Документознавство і діловодство

1. Типові реквізити службових документів.

2. Укладання протоколу службової наради.

Перелік використаних джерел.

1. Типові реквізити службових документів

Будь-який документ формується з окремих складових частин, які називаються реквізитами. У документознавстві прийнято виокремлювати постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити наносяться на бланк ще на етапі його виготовлення, тоді як змінні — лише в процесі заповнення бланка (табл. 1).

Формуляр — це сукупність реквізитів, розташованих у чітко визначеному порядку. Для кожного виду документа передбачено власний формуляр.

Бланком називають аркуш паперу, на якому вже відтворені реквізити з постійною інформацією. Кожна установа чи підприємство має використовувати два типи бланків:

а) для листів;

б) для решти документів.

Бланки випускаються у двох типорозмірах: А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Штамп — це група реквізитів разом із їхніми постійними частинами, які розміщені на бланку як єдиний блок. Згідно з державними стандартами, штамп може мати кутове або поздовжнє розташування.

Поздовжнє розташування обирають у випадках, коли назва установи надто довга і не вміщується в межах площі, відведеної під кутовий штамп.

Кутовий штамп є зручнішим, оскільки вільне місце праворуч від нього дозволяє розмістити такі реквізити, як «адресат», гриф обмеження доступу, гриф затвердження чи резолюцію.

2. Укладання протоколу службової наради

В. Нанівська, президент Національної академії державного управління при Президентові України (далі — Національна академія),

О. Оболенський, перший віце-президент Національної академії, В. Бондаренко, В. Гусєв, В. Грабовський, В. Гущенко, В. Дон, Т. Єфіменко, А. Журавльов, Г. Заяць, І. Гончарук, Р. Ільясов, О. Касьянова, О. Лебединська, С. Майборода, Н. Мазуренко, Л. Пшінка, Т. Саченко, Л. Семенова, С. Соколик, Н. Станицька, Ю. Стеценко, Ж. Таланова, Н. Осницька, В. Трощинський, О. Хмелевська, В. Цимбал, А. Ясинська.

Порядок денний:

I. Про виконання доручень, наданих на нараді 29 червня 2006 року.

II. Про виконання доручень президента Національної академії державного управління при Президентові України.

III. Про підготовку будівельного комплексу до роботи в осінньо-зимовий період та заходи з енергозбереження.

IV. Про висновки службової комісії щодо зриву вступних іспитів 24 червня 2006 року.

V. Про підсумки перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

VI. Різне.

I. СЛУХАЛИ: Про виконання доручень, наданих на нараді 29 червня 2006 року.

ВИСТУПИЛИ: Т. Єфіменко, начальник організаційно-контрольного управління, яка поінформувала про стан виконання ухвалених рішень:

— рішення щодо запровадження та підготовки нарад виконано;

— підготовлено розпорядження першого віце-президента Національної академії від 30 червня № 9-р про аналіз виконання рішень консультаційно-дорадчих органів академії у 2005-2006 навчальному році, яким керівників структурних підрозділів зобов’язано подати до 6 липня 2006 року відповідну інформацію (плани та звіти про їх виконання);

— доручення щодо підготовки наказу про заборону паління в Національній академії та на прилеглій території залишилося невиконаним;

— питання щодо впровадження комп’ютерного моніторингу якості навчання та аналізу якості дисертаційних досліджень потребують додаткового опрацювання з подальшим розглядом;

— потребує чіткого визначення термін розроблення внутрішнього сайту Національної академії.

УХВАЛИЛИ:

1. Вказати начальнику економіко-господарського управління Національної академії Ю. Стеценку на неприпустимість затримок у виконанні доручень.

2. А. Журавльову, начальнику центру інформаційних технологій, спільно з навчально-методичним управлінням (Р. Ільясов) вивчити можливості впровадження комп’ютерного моніторингу якості навчання та підготувати це питання до розгляду на Вченій раді Національної академії до 14 вересня 2006 року.

3. А. Ясинській, начальнику управління підготовки науково-педагогічних та наукових кадрів, до 14 вересня поточного року підготувати для засідання Вченої ради Національної академії питання про тематику та якість дисертаційних досліджень у галузі державного управління та місцевого самоврядування, а також питання про створення координаційної ради з наукових досліджень у цій галузі.

4. А. Журавльову забезпечити розроблення внутрішнього сайту Національної академії до 10 липня 2006 року.

II. СЛУХАЛИ: Про виконання доручень президента Національної академії.

ВИСТУПИЛИ: Г. Заяць, заступник начальника організаційно-контрольного управління — начальник загального відділу, яка доповіла про порушення термінів виконання цих документів: не виконано 4 доручення, виконано 10.

УХВАЛИЛИ: Винести суворе попередження керівникам структурних підрозділів Національної академії про персональну відповідальність за порушення термінів виконання доручень президента академії.

III. СЛУХАЛИ: Про підготовку будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв.

ВИСТУПИЛИ: О. Оболенський, перший віце-президент Національної академії, який запропонував зняти це питання з обговорення через відсутність підготовлених матеріалів.

УХВАЛИЛИ: Звернути увагу В. Цимбала, начальника управління будівництва і реконструкції, та Ю. Стеценка, начальника економіко-господарського управління, на неналежну підготовку питання.

Повторно розглянути питання про підготовку будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та енергозбереження на нараді 10 липня 2006 року.

IV. СЛУХАЛИ: Про результати роботи службової комісії щодо факту зриву вступних іспитів 24 червня 2006 року.

ВИСТУПИЛИ: А. Журавльов, начальник центру інформаційних технологій, який доповів про причини зриву та підсумки проведеного розслідування.

УХВАЛИЛИ: А. Журавльову, начальнику відділу інформаційних технологій, забезпечити стабільну роботу єдиної інформаційної системи Національної академії.

V. СЛУХАЛИ: Про підсумки перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

УХВАЛИЛИ:

1. Вказати І. Гончарук, заступнику начальника відділу кадрів Національної академії, на непідготовленість питання.

2. Заслухати результати перевірки на нараді 10 липня 2006 року.

Розглянути питання про підсумки перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України на нараді 10 липня 2006 року.

VI. СЛУХАЛИ: Різне: про порядок підготовки питань до наради.

УХВАЛИЛИ: Визначити, що працівники, які доповідають питання на нарадах, відповідають за їх підготовку: готують письмовий стислий звіт про виконану роботу, наявні проблеми або причини невиконання, а також проєкт рішення. Ці матеріали подаються в електронному та паперовому вигляді до організаційно-контрольного управління (Т. Єфіменко, Г. Заяць) не пізніше 12:00 щоп’ятниці.

Організаційно-контрольне управління передає зазначені матеріали першому віце-президенту Національної академії до 16:00 (п’ятниця) для ознайомлення.

Несвоєчасне подання інформації є підставою для зняття питання з порядку денного як непідготовленого.

Список використаної літератури

1. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник / Віолетта Блощинська; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

2. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник / К. Д. Гордієнко. — К.: КНТ, 2006. — 277 с.

3. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник / Василь Данюк, Людмила Кулаковська. — К.: Каравела, 2006. — 239 с.

4. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна. — К.: ЕксОб, 2003. — 269 с.

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

6. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред.: В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.