Архівознавство

Вступ

1. Сутність експертизи цінності документів та її цілі
2. Процес формування Національного архівного фонду
3. Базові засади та критерії оцінювання документів
4. Порядок проведення експертизи та фіксація її підсумків
5. Функціонування експертних комісій

Висновки

Список використаних джерел

ВСТУП

Національний архівний фонд України є невід’ємною частиною як вітчизняної, так і світової історико-культурної спадщини, а також важливим елементом інформаційних ресурсів суспільства. Він перебуває під захистом держави та створений для забезпечення інформаційних, наукових, соціально-культурних та інших суспільних потреб, а також для реалізації законних прав громадян. Держава створює умови для збереження, поповнення та використання цього фонду, сприяючи розвитку архівної справи на світовому рівні. Відповідний Закон визначає правові засади діяльності, пов’язаної зі створенням, обліком, зберіганням та використанням Національного архівного фонду, а також інші ключові аспекти функціонування архівних установ.

Національний архівний фонд являє собою сукупність документів, незалежно від їхнього типу, місця створення чи форми власності, що зберігаються в межах України, відображають історію матеріального та духовного життя українського народу та інших етносів, мають наукову та історико-культурну значущість, що підтверджена відповідною експертизою, та зареєстровані згідно з чинним законодавством. До складу фонду також входять архівні документи, які знаходяться за кордоном і підлягають поверненню в Україну відповідно до міжнародних угод. Усі підприємства, установи, організації, посадові особи та громадяни зобов’язані забезпечувати збереження Національного архівного фонду та сприяти його розширенню. [2, с.18]

Предметом нашого дослідження є: „Принципи і критерії експертизи цінності документів”. Основними цілями роботи визначено: 1) розкрити сутність поняття експертизи цінності документів; 2) з’ясувати, що означає „формування національного архівного фонду”; 3) охарактеризувати принципи та ключові критерії, що застосовуються під час експертизи; 4) висвітлити організаційні та методичні аспекти проведення експертизи й оформлення її результатів; 5) описати роботу експертних комісій.

1. СУТНІСТЬ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇЇ ЦІЛІ

Експертиза цінності документів і комплектування архівів є одними з найбільш відповідальних напрямів архівної справи. Якість проведення експертизи, взаємодія з наявними та потенційними фондоутворювачами, а також наповнення архівів повноцінними документами безпосередньо впливають на формування НАФ України.

Теоретичним та методичним підґрунтям формування НАФ виступає експертиза цінності документів, тобто процес визначення культурної та практичної значущості документів на основі чинних принципів і критеріїв. До її головних завдань належить:

а) встановлення для кожної установи переліку документів, які мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву;

в) забезпечення повноти документального складу кожного окремого фонду та архіву загалом.

Документи постійного зберігання включають матеріали, що відображають основні напрями та результати діяльності установи, її управлінські, контрольні, виробничі, наукові, навчальні, фінансові та інші функції. Сюди відносять накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів та виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого зберігання (понад 10 років) включають матеріали, необхідні для тривалого практичного застосування. Деякі з них можуть бути переведені до категорії постійного зберігання після того, як їхні автори отримають суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових чи літературних праць. Окрему категорію становлять документи з особового складу (накази, особові справи, картки, списки працівників, відомості на виплату заробітної плати тощо), які підлягають експертизі через 75 років із подальшим відбором частини на постійне зберігання.

Документи тимчасового зберігання (до 10 років) — це матеріали, потрібні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання виконується для кожної установи окремо, то друге — визначення складу документів відповідно до профілю архіву — передбачає обмеження прийому дублетної документації на державне зберігання. Наприклад, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчі документи (накази, статути, положення, інструкції) приймаються лише до фонду установи, яка їх затверджувала; планова документація — до фонду установи-автора; статистична — до фонду органу державної статистики; укази та розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів, накази міністерств щодо діяльності конкретних установ — до фондів цих установ.

Оригінали науково-технічної документації (НТД) зберігаються в установах-розробниках (авторах) або замовниках. Повний комплект НТД для проектування об’єктів капітального будівництва (крім проектів залізниць і шосейних доріг магістрального значення) зазвичай зосереджується у генерального проектувальника, а для залізниць і шосейних доріг — у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінали НТД окремих частин проекту, виконаних субпідрядними організаціями, передаються генпроектувальнику для комплектування проектів, які згодом надходять до державних архівів.

Патентна документація, як правило, включається до НАФ у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відноситься до НАФ лише тоді, коли її інформація не дублюється на традиційних носіях. На постійне зберігання відбираються документи НТД, які мають науково-історичну цінність, відповідно до переліків. НТД, що не увійшла до переліків, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим переліком, або до моменту втрати потреби.

Виконанню третього завдання — забезпеченню повноти фондового складу — сприяють організаційні та науково-методичні заходи. Наприклад, при виявленні прогалин у плановій документації фонду установи його склад може бути доповнений аналогічними документами вищих чи підлеглих установ.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів відповідного профілю, що забезпечує повноцінне формування НАФ України за принципом: мінімальний фізичний обсяг документації — максимальна інформаційна наповненість.

2. ПРОЦЕС ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Формування Національного архівного фонду України — це комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення фонду цінними для суспільства документами та вилучення з нього матеріалів, що втратили суспільну значущість. Метою цього процесу є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, які репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства та держави. НАФ формується з документів, що виникли в процесі діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ та організацій; громадян України та їхніх об’єднань, релігійних організацій, а також підприємств, заснованих на приватній власності; архівної україніки.

На практиці формування НАФ здійснюється державними архівами через:

• проведення експертизи цінності документів, що створюються в діяльності юридичних і фізичних осіб;
• ведення державного централізованого обліку та державної реєстрації документів НАФ;
• безпосереднє комплектування архівів документами НАФ;
• організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел комплектування.

Включення документів до НАФ або їх виключення здійснюється на підставі експертизи цінності, яку проводить комісія у складі архівістів, представників наукової та творчої громадськості, інших фахівців.

Експертиза проводиться за ініціативою власника документів або за його згодою. Якщо існує загроза знищення або значного погіршення стану документів, власник зобов’язаний на вимогу державної архівної установи подати їх на експертизу. Юридичні особи та громадяни, які володіють документами, створеними до 1945 року, або вивозять архівні документи за кордон, зобов’язані повідомити про це одну з державних архівних установ для вирішення питання про проведення експертизи. [9, с.4]

Принципи та критерії визначення цінності документів, а також порядок створення й діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України. Рішення про виключення документів із НАФ приймаються експертними комісіями за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Забороняється вилучення документів із НАФ з політичних чи ідеологічних мотивів. Спори між архівними установами та власниками документів щодо проведення експертизи, включення або виключення документів із НАФ вирішуються в судовому порядку. [9, с.5]

3. БАЗОВІ ЗАСАДИ ТА КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Проведення експертизи цінності документів потребує дотримання принципів об’єктивності, історизму, всебічності та комплексності.

Принцип об’єктивності передбачає оцінку документів на основі їхнього змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили та оригінальності, часу й місця створення, а також повторюваності інформації.

Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій і процесів, відображених у документах, в їхньому історичному розвитку з урахуванням умов та особливостей періоду їх виникнення.

Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого потенційного споживача інформації.

Принцип комплексності передбачає оцінку кожного окремого документа в контексті групи документів, невід’ємною частиною якої він є.

Застосування зазначених принципів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

Критерії цінності документів — це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні особливості), на основі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Під час проведення експертизи комплексно застосовуються критерії цінності документів, тобто система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. [4, с.182]

Розглянемо детальніше застосування цих критеріїв в архівній практиці.

Критерій походження полягає у встановленні значущості фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві, інші — менш важливу, а треті виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:

а) у повному складі;

б) так зване вибіркове приймання.

Від деяких установ документи на державне зберігання не надходять взагалі. Відповідно формуються списки установ і організацій, а також перелік осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.

У житті держави, суспільства чи особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше явища, події та процеси історичної дійсності відображаються в документах, тим важливішими та ціннішими для історії вони є. [6, с.214]

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з історичної точки зору — як „уламок” своєї епохи він несе інформацію про цей період. Чим віддаленіша від нас подія, тим ціннішим є документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа — це сукупність зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища та процеси. Із застосуванням цього критерію пов’язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється у зведеному документі.

Наприклад, річні показники комплектування державних архівів повторюються у зведеній річній таблиці: під час переліку всіх архівів проти кожного з них виставляються обсяги комплектування, наприклад, управлінською документацією, і виводяться зведені показники по Україні. Таким чином, річна таблиця Головархіву поглинає інформацію з цього питання, що надійшла від державних архівів. Отже, остання називається поглинною. Часткова поглинність документної інформації спостерігається при порівнянні річних звітів державних архівних установ і Головархіву. Останній містить підсумковий та аналітичний матеріал про діяльність установ галузі за рік і відображає позитивні або негативні тенденції в їхній роботі. Основна інформація про діяльність кожної архівної установи залишається в їхніх річних звітах. Таку поглинність називають частковою. [6, с.223]

Існує також поняття „розсіюваність” інформації, під яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або багатьох документах.

Так, акт про нещасний випадок на виробництві фіксує факт того, що сталося. Довідка інспектора з охорони праці на підприємстві, складена за весь рік, містить статистику нещасних випадків, аналіз проблемних місць на виробництвах, пов’язаних із травматизмом, інформацію про заходи щодо попередження травматизму, їхню ефективність тощо. Отже, інформація з травматизму (акти) буде „розсіяною” щодо зведеного документа. [6, с.225]

Окрему групу документів із повторюваною інформацією становлять дублетні документи — розмножені примірники оригіналів або копії документів. Їх поява та накопичення викликані функціональними зв’язками організацій. Найчастіше це нормативні, директивні та розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони становлять досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.

Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено наступним чином:

• оригінали дублетних документів відкладаються в тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені;
• дублетні документи відкладаються у фондах тих установ, яких вони безпосередньо стосуються;
• з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний архів може створювати так звані фонди використання з вільним доступом для споживачів інформації;
• у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені дублетними примірниками, що мають юридичну силу.

Під час експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюється з певною метою, насамперед для передавання інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), а й для передавання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а) при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: у фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або у звіті за 4-й квартал (за умови укладання його з нарощувальним підсумком).

б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів. [8, с.97]

Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом із листами, і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію — дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності — юридично засвідчених копій, а при відсутності останніх — незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними — резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то поряд залишають його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) — комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання; третя група критеріїв (зовнішні особливості) — на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв — послідовний.

У роботі державних архівів України склалася практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів із поглинною інформацією в однофункціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів — обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один із найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ТА ФІКСАЦІЯ ЇЇ ПІДСУМКІВ

Експертиза цінності документів проводиться в певній послідовності. На першій стадії (діловодства) здійснюється попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. У структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів із поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають із провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію: канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати, і з них формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах показала ефективність укладання переліків документів постійного і окремо переліків довготривалого зберігання по кожному структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно організувати роботу.

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) у певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. [1, с.76] Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів із системи народної освіти — обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно у фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов’язаних із нею функціонально.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

І етап — підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

ІІ етап — збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб’ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

ІІІ етап — власне експертиза цінності документів. Усі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, у межах кожного з них — за видами документів, усередині виду — за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках.

Наприклад: „Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Такий спосіб групування матеріалів дає кілька переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.

Для наочного аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок — своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф — виду документа і років — ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа „шахматки”. [4, с.183]

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів — поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.

Під час проведення робіт з експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в’язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141.

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб’ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам’ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками, що вимагають колегіального вирішення; їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.

Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв. Діяльність ЕК організується відповідно до „Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду”, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853, та Типового положення про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

ЕК створюються у філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об’єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установах, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України. [4, с.195]

Склад ЦЕПК та ЕПК формують із досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів стосовно профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їхнього складу на постійній основі. Головами ЕПК призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Склад ЕК формують із спеціалістів та представників місцевих органів державної виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, фахівців місцевих навчальних закладів, краєзнавців; їх призначають, як правило, керівники місцевих державних архівних установ. До складу ЕК державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян входять досвідчені спеціалісти їхніх структурних підрозділів і провідні фахівці відповідної державної установи. Головами ЕК призначають, як правило, заступників керівників державних органів, підприємств, установ, організацій та об’єднань громадян.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів із нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди — ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.

Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням із ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.

5. ФУНКЦІОНУВАННЯ ЕКСПЕРТНИХ КОМІСІЙ

Розгляд питань, пов’язаних із формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів, належить до компетенції таких експертних комісій:

• Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);
• експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;
• експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад, архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об’єднань громадян.

Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій усіх рівнів формують із досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів із нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди — Центральною експертно-перевірною комісією; її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи — життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі в суспільстві, а також складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів з метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державних архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФ та висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливості документів.

Проведення експертизи у діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації; її метою є виявлення дублетної документації.

У державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню, і проводиться комплексно з метою ліквідації дублетності, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження у встановленому порядку.

Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням із Центральною експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.

ВИСНОВОК

Отже, ми розглянули тему „Принципи і критерії експертизи цінності документів” і можемо зробити наступні висновки:

• Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.
• Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об’єктивності, історизму, всебічності, комплексності.
• Критерії цінності документів — це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
• Основними критеріями цінності змісту документів є: значущість його інформації; час і місце створення документів; повторюваність та розсіюваність інформації; цільове призначення документів; ступінь збереженості документів; критерій зовнішніх особливостей документів.
• Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України.
• У роботі державних архівів України склалася практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів із поглинною інформацією в однофункціональних організаціях на певній території або в системі установ певного хронологічного періоду. Це один із найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Крайская З.В. Архивоведение: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М.: НОРМА, 1996. — 220 с.
2. Архівні установи України: Довідник / Авт.-укл. О.І. Алтухова, С.І. Андросов, Л.С. Анохіна та ін.; Держ. комітет архівів України; М-во культури і мистецтв України; НАН України та ін. — К.: НБУ ім. В.І. Вернадського, 2000. — 258 с.
3. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения; Сост. Т.И. Хорхордина; РГГУ. — М.: Рос. гос. гуманит. ун-т, 2001. — 313 с.
4. Архівознавство / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівної справи та документознавства. — 2-е вид., виправл. і доп. — К.: Видавничий дім „КМ Академія”, 2002. — 354 с.
5. Нариси історії архівної справи в Україні / Ред.: Ірина Матяш, Катерина Климова; Держ. ком. архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівної справи та документознавства. — К.: Видавничий дім „КМ Академія”, 2002. — 609 с.
6. Хрестоматія з архівознавства / Упор.: Г.В. Боряк, Ірина Матяш та ін.; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівної справи та документознавства. — К.: Видавничий дім „КМ Академія”, 2003. — 407 с.
7. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения: ГОСТ 16487-83 / Гос. комитет СССР по стандартизации. — Замість ГОСТ 16487-70; Введ. з 1985.01.01. — М.: Изд-во стандартов, 1987. — 12 с.
8. Історія Академії Наук України 1918-1923: Документи і матеріали / НАН України; Ін-т укр. археографії; НБУВ; Ін-т архівознавства; Відп. ред. П.С. Сохань. — К.: Наук. думка, 1993. — 375 с.
9. Про внесення змін до Закону України „Про національний архівний фонд і архівні установи”: Закон від 12 грудня 2001 року № 2888-III / Україна. Закон // Голос України. — 2002. — 16 січня. — С. 4-5, 10.
10. Загорецька О. Термінологічний стандарт з діловодства та архівної справи // Секретарь-референт. — 2005. — № 9. — С. 9-11.
11. Буряк Г. Архіви — серце інформаційного поля // Урядовий кур’єр. — 2005. — 26 лютого. — С. 10.
12. Матяш І. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства: десятиліття діяльності // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 10. — С. 39-43.
13. Ляхоцький В. Національний архівний фонд — складова частина інформаційних ресурсів держави // Київська старовина. — 2004. — № 2. — С. 42-58.
14. Архівні документи // Хроніка 2000. — 2002. — № 47-48. — С. 25-111.
15. Краткий словарь архивной терминологии. — М.-Л., 1968. — 58 с.
16. Принципи архівного опису: затв. спец. комісією станд. опису та Секретаріатом комісії МРА з стандартів опису в січні і лютому 1992 року // Національна архівна система „Архівна та рукописна україніка”. — Вип. І. — С. 260-271.