорінні зміни в багатьох сферах суспільного життя. Це стосується як політичних та економічних реформ, так і інших процесів, що суттєво впливають на добробут населення в усьому світі. Особливо важливо відзначити, що суспільство, яке раніше надавало перевагу досягненням у промисловості, тепер зосередило свою увагу на інформаційних технологіях. Варто підкреслити, що бурхливий розвиток промислових технологій зайняв приблизно дві третини минулого століття, тоді як інформаційні технології досягли глобального поширення лише за останнє десятиліття.

Існують показники, які наочно демонструють цю тенденцію. Наприклад, ринок інформаційних систем подвоюється кожні п'ять років. Світовий ринок інформаційних технологій зростає більш ніж на дванадцять відсотків щорічно. Згідно з наявними даними, лише інформаційні технології створюють близько десяти мільйонів робочих місць і сприяють значному зростанню внутрішнього національного продукту.

Аналізуючи ситуацію з впровадженням інформаційних систем в Україні, можна побачити, що заплановане фінансування так і не було реалізовано, що призвело до значного відставання у використанні інформаційних технологій. При цьому спостерігається цікавий парадокс. П'ять-сім років тому панувала думка, що Україна безнадійно відстала від розвинених країн і наздогнати їх неможливо. Однак сьогодні ситуація майже протилежна. Хоча відставання у впровадженні сучасних інформаційних систем ще існує, воно скоротилося до одного-двох років. При цьому йдеться не про масштаби впровадження, адже за цим показником Україні важко конкурувати з розвиненими країнами.

1. Структуризація економічної інформації

Структура економічної інформації (ЕКІ) формується з конкретних інформаційних сукупностей, які мають певний зміст і охоплюють не всю економічну інформацію загалом, а лише її окремі структурні одиниці.

ЕКІ можуть мати різну структуру, проте перевага надається ієрархічному принципу виділення інформаційних сукупностей.

Найвищим структурним елементом можна вважати всю інформаційну множину певного об'єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), тобто його інформаційну базу (ІБ). Ця множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває до досягнення неподільних (атомарних) одиниць. Такими одиницями в ЕКІ є реквізити. Саме вони є мінімальними (елементарними) структурними утвореннями ЕКІ, що мають зміст. Розглянемо це детальніше.

Кожен об'єкт (явище, процес тощо) має певні особливості й характеристики, які притаманні лише йому і вирізняють його серед інших. Наприклад, такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо. Характеристиками банківської установи можуть бути її статутний фонд, кількість клієнтів, надавані послуги тощо.

Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин, про які йшлося вище, — так званих реквізитів, або елементарних структурних одиниць ЕКІ.

За формою реквізит — це сукупність символів (знаків чи цифр), яка відображає певні властивості об'єкта. Реквізит є логічно неподільним елементом будь-якої складнішої інформаційної сукупності — його подальший поділ порушує зв'язок із тією властивістю об'єкта, яку він відображає.

Під час автоматизованої обробки даних часто використовують синоніми поняття «реквізит»: «елемент даних», «поле», «терм», «ознака», «атрибут», «змінна» тощо. Далі здебільшого користуватимемося такими з них, як «атрибут» та «змінна».

Кожен реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.

Ім'я реквізиту використовується для його однозначного визначення. Під час автоматизованої обробки застосовується також скорочене ім'я — ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і зазвичай являє собою набір знаків і символів, який має обмеження (за алфавітом, довжиною тощо), що накладаються технічними та програмними засобами.

Крім того, для того щоб формули й алгоритми обробки інформації можна було задавати чи публікувати, для реквізитів запроваджують буквено-цифрові позначення заздалегідь визначеними для цього мовами.

Значення реквізиту застосовують для задання відповідної конкретної властивості об'єкта. Структура реквізиту — це спосіб задання його значень, який визначається довжиною, типом і форматом подання значень [3, c. 52-54].

Довжина реквізиту — це число знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною.

Тип реквізиту визначається тим, які властивості об'єкта він може відображати. Розглядають числові, текстові та логічні типи.

Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об'єкта, які отримують у результаті обчислень або вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі.

Реквізити числового типу називають також реквізитами-основами, або кількісними атрибутами.

Реквізити текстового типу виражають, як правило, якісні властивості й характеризують обставини, за яких відбувався той чи інший процес або було отримано ті чи інші значення кількісних атрибутів. Їх називають реквізитами-ознаками, або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу, або бульові, набувають лише двох значень: «істина» чи «хибність». Вони відображають такі властивості об'єкта, які можна поділити на дві протилежні групи.

Між структурними одиницями найвищого і найнижчого рангів існують й інші структурні елементи. Розглянемо деякі з них.

Складну структурну одиницю ЕКІ, утворену з кількох реквізитів, які дають кількісну і якісну або лише якісну характеристику об'єкта чи процесу, називають повідомленням. Воно може набирати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника і документа.

Складна структурна одиниця ЕКІ, утворена з одного реквізита-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов'язаних із ним логічно, являтиме собою показник. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.

Показник, який охоплює реквізит-основу і реквізити-ознаки, дає змогу характеризувати економічне явище як з кількісного, так і з якісного боку. В економіці роль показників надзвичайно велика, і їх можна вважати головними структурними одиницями ЕКІ.

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об'єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.

Основні елементи інформаційного масиву — це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, з якими, здебільшого, оперує користувач під час роботи з ним. Множина однорідних показників являє собою відповідний інформаційний масив.

Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.

Інформаційний масив як сукупність записів характеризується також ідентифікатором. Останній присвоюється масиву під час його створення і використовується для його відшукання та роботи з ним.

Записи в масиві можуть упорядковуватися за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або «ключами впорядкування» масиву. Кожен запис у масиві визначається своїм місцем у ньому або значеннями відповідних атрибутів.

Отже, задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю [2, c. 18-19].

Зауважимо, що фіксування ЕКІ в документах, на магнітних дисках, стрічках чи інших носіях також супроводжується її структуризацією. Залежно від використовуваних засобів чи принципів автоматизованої обробки інформації, навіть від мов програмування, можуть бути створені та виокремлені певні структурні елементи інформації, а саме: бази даних, інформаційний фонд, каталоги та словники даних, файли даних (інформаційні, програмні, текстові), матриці, таблиці тощо.

У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

З упровадженням діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане виникнення таких структур інформації, як меню-стовпчики, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручній обробці інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕКІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез економічної інформації взаємозв'язані і базуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлене.

2. Особливості інформаційних систем у фінансових установах

За системного підходу структурні складові управління такі: 1) керуюча система, або суб'єкт управління — СУ; 2) керована частина, або об'єкт управління — ОУ; 3) інформаційна система — ІС, через яку, власне, і відбувається зв'язок між СУ та ОУ.

Загальну схему взаємодії між цими елементами зображено на рис. 1.

ІС — неодмінна складова у процесі організації управління — містить у собі такі основні частини:

1) сукупність економічних даних на відповідних носіях, організованих певним способом;

2) методи, способи, технічні засоби й технології збирання, обробки, зберігання, пересилання інформації та її надання користувачам.

Залежно від застосовуваних технічних засобів обробки інформації розрізняють ручні, механізовані та, у разі використання автоматів, насамперед ЕОМ, автоматизовані ІС (АІС).

Зауважимо, що в АІС не вся інформація (з огляду на складність її структуризації та формалізованого подання) обробляється на ЕОМ. Частка оброблюваної на ЕОМ інформації становить від 10 до 50 % усієї інформації ІС залежно від типу економічного об'єкта.

Від рівня організації ІС, застосовуваних методів і засобів, а також від технології обробки інформації істотно залежить функціонування об'єкта в цілому. Проте існують ще й інші чинники. Адже бувало й так, що в комерційному банку — КБ — автоматизація ІС досягала високого рівня, але попри це банк збанкрутував. Тому слід зазначити таке.

1. Для банківських установ велике значення має продуктивність АІС, її здатність швидко переробляти інформацію, відстежувати зміни на об'єкті, у навколишньому середовищі та максимально їх ураховувати, оскільки затримка з обробкою таких даних може коштувати дуже дорого. Наприклад, невраховування нових вимог, постанов, вказівок тощо для банку може призвести щонайменше до штрафних санкцій.

2. Об'єкти й процеси, якими керують, а також і сама система управління (керування) можуть бути складними і територіально розподіленими. Так, якщо йдеться про банківські установи та їхню діяльність, то в разі окремого комерційного банку або відділення, котре територіально й організаційно зосереджене в одному місці, створення його АІС вимагатиме підходу й технологій обробки даних, відмінних від тих, що застосовуються, тоді коли банк являє собою сукупність відділень або філій, які територіально розміщені в різних місцях регіону.

У першому разі банк розглядається як один об'єкт, як єдине ціле, де практично немає проблеми передавання та приймання первинних даних.

У другому разі структура АІС складніша, застосовуються інші технології обробки даних. Тут можливі проблеми збору та передавання даних із відділень до головної контори. Відповідно АІС буде багаторівневою системою, причому проблеми збирання, передавання й обробки даних вельми складні як з технічного, так і з організаційного боку.

3. Для фінансово-кредитних установ, і для банківських насамперед, важливою особливістю є те, що об'єкт управління — керована частина, або основне їх «виробництво» — також пов'язане з виробленням і переробкою інформації. Адже основою діяльності таких установ є, по суті, робота з інформацією, яка часто стає і предметом і продуктом праці не лише відповідних інформаційних систем, а й установи в цілому.

Справді, хоча банки й проводять операції з готівкою, але переважна більшість розрахунків у них здійснюється в безготівковій формі. Готівкові гроші (за нормальної роботи економіки) становлять 5—10 % суми загального грошового обігу. Проведення безготівкових розрахунків означає, що грошей у явному вигляді, у «натурі» немає, існують лише записи про грошові кошти та операції з ними на відповідних носіях, тобто є інформація, яка за певних умов може матеріалізуватися. Те саме стосується й інших фінансово-кредитних установ — податкових, фінансових тощо [6, c. 21-23].

Отже, у фінансово-кредитних установах автоматизація «основного виробництва» зводиться до автоматизації операцій обробки даних відповідних документів, тобто до обробки інформації. Цим такі установи істотно відрізняються від промислових підприємств, де автоматизація основного виробництва являє собою автоматизацію процесів обробки матеріальних потоків, а отже, створення АІС тут означає автоматизацію інформаційних процесів, пов'язаних з основним виробництвом, а не самого виробництва.

Аналогічна специфіка (коли основне виробництво полягає в обробці не матеріальних потоків, а потоків інформації) притаманна й іншим організаціям. Наприклад, проектним інститутам, конструкторським бюро тощо, де існують як системи автоматизації проектування — САПР, так і АІС у вигляді АСУ.

Якщо АІС на промисловому підприємстві призначена, здебільшого, лише для обробки управлінської інформації (планування випуску продукції, бухгалтерський облік, розрахунки заробітної плати тощо), то АІС у ФКУ, і насамперед у банківських установах, не лише обробляють управлінську інформацію, а й виконують автоматизацію операцій основної діяльності, зокрема основного виробництва (обробка даних відповідних документів у процесі здійснення грошових розрахунків, надання кредитів, нагромадження коштів тощо).

АІС у ФКУ формально можна подати як синтез автоматизованої системи обробки управлінської інформації АСУу та автоматизованої системи основного виробництва АСОВ:

АІСФКУ = АСУу + АСОВ.

4. Першочерговість автоматизації операцій «основного виробництва» є специфічною вимогою, коли йдеться про створення АІС у банках та інших фінансово-кредитних установах. Саме з огляду на цю вимогу зазначені АІС істотно відрізняються від АІС виробництвом — АСУВ, які автоматизують обробку лише інформації про хід основного виробництва. Розглянуту специфічну вимогу слід ураховувати, тим більш, що вона певною мірою ускладнює створення АІСФКУ порівняно зі створенням АСУВ. Цією особливістю пояснюється, насамперед, і факт широкого впровадження ЕОМ у банківських і фінансових установах. Адже на будь-якому економічному об'єкті передусім автоматизується «основне виробництво».

Оскільки банківські послуги мають переважно інформаційний характер, то сфера таких послуг і обробка інформації — це по суті одне й те саме. Отже, досягти їх ефективності, безпечності та зручності можна лише на базі застосування сучасної електронної техніки та засобів передавання даних. Те саме стосується й переважної більшості інших ФКУ.

Зауважимо, що в банках доводиться також вирішувати питання, пов'язані з управлінням грошовими ресурсами, а також самими банківськими установами. Відповідні задачі ще недостатньо автоматизовані, причому ступінь автоматизації АСУу і АСОВ у АІСФКУ нині різний — вищий у АСОВ і нижчий у АСУу. Крім того, розв'язування завдань управління на промислових підприємствах автоматизоване значно вище, ніж в АІС ФКУ. Тобто широке застосування у фінансово-кредитних установах ЕОМ, і насамперед персональних комп'ютерів, забезпечується, передусім, завдяки автоматизації основного виробництва.

Важливо також, що банки надають своїм клієнтам численні різноманітні послуги. Скажімо, у США налічується нині не менш як 155 окремих видів банківських послуг, котрі так чи інакше пов'язані з переміщенням і розподілом грошових ресурсів. Тому банківські автоматизовані інформаційні системи — БАІС, або, як їх ще називають, електронні банківські системи — ЕБС, — це системи, які виконують переказування (переміщення) грошей, а також реєструють і аналізують відповідну інформацію з використанням комп'ютерів і сучасних засобів зв'язку.

5. Банківські АІС відрізняються від решти таких систем ще й тим, що використовувана в них інформація має бути надійно захищена, а вони самі повинні мати підвищену «живучість» і безвідмовність у роботі [7, c. 84-87].

3. Принципи створення і ефективність функціонування інформаційних систем у фінансових установах

Створюючи АІС чи будь-яку іншу систему, спираються на певні принципи — загальні вимоги, правила чи норми, яких слід у цьому разі додержувати.

Так, згідно з нормативними документами під час створення автоматизованих систем — АС — слід керуватися принципами системності, розвитку, сумісності, стандартизації та ефективності.

1. Принцип системності. Потрібно встановлювати такі зв'язки між структурними елементами системи, які забезпечують її сумісність та взаємодію з іншими системами. Отже, усі зв'язки, елементи, функції та проблеми управління й діяльності мають розглядатися як єдине ціле.

2. Принцип розвитку (відкритості). Автоматизована система має створюватися з урахуванням можливості поповнення й оновлення її функцій та складу без порушення функціонування АС.

3. Принцип сумісності. Під час створення системи мають бути реалізовані інформаційні інтерфейси, завдяки яким ця система зможе взаємодіяти з іншими системами згідно зі встановленими правилами. Так, будь-яка АІС на рівні КБ має інформаційно взаємодіяти із системами установ НБУ, а АІС обласної податкової адміністрації — з АІС Головної податкової адміністрації України.

4. Принцип стандартизації. Під час створення систем мають бути раціонально застосовані типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм тощо. Система та її елементи потребують стандартизації, аби можна було мінімізувати всі види витрат, уніфікувати прийоми, методи та інструкції, що ними керується персонал.

Зауважимо, що стандартизація відповідає і запитам користувача, «консерватизм» якого неодмінно враховують розробники програмного забезпечення. Наприклад, до пакета ЕХСЕL включені й функції відомого пакета LOTUS-1-2-3.

5. Принцип ефективності. Раціонального співвідношення між витратами на створення АС і цільовими ефектами (разом із кінцевими результатами), досягнутими завдяки автоматизації, які не завжди і не обов'язково мають набирати грошової форми, може являти собою час (вірніше, його економію), певні зручності, нові функції, імідж тощо [4, c. 71-73].

Окрім розглядуваних основних можна додатково визначити ще загальні принципи створення й функціонування АІС ФКУ.

1. Принцип нових задач. Визначаючи перелік задач, які доцільно включити до АІС, слід ураховувати основні технологічні операції обробки документів та завдання, що випливають із потреби забезпечити повноту, вчасність й оптимальність прийняття рішень, які раніше не виконувались через обмежені можливості обробки інформації.

2. Принцип надійності. Система має нормально функціонувати в разі виходу з ладу технічних засобів. Зрозуміло, наскільки цей принцип важливий для АІС у ФКУ, де існують специфічні вимоги щодо його реалізації і де втрата інформації рівносильна втраті грошових коштів. Саме з метою додержання цього принципу в АІС дублюють інформацію, технічні засоби, застосовують джерела безперебійного живлення тощо.

3. Принцип єдиної інформаційної бази. Ідеться про застосування єдиної системи класифікації та єдиної системи кодування одних і тих самих структурних одиниць економічної інформації.

Під час створення БАІС постають додаткові вимоги, тобто доводиться спиратися на деякі додаткові принципи.

А. Принцип безпеки даних.

А.1. Інформація має бути захищена як у процесі її безпосередньої обробки та зберігання в системі, так і в моменти обміну між комп'ютерами.

А.2. Має бути виключена можливість несанкціонованого доступу до даних у системі.

А.3. Усі операції в системі мають реєструватися.

А.4. Будь-яке порушення системи безпеки має бути виявлене.

Б. Принцип надійності системи. У БАІС мають бути однаково високонадійними як апаратне, так і програмне забезпечення. Інформація для клієнта має бути точною, доступною і надаватися йому без затримки. У разі виходу системи з ладу дані мають бути відновлені, а пошкодження усунене.

В. Принцип продуктивності системи. Потреба додержувати його випливає зі значної нерівномірності надходження потоків інформації, яку слід обробляти в певні проміжки часу, і жорстких вимог до термінів її обробки. Окрім того, БАІС повинна мати певний запас потужності, який забезпечує оперативне надання інформації клієнтові за його запитом незалежно від того, які інші роботи виконуються водночас цією системою. Оперативне надання клієнтові інформації має вирішальне значення під час оцінювання системи та її ефективності. За умов, коли конкуренція між банківськими установами дедалі зростає, час надання інформації клієнтові може стати вирішальним фактором у роботі системи. У БАІС має бути передбачена також можливість пакетної обробки інформації, особливо коли йдеться про підбиття щоденного банківського балансу.

Г. Принцип пристосування (адаптації). Із часом робота банківських установ змінюється, виникають нові види діяльності та послуг (скажімо, Ощадбанк України поряд із традиційними операціями з обслуговування фізичних осіб пропонує й операції з обслуговування юридичних осіб). Тому існуючі інформаційні системи мають бути придатними для модифікації та розширення. Більш того, система може бути повністю перероблена, але інформація при цьому має зберігатися.

Водночас із розширенням обсягів банківської діяльності та кола клієнтів зростають відповідно й обсяги оброблюваної інформації. Тому БАІС має бути такою, щоб цю систему можна було розширювати, не порушуючи її цілісності.

Д. Важливою є також і вимога щодо зручності, простоти та ефективності експлуатації системи. Банки обирають, насамперед, системи, які легко встановлювати, використовувати й обслуговувати.

Зауважимо, що розглянуті вимоги вельми загальні, а отже, усі банки зацікавлені додержувати їх, хоча ступінь зацікавленості в них різний, залежний від обставин. Завжди, коли йдеться про створення системи, існують індивідуальні вимоги до неї, причому найліпшою із пропонованих АІС буде та, яка більше задовольняє ці вимоги [1, c. 59-62].

Висновки

Зростання впливу інформаційних технологій визначає такі ключові позиції, які постійно повинні знаходитися в центрі уваги менеджера:

• пошук нових інформаційних технологій, які можуть бути використані для досягнення переваг у конкуренції;

• дослідження можливостей інформаційних технологій для створення абсолютно нового бізнесу;

• аналіз змін продуктивності праці і в діяльності організації в цілому, оскільки ці зміни можуть обумовити доцільність перебудови традиційних організаційних структур з метою підвищення сумарного ефекту функціонування за рахунок впровадження інформаційних технологій;

• аналіз досягнень технічного прогресу, які сприяють раціональному управлінню організацією, оскільки відповідна інформація стає доступною на всіх рівнях ухвалення рішення.

Інформатизація й інформаційні технології останнім часом посіли у житті людей дуже важливе місце і стають фундаментом нових якісних змін у світі. Відкриваючи нові можливості, інформатизація потребує до себе уважного і дбайливого ставлення. Слід зазначити, що досі в Україні не зроблено конкретних кроків щодо підтримки цієї важливої галузі техніки, що позначилося на темпах її розвитку.

Список використаної літератури

1. Ананьєв О. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності: Підручник/ Олександр Ананьєв, Василь Білик, Яків Гончарук; Ред. Я. А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 583 с.
2. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навч. посібник, Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А.—К: КНЕУ, 2001.
3. Лавінський Г. Автоматизовані системи обробки економічної інформації: Підручник для студ. екон. спец. вищ. навч. закладів / Гліб Володимирович Лавінський (ред.). — К.: Вищ. школа, 1995. — 287 с.
4. Лук'янова В. Комп'ютерний аналіз даних: Посібник/ Валентина Лук'янова. - К.: Академія, 2003. - 341 с.
5. Тоцька О. Система обробки економічної інформації: Лабораторний практикум: Навч. посіб. для студ. екон. спец. ВНЗ / Волинський держ. ун-т ім. Лесі Українки. Економічний факультет. Кафедра фінансів підприємств і кредиту. — Луцьк: РВВ "Вежа" Волинського держ. ун-ту ім. Лесі Українки, 2006. — 148 с.
6. Тоцька О. Методичні матеріали до тестування з дисципліни "Система обробки економічної інформації", "АРМ економіста-фінансиста", "Інформаційні системи і технології у фінансах" для студентів економічних спеціальностей / Волинський держ. ун-т ім. Лесі Українки. Економічний факультет. Кафедра фінансів підприємств і кредиту. — Луцьк: РВВ "Вежа" Волинського держ. ун-ту ім. Лесі Українки, 2006. — 52 с.
7. Черняк О. Системи обробки економічної інформації: Підручник/ Олександр Черняк, Андрій Ставицький, Галина Чорноус. - К.: Знання, 2006. – 447 с.